Теоретический блок. Деловые письма– обобщенное название различных по содержанию документов для внешнего пользования, являющихся средством письменного общения юридических и

Деловые письма – обобщенное название различных по содержанию документов для внешнего пользования, являющихся средством письменного общения юридических и физических лиц в процессе социальной, управленческой и производственной деятельности.

Любые отношения, которые касаются партнерства начинаются с переписки. Деловые письма являются лицом компании. Поэтому будущие специалисты должны знать о разновидностях деловых писем, уметь правильно их оформлять и грамотно писать. От этого зависит положительный имидж той или иной организации.

В зависимости от содержания и назначения деловые письма могут быть следующих типов: сопроводительное письмо, гарантийное письмо, информационное письмо, письмо-просьба, письмо-запрос, письмо-подтверждение, письмо-извещение, письмо-приглашение, письмо-благодарность, письмо-ответ, оферта (письмо-предложение), рекламация (письмо-претензия).

В официальном письме частное лицо или представитель фирмы выступают как субъекты правоотношений. К языковым нормам служебных писем относятся точность, лаконичность, однозначность, краткость и стандартизация текста, использование готовых форм и клише. Применение трафаретных текстов значительно ускоряет составление писем и повышает их грамотность. Деловое письмо должно располагать адресата к себе проявлением искренности. Общий тон письма должен быть доброжелательным, уважительным и корректным по отношению к адресату, что способствует установлению более прочного взаимопонимания между участниками переписки. В тексте не должно быть субъективной оценочности и разговорности, не допускается иронизирование, вульгарность, грубость. В письме должны соблюдаться требования официально-делового стиля и норм современного языка; должны использоваться слова, закрепленные практикой документирования управ­ленческой деятельности (на ваш номер, должным образом, указанные факты и др.). Каждое письмо, как правило, посвящается одному вопросу и располагается на одной странице.

Все письма должны удостоверяться. Основными способами удосто­верения деловых писем являются подписание и проставление печати. Подпись - обязательный реквизит документа. Деловое письмо подписывается руководящим работником отдела или другим должностным лицом в соответствии с их компетенцией.

Главное требование к деловому письму – убедительность. При адресации письма официальному лицу вначале отмечается должность, затем Ф.И.О. в дательном падеже и только потом адрес. Если оно адресовано не должностному лицу, то указывается название организации в именительном падеже.

Документ состоит из отдельных элементов, которые называются реквизитами (от лат. requisitum – «требуемое, необходимое»). Именно реквизиты обеспечивают юридическую силу документа. Совокупность реквизитов и их расположение называют формуляром документа.

Реквизитами отправителя могут являться: Государственный герб страны; наименование организации; почтовый адрес; номера телефонов, факсов; адрес электронной почты.

Реквизитами заголовочной части являются: дата составления письма; регистрационный номер; ссылка на дату документа, на который даётся ответ; заголовок к тексту.

Реквизитами адресата (получателя) могут быть: наименование организации в именительном падеже; должность; фамилия и инициалы в дательном падеже; почтовый адрес получателя.

Схема делового письма

Сопроводительное письмо подтверждает факт отправки приложенных к нему документов. Текст сопроводительного письма краток, может состоять даже из одного предложения и начинается с ключевого слова направляем (высылаем). Обязательным реквизитом данного письма является отметка о приложении.

Гарантийное письмо составляется с целью обеспечения гарантии выполнения тех или иных обязательств. Его текст состоит, как правило, из двух частей: выражения просьбы и подтверждения гарантии. Письма, в которых говорится о выполнении финансовых операций (оплата выполненных работ, предоставленных услуг и т. д.), подписываются не только руководителем, но и главным бухгалтером. На гарантийных письмах должна быть основная печать организации.

Письмо – запрос или просьба излагается от 1-го лица единственного числа или 3-го лица единственного и множественного числа. В нем используются речевые клише: обращаемся к вам с просьбой, просим вас направить, мы будем вам благодарны.

Письмо-ответ содержит решение, принятие или отказ. Мотивировка отказа обычно стоит в начале письма: «В связи с отсутствием комплектующих ваш заказ…».

Письмо-приглашение может адресоваться конкретному лицу или организации. В нем раскрывается характер проводимого мероприятия, сроки, участники, условия участия. «Приглашаем вас; имеем честь пригласить; мы будем вам благодарны и признательны» Письмо-благодарность, как правило, составляется в более свободной форме, чем другие разновидности писем. Ключевыми фразами письма могут быть: «Благодарим за оказанную помощь в...», «Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за…». Письмо-благодарность оформляется на бланке письма, его предпочтительнее писать от руки. Бланк – это фирменный лист бумаги, на котором, как правило, уже указаны реквизиты предприятия.

Заключительными словами деловых писем могут быть речевые конструкции: «с уважением; с благодарностью; с искренними пожеланиями; убедительно просим вас не задерживать ответ».

Поиск по сайту: