Документальное оформление хозяйственных операций заготовительными предприятиями

В настоящее время Центросоюзом России не разработано каких-либо рекомендаций по бухгалтерскому учету закупок сельскохозяйственных продуктов и сырья с учетом новых требований к бухгалтерскому и налоговому учету. Поэтому бухгалтеры заготовительных предприятий, имеющих широ­кий ассортимент и большое количество товарно-материаль­ных ценностей с различными качественными характеристи­ками, используют имеющиеся типовые формы документов и самостоятельно совершенствуют старые формы с учетом тре­бований п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете».

Основными первичными документами, которыми оформ­ляются закупки продукции, являются закупочный акт фор­мы № ОП-5, приемо-расчетная ведомость на животных, при­нятых от населения формы № СП-40.

Закупочный акт применяется для оформления закупок сельскохозяйственных продуктов у граждан, код по ОКУД 0903105. Форма акта приведена в альбоме унифицирован­ных форм первичной учетной документации по учету опера­ций в общественном питании, утвержденном Постановлени­ем Госкомстата России от 25.12.1998 № 132. Акт составля­ется в двух экземплярах в момент совершения закупки сель­скохозяйственных продуктов представителем организации у ее продавца по ценам, определяемым по соглашению сто­рон, и подписывается лицом, закупившим продукты, и про­давцом, а утверждается руководителем организации. Один экземпляр закупочного акта передается продавцу, второй остается у покупателя. Закупочный акт служит одновре­менно товарным документом, на основании которого осуще­ствляется оприходование продуктов, и расчетным докумен­том, по которому производится расчет с продавцом за при­нятые от него продукты. К закупочному акту прилагается справка местной администрации о наличии личного подсоб­ного хозяйства у данного продавца.

Приемо-расчетная ведомость на животных, принятых от населения, применяется для оформления приема и уче­та животных, закупленных у населения. В ведомости ука­зываются фамилия, имя, отчество сдатчика, его место жи­тельства и паспортные данные, количество принятых от него животных, их упитанность, живая масса при приемке, живая масса после скидки на содержимое желудочно-кишеч­ного тракта (3,5%), цена, сумма к оплате. Сдатчик расписы­вается в получении денег. Таким образом, ведомость исполь­зуется как для оприходования животных, так и для расче­тов со сдатчиком. Она заполняется в двух экземплярах.

Помимо указанных форм в организациях потребительс­кой кооперации целесообразно разработать такие первич­ные документы, как приемные квитанции, анализ-отвес, приемный акт на сельскохозяйственные продукты и сырье, акт на приемку скота.

Формы приемных квитанций могут различаться по ви­дам закупаемой продукции. Вместе с тем они должны иметь общие обязательные реквизиты.

В заготовительных организациях потребительской коо­перации могут быть разработаны:

- Приемная квитанция на закупку скота, птицы и кро­ликов у юридических лиц;

- Приемная квитанция на закупку молока и молочных продуктов;

- Приемная квитанция на закупку яиц;

- Приемная квитанция на закупку картофеля;

- Приемная квитанция на закупку сельскохозяйствен­ных продуктов и сырья (на которые не разработаны формы приемных квитанций);

- Приемная квитанция на закупку шерсти;

- Приемная квитанция на закупку жив. сырья и пуш­нины.

Отсутствие реквизита «Содержание хозяйственной опе­рации» делает первичный документ недействительным, по­скольку все бухгалтерские записи осуществляются именно на основании первичных документов. Если содержание опе­рации не указано или указано не полностью, то отразить такую операцию на счетах бухгалтерского учета просто не­возможно. Предположим, что в приемной квитанции не ука­зано, кто именно является поставщиком продукции (юри­дическое или физическое лицо). В таком случае доказать правомерность выделения НДС по данной хозяйственной операции будет весьма затруднительно, так как физические лица не являются плательщиками НДС.

При заполнении такого обязательного реквизита, как «Измерители хозяйственной операции в натуральном и сто­имостном выражении», нужно учитывать, что при состав­лении бухгалтерской справки о зачете НДС натуральные измерители отсутствуют и, таким образом, заполняются толь­ко стоимостные показатели. На месте отсутствующих пока­зателей ставятся прочерки.

Реквизиты «Наименование должностей лиц, ответствен­ных за совершение хозяйственной операции, их личные под­писи и расшифровки подписей» удостоверяют правомерность совершаемой хозяйственной операции. На каждом предпри­ятии определенные должностные лица уполномочены санк­ционировать конкретные виды операций, за которые они несут ответственность. При совершении каких-либо опера­ций по документу, на котором отсутствует разрешительная подпись соответствующего должностного лица, ответственность ложится на лицо, совершившее эти действия без над­лежащего разрешения. Приемные квитанции подписывают лица, сдавшие и принявшие продукцию. Они несут ответ­ственность за достоверность совершаемых операций и пра­вильность их оформления. Лица, принявшие продукцию, обеспечивают полную ее сохранность.

В зависимости от вида закупаемой продукции, ее каче­ственных характеристик, характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерс­кому учету и технологии обработки учетной информации в приемные квитанции могут быть включены дополнительные реквизиты (п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации).

В качестве дополнительных реквизитов могут быть ис­пользованы, например, номер документа, адрес заготови­тельной организации или предприятия, телефон, адрес по­ставщика, паспортные данные и местожительство физиче­ского лица, номер, дата и кем выдано свидетельство о госу­дарственной регистрации предпринимателя без образования юридического лица, основание для составления документа (договор, приказ и т.п.) и др. Можно также рекомендовать в качестве дополнительного реквизита проставлять контиров-ку, т.е. обозначение номеров счетов до дебету и кредиту, по которым доджна быть проведена эта запись. Котировка зна­чительно облегчает проведение финансовой проверки, а так­же позволяет в случае необходимости легко определить, ка­кой бухгалтерской записью отражена та или иная операция.

Приемная квитанция на закупку скота, птицы и кроли­ков у юридических лиц применяется при закупках у орга­низаций животных, птицы и кроликов по согласованным ценам. Квитанции выписываются отдельно на каждый вид животных (крупный рогатый скот, свиньи, овцы, козы, пти­ца, кролики) в двух экземплярах. Первый экземпляр выда­ется поставщику, второй передается приемщиком вместе с отчетом в бухгалтерию.

Приемная квитанция на закупку молока и молочных продуктов применяется при закупках молока и молочных продуктов как у юридических, так и у физических лиц.

Приемная квитанция на закупку яиц оформляется на за­купки яиц у сельскохозяйственных товаропроизводителей. На отправку яиц со своих складов для продажи потреби­тельской кооперации юридические лица выписывают со-

ответствующие товарно-транспортные документы. Заготови­тельные организации на каждую партию яиц в соответствии с фактическим наличием и качеством продукции оформляют приемную квитанцию в двух экземплярах. В квитанции ти­пографским способом указана категория яиц: первая, вторая и мелкие. Категорию яиц определяет товаровед. Данные сор­тированных и подсчитанных по категориям яйцах записыва­ют в графе «Количество». Затем подсчитывают количество и сумму, которые указывают по строке «Итого». Сумма к вып­лате сдатчику определяется путем прибавления к закупоч­ной стоимости яиц суммы, записанной по строке «Транспор­тные расходы». Причитающаяся поставщику сумма указы­вается по строке «Всего к оплате» цифрами и прописью.

Приемную квитанцию на закупку картофеля выписыва­ют на картофель, поступивший от поставщика за день (если в течение дня поступает одна партия картофеля), или на каждую партию (если в течение дня поступает несколько партий картофеля). Приемку каждой партии картофеля, поступившей на заготовительные склады или пункты от со­ответствующего поставщика, оформляют анализом-отвесом. Форма анализа-отвеса приведена в Инструкции о порядке заполнения и оформления первичных документов на закуп­ки сельскохозяйственных продуктов и сырья в организаци­ях потребительской кооперации, утвержденной Центросою­зом в 1986 г. Анализ-отвес выписывает работник заготови­тельной организации в присутствии представителя постав­щика. Приемную квитанцию оформляет работник бухгал­терии по данным анализа-отвеса.

Анализ-отвес оформляют товароведы-лаборанты на каж­дую партию картофеля, поступившую от поставщика, в двух экземплярах по моменту фактического поступления карто­феля на заготовительный склад или пункт.

Партией картофеля считается любая его масса, одновре­менно предъявленная к сдаче-приемке. Масса картофеля нетто по сопроводительному документу поставщика простав­ляется по соответствующей строке анализа-отвеса.

В процессе сдачи-приемки товаровед-лаборант (или лицо, ответственное за определение качества) берет образцы проб из разных мест партии картофеля для определения его ка­чества и процента загрязненности землей.

Автомашину с картофелем, подлежащим приемке, взве­шивают на автомобильных весах, и эту массу заведующий

складом (пунктом) указывает в разделе «Принято факти­чески» по строке «Брутто». При этом к массе брутто нужно прибавить массу образца картофеля, если он отобран для анализа до взвешивания данной партии.

При наличии после выгрузки картофеля на полу автома­шины земли (примеси) устанавливают ее массу и вычисля­ют процент этой земли от общей массы (нетто) картофеля в автомашине. Этот процент прибавляют к проценту земли, установленному товароведом-лаборантом (или лицом, ответ­ственным за определение качества), и получают сведения об общей загрязненности картофеля.

Факт выгрузки продукции подтверждают подписи при­емщика и сдатчика на анализе-отвесе.

После выгрузки картофеля и определения массы свобод­ной земли порожнюю автомашину взвешивают на автомо­бильных весах и ее массу записывают по строке «Тара».

По результатам анализа и осмотра партии картофеля, предъявленной к сдаче, товаровед-лаборант (или лицо, от­ветственное за определение качества) дает заключение о том, подлежит эта партия приемке или нет. Приемке не подле­жит картофель, качество которого не отвечает требованиям сертификата.

Если заведующий складом (пунктом) или представитель поставщика не согласны с результатами анализа и опреде­лением качества партии картофеля, проводятся повторный отбор проб и анализ образца в их присутствии.

При наличии в партии картофеля поврежденных клуб­ней и других отклонений от стандарта сверх допустимых норм масса такой партии картофеля по результатам анали­за распределяется на стандартную и нестандартную. Масса стандартного и нестандартного картофеля должна быть равна массе картофеля за вычетом скидки на загрязненность зем­лей сверх допусков.

Первый экземпляр анализа-отвеса, заполненный и офор­мленный в указанном порядке, выдается представителю по­ставщика, а второй экземпляр (копия анализа-отвеса) пере­дается в бухгалтерию или работнику, которому поручено выписывать приемные квитанции.

Если по результатам анализа партия картофеля возвра­щается поставщику как не соответствующая требованиям сертификата качества, первый экземпляр анализа-отвеса выдается представителю поставщика, но без заполнения

раздела «Принято фактически». Копия такого анализа-от­веса передается в бухгалтерию при отчете для сведения.

Для сокращения количества выписываемых приемных квитанций показатели нескольких анализов-отвесов, состав­ленных на приемку картофеля от соответствующего постав­щика за день, по мере получения анализов-отвесов включа­ют в накопительные реестры, итоги которых вносят в при­емную квитанцию на закупку картофеля. Накопительные реестры составляют в двух экземплярах, из которых пер­вый прилагается к приемной квитанции поставщика, вто­рой с анализами-отвесами прилагается к копии приемной квитанции и сдается в бухгалтерию при отчете заведующего складом (пунктом).

Оформленную надлежащим образом приемную квитан­цию на картофель подписывают заведующий складом (при­емным пунктом) и представитель поставщика.

Приемная квитанция на закупку сельскохозяйственных продуктов и сырья, на которые не разработаны специали­зированные формы приемных квитанций, применяется для оформления закупок у поставщиков сельхозпродуктов. Она также выписывается на закупку сельскохозяйственных про­дуктов у населения в тех случаях, когда расчеты с ними производятся через учреждения банков, почтовыми перево­дами. Приемная квитанция выписывается и на вторичное сырье, принимаемое на заготовительный склад (пункт) по­требительского общества от своих разъездных заготовите­лей и приемщиков, а также на вторичное сырье, сдаваемое предприятиями. Приемная квитанция на плодоовощную продукцию заполняется на основании анализов-отвесов ана­логично приемной квитанции на закупку картофеля. Приемная квитанция на закупку шерсти применяется для оформления закупок шерсти. Квитанция выписывается на каждую партию на основании результатов определения мас­сы, качества, состояния и процента выхода чистой шерсти.

Качество и состояние шерсти, принятой на склад от по­ставщиков, оценивают органолептически шерстоведы-приемщики совместно с представителем поставщика. Процент выхода чистой шерсти определяют с помощью лаборатор­ного анализа образцов, отобранных в установленном поряд­ке в присутствии поставщика. Отбор образцов шерсти для анализа оформляют актом на отбор образцов шерсти, кото­рый составляет в трех экземплярах заведующий лабораторией с участием представителя поставщика и заведующего скла­дом. Один экземпляр акта остается в лаборатории, второй вручается представителю поставщика, а третий заведующий заготовительным складом прилагает к приемной квитанции.

По результатам анализа в приемной квитанции указыва­ется процент выхода чистого волокна, определяется сто­имость шерсти по закупочным ценам. На исследованную шерсть заведующий лабораторией (лаборант) выдает заве­дующему складом (пунктом) удостоверение о качестве шер­сти по форме. Удостоверение составляет в двух экземпля­рах заведующий лабораторией и подписывает заведующий складом (пунктом). Один экземпляр остается в лаборато­рии, а другой выдается заведующему складом или пунктом, который записывает данные анализа в приемную квитан­цию. Удостоверение прилагается к приемной квитанции.

При закупках шерсти у физических лиц (граждан) необ­ходимо указать следующие реквизиты: место жительства, паспортные данные, деньги получил (сумма прописью), под­пись сдатчика и ее расшифровка, подпись руководителя и ее расшифровка, штамп организации.

Приемная квитанция на закупку живсырья и пушнины применяется для оформления закупок кожевенного, кишеч­ного сырья, пуха, пера, сычугов, щетины, рогов и копыт, пушно-мехового сырья, каракуля, смушки, дичи и других продуктов охоты у поставщиков.

Приемный акт № на сельхозпродукты, сырье и тару оформляется заведующим заготовительным складом при приемке закупленной сельскохозяйственной продукции и сырья от заготовителей, заведующих заготовительными пун­ктами, работников розничных предприятий и других мате­риально ответственных лиц исходя из ее фактического ка­чества по установленным закупочным ценам.

Акт на приемку скота оформляется при поступлении на скотоубойный пункт скота, птицы, кроликов от заготовите­лей, заведующих заготовительными пунктами. В этом акте кроме общих реквизитов имеются реквизиты, позволяющие правильно определить живую массу скота, птицы и кроли­ков (расстояние, время начала и окончания приемки, скид­ки на стельность, супоросность животных, содержимое же­лудочно-кишечного тракта и др.).

В графе «Прочие отметки» по каждому животному ука­зывают наличие навала, шерстный покров овец, делают отметки о стельности, супоросности, суягности животных. Фак­тическую живую массу скота, птицы и кроликов за минусом скидок показывают в графе «Нетто». Акт на приемку скота составляет комиссия в составе заведующего скотоубойным пунктом, ветеринарного врача, заготовителя или заведую­щего заготовительным пунктом. Результаты взвешивания и определения упитанности скота и птицы приемщик записы­вает также в гуртовую ведомость (товарно-транспортную накладную) в разделе «Принято». Акт составляется в двух экземплярах, один из которых остается у заведующего ско­тоубойным пунктом, второй передается лицу, сдающему жи­вотных.

Первичные документы выписывают заготовители, заве­дующие заготовительными пунктами и складами на основа­нии данных приемки продукции (взвешивания, подсчета, измерения, определения качества) и сопроводительных до­кументов хозяйств (товарно-транспортной накладной, гур­товой ведомости и др.).

Заготовительные организации в отдельных случаях при­нимают от поставщиков несортированные продукты и сы­рье. Затем на складе или заготовительном пункте проводят­ся их сортировка и подработка. В альбоме унифицирован­ных форм первичных документов для оформления данной операции предусмотрены акт о переборке (сортировке) пло­доовощной продукции (форма ТОРГ-21), акт о подработке, подсортировке, перетаривании товаров (форма ТОРГ-20), акт на подработку, подсортировку товаров (форма ОТ-38). Однако в актах форм ТОРГ-20 и ОТ-38 невозможно отра­зить, по каким ценам и на какую сумму сдана в сортировку продукция. В акте формы ТОРГ-21 эти реквизиты присут­ствуют, но оприходовать после сортировки можно только сельхозпродукты и сырье первого и второго сортов, стан­дартную, нестандартную продукцию и отходы, а если в ре­зультате сортировки получена продукция третьего или чет­вертого сорта, что имеет место на практике, то ее учесть в документе уже невозможно. Поэтому возникает необходи­мость дополнить указанные акты отдельными реквизитами. Формы таких документов могут являться приложением к учетной политике организации на соответствующий год и утвер. приказом руководителя.

Поиск по сайту: