Ведення діловодства

Адвокат… обов’язково дотримується основних вимог ведення діловодства. Однак організація діловодства покладається на секретаріат, або

Спеціально визначену для цього особу, безпосередньо адвокат має секретаря. Забезпечення єдиного порядку роботи з документами, справами, зверненнями, у тому числі із застосуванням сучасних автоматизованих систем, покладається на керівника секретаріату, або спеціально визначену особу, яка відповідно до покладених

на неї завдань:

 здійснює реєстрацію та веде облік документів, справ, звернень;

 організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та

підготовку до передачі на зберігання до архіву;

 забезпечує впровадження та контролює дотримання вимог;

 проводить регулярно перевірку стану діловодства;

 бере участь у впровадженні та використанні інформаційно-

телекомунікаційної системи діловодства;

 здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням

кореспонденції;

 проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для

прийняття управлінських рішень;

 організовує збереження документаційного фонду та

користування ним;

 ініціює та бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників з питань діловодства;

 проводить навчання щодо порядку організації діловодства з новопризначеними працівниками підрозділів, визначеними відповідальними за ведення діловодства.

Керівник секретаріату та самостійних структурних підрозділів, якщо вони створюються, зобов'язані забезпечувати:

 отримання, облік та аналіз документів, справ, звернень та іншої кореспонденції, що надходить до підрозділу, контроль за їх проходженням;

 підготовку до реєстрації та відправлення вихідної кореспонденції,

створеної підрозділом;

 ознайомлення працівників підрозділу з інформаційними документами, що надходять до підрозділу;

 підготовку номенклатури справ підрозділу на кожний наступний рік,

організацію ведення і формування справ відповідно до номенклатури справ;

 підготовку і оформлювання справ для архівного зберігання;

 контроль за дотриманням у підрозділі вимог та ознайомлення працівників з іншими нормативними документами з ведення діловодства.

Справи адвокатів, що повинні зберігатись у сейфах чи металевих шафах та у приміщеннях, які забезпечені охоронною та протипожежною сигналізацією.

Забороняється розшивати справи адвокатів, осіб, які допущені та складають кваліфікаційні іспити, дисциплінарні справи, вилучати з них окремі аркуші, виносити документи, справи, звернення за межі приміщення,

Передавати їх чи їхні копії стороннім особам, за винятком випадків використання в судах або інших органах, надання справ для ознайомлення особам, стосовно яких вони відкриті, або для відправлення адресатам.

Поиск по сайту: