СЛУЖБОВІ ЛИСТИ

Службові листи — загальна назва великої групи управлінських документів, які служать засобом спілкування з установами та приватними особами.

Службові листи застосовують для розв'язання численних оперативних питань, що виникають в управлінській діяльності: запити, повідомлення, запрошення, претензії, зміни, уточнення, завдання, повідомлення, з'ясування, нагадування, підтвердження,рекомендації, пропозиції, зауваження, прохання, вимоги і т.ін.

Текст службового листа повинен висвітлювати лише одне питання. Головна мета службового листа — спонукати до дії, переконувати, доводити, пояснювати. Цього досягають ясністю, чіткістю та стислістю тексту. Рекомендується у тексті листа уникати категоричних виразів з уживанням конструкції на зразок «напевне», «як і раніше», «як відомо», «якщо можливо» і т.ін. Тон листа повинен бути нейтральний.

Групи:

І. Лист-запит (ініціативний).

2. Лист-відповідь.

Якщо лист е відповіддю, то той, хто її складає, вказує дату і номер ініціативного листа на бланку при остаточному оформленні листа.

Реквізити:

назва й адреса організації — відправника листа;номер і дата листа; назва й адреса одержувача листа; заголовок листа; номер і дата листа, що правили за основу для складання відповіді; текст; перелік додатків із зазначенням кількості сторінок; підпис керівника; віза виконання (підпис на копію).

Якщо лист пишеться на бланку, то він містить: емблему (якщо вона є), назву відомства й структурного підрозділу, адресу, номер листа, телеграфний шифр, номер розрахункового рахунку, трафаретизовані частини тексту.

Супровідний лист — документ, який інформує адресата про направлення до нього доданих до листа документів. Починають лист словами: «Надсилаємо», "Направляємо", «Повертаємо», «Додаємо» і т. ін., а далі - заголовки та пошукові ознаки (дата і номер) документа, що направляється.

Зразок:

Направляємо Вам на рецензування рукопис "Програми курсу "Організація діловодства». Програма пропонується як типова для всіх технікумів діловодства. Відгук просимо надіслати до 12 листопада 2003 р. Додаток: на 24 сторінках в одному примірнику.

Лист-запрошення пропонує адресатові взяти участь у якомусь заході. Адресується як конкретній особі, так і закладам. Зміст - характер запланованого заходу, терміни проведення, умови участі.

Зразок:

Навчально-методичне об'єднання (НМО) 22-23 червня проводить широке обговорення моделі спеціаліста «Діловод-організатор документаційного забезпечення управління». Оскільки спеціалісти такого профілю працюють на підприємствах та в установах галузі, просимо Вас взяти участь у роботі НМО, висловити свої пропозиції щодо коригування навчального плану.

Засідання відбудеться у приміщенні Будинку вчителя за адресою: вул. Володимирська, буд. 47, актовий зал. Початок роботи о 10 год. ранку. Приїжджі учасники забезпечуються гуртожитком.

Голова Ради НМО професор, доктор іст. наук К. І. Ткаченко

Інформаційний лист — повідомляє адресатові про певний факт чи захід.

Зразок:

Видавництво «Довіра" пропонує Вашій увазі книги, що будуть видані в 2003 р.:

______________

______________

______________

Книги можна придбати у видавництві «Довіра» (вул. Кіквідзе, 2/34) або замовити за адресою: 252103, м. Київ-103, вул. Кіквідзе, 2/34, відділ реалізації.

Замовлені книги надсилаються післяплатою після їх виходу в світ. Телефон для довідок: 294-65-39. Відділ реалізації.

Чекаємона ваші замовлення.

Рекламний лист - різновид інформаційного листа, направляється конкретному адресатові та містить докладний опис рекламованих послуг чи товарів.

Мета такого листа - спонукати адресата скористатися певними послугами. У таких листах адреса зазначається окремо.

Лист-повідомлення близький до листів-запрошень та інформаційних листів. Складається як відповідь на запит.

Починається словами: «Повідомляємо», «Ставимо Вас до відома» і т. ін. Далі — факти.

Формуляр-зразок:

Заступнику керівника

підприємства ________

п. __________________

Повідомляємо про нашу згоду на перенесення терміну закінчення роботи ____________ за угодою від ____ 2003 р. № ___ на _____ квартал 2004 р.

Заступник керівника підприємства (підпис) Розшифрування підпису

Адресат

Повідомляємо, що гр. _________ звільнений(а) з підприємства й виконавчий лист направлено до суду_______району м._______.

Утримання аліментів виконано до _____2003 р.

Заступник директора Інституту (підпис) Розшифрування підпису

Головний бухгалтер (підпис) Розшифрування підпису

Лист-підтвердження — містить повідомлення про отримання якого-небудь відправлення (листа, телеграми, товару тощо), про те, що раніше складений документ лишається у силі (наприклад, договір, інструкція і т. ін.).

Починаються такі листи словами, утвореними від, дієслова «підтверджувати».

Зразок:

Адресат

Підтверджуємо отримання Ваших пропозицій, викладених у листі №524/141 від 24.05.03. Рішення ради з цих питань буде прийняте 25.06.03 р. та повідомлене Вам.

Посада (підпис) Розшифрування підпису

Такі листи є обов'язковою частиною ділових стосунків.

Лист-нагадування - містить вказівку про наближення або закінчення терміну певного зобов'язання або проведення заходу.

Такі листи, як правило, починаються словами «нагадуємо».

Зразок:

Адресат

Нагадуємо Вам, що згідно з договором 3/34 під 05.07.03 Ви повинні закінчити розробку проекту до 15.10.04.

Просимо Вас повідомити про стан роботи.

Посада (підпис) Розшифрування підпису

Гарантійний лист — документ, що забезпечує виконання викладених у ньому зобов'язань.

У ньому, як правило, гарантується оплата чи надання чогось (місця роботи, проведення досліджень і т. ін.). Виклад тексту повинен бути чіткий та виразний.

Гарантійний лист може починатися з імені та по батькові особи, до якої звертаються. Форма 3-ї особи вживається лише тоді, коли гарантійного листа адресовано до певної організації або підприємства.

Формуляр-зразок:

Просимо Вас надати послуги у вигляді ________________

^{(предмет звернення)}

Оплату гарантуємо. Наш розрахунковий рахунок[6] № __ _________ відділення банку __________

Директор (підпис) Розшифрування підпису

Головний бухгалтер (підпис) Розшифрування підпису

Печатка

Також:

На бланку організації-гаранта Назва банку

___________________________________________________________

^{(назва організації-гаранта)}

гарантує оплату кредиту, що його видано _______________________

^{(назва банку)}

___________________________________________________________

^{(назва організації — одержувача позики)}

на__________________________________________________________

сумою _______ грн. ___________________________________________

^{(сума літерами)}

При несплаті поданої суми ____________________________________

^{(назва організації — одержувача позики)}

за виданими ним зобов'язаннями надає право банку без попередження заздалегідь провести виплату позики і несплачених процентів власним розпорядженням з нашого розрахункового рахунку № ____________

у .___________________________________________________________

^{(назва відділення банку)}

або будь-якого іншого рахунку, або способом скерування стягнення з інших цінностей, що нам належать.

Дія гарантії припиняється після повної виплати позики.

Керівник організації-гаранта (підпис) Розшифрування підпису

Головний бухгалтер (підпис) Розшифрування підпису

Печатка

Ініціативний лист — це лист, що вимагає відповіді.

Такі листи висловлюють прохання, пропозицію, запит до адресата у розв'язанні певних питань. Тематика таких листів не обмежена.

Зразок:

Адресат

При розгортанні робіт з реставрації історично цінних будівель інституту виявилося неможливим поетапне проведення реставрації з продовженням навчального процесу а деяких приміщеннях.

Просимо Вас надати допомогу (посприяти) у виділенні орендних приміщень площею... кв. м. для перенесення всіх навчальних занять на час реставрації будівель.

Посада (підпис) Розшифрування підпису

Лист-відповідь - за змістом залежний від ініціативного листа, оскільки тема тексту вже задана та залишається висловити рішення з приводу поставленого запитання: чи всі прохання можуть бути задоволені, якою мірою, в які терміни. Відмова повинна бути вагомо аргументована.

Зразок:

На № 014-25 від 26.02.03

Про застосування...

(Текст)

Посада (підпис) Розшифрування підпису

Або:

252024, Київ,

вул.Інститутська, 13-а

Довженко П. Г.

Повідомляємо Вам, що документи Петрової Г.М. 1934 р.н. на збереження до архіву не надійшли

Директор Держархіву Н. К. Крилова

Поиск по сайту: