 |
АвтоАвтоматизацияАрхитектураАстрономияАудитБиологияБухгалтерияВоенное делоГенетикаГеографияГеологияГосударствоДомДругоеЖурналистика и СМИИзобретательствоИностранные языкиИнформатикаИскусствоИсторияКомпьютерыКулинарияКультураЛексикологияЛитератураЛогикаМаркетингМатематикаМашиностроениеМедицинаМенеджментМеталлы и СваркаМеханикаМузыкаНаселениеОбразованиеОхрана безопасности жизниОхрана ТрудаПедагогикаПолитикаПравоПриборостроениеПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРадиоРегилияСвязьСоциологияСпортСтандартизацияСтроительствоТехнологииТорговляТуризмФизикаФизиологияФилософияФинансыХимияХозяйствоЦеннообразованиеЧерчениеЭкологияЭконометрикаЭкономикаЭлектроникаЮриспунденкция
Карточная система регистрации документов
Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов применяется единая регистрационная карточка. Изготовляют карточки типографским способом на бумаге формата А5 (148 х 210 мм). Для более быстрой ориентации в массе карточек можно применять цветовые различия по категориям документов.
S Пример:
Лицевая сторона
| 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 | |||
| Корреспондент | |||
| Дата получения | Входящий № | Дата документа | № документа |
| Заголовок (о чем) | |||
| Резолюция | |||
| Исполнитель (указываются фамилия и инициалы) |
Оборотная сторона
| Контрольные отметки (ход исполнения) | ||
| Фонд № | Опись № | Дело № |
Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и как минимум два карточных ящика для хранения карточек: в сроковй контрольной картотеке и справочной картотеке.
Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек (их обычно называют регистрационно-контрольными карточками – РКК) определяется учреждением. Как правило, таких карточек заполняется как минимум две.
Карточку на документ можно заполнить сначала не полностью, до передачи документа руководителю, т.е. без резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотрения документа руководителем карточка дозаполняется, т.е. эти сведения вносятся в нее.
При четком взаимодействии с руководителем, если руководитель утром просматривает полученную корреспонденцию, можно сначала дать документы на просмотр руководителю, а затем уже, имея его резолюцию, заполнить полностью регистрационную форму.
Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую – в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним.
Регистрация документов на компьютере
Регистрация документов на компьютере позволяет:
ü одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;
ü организовать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах (поступивших и внутренних) в одной базе данных;
ü на основе базы данных организации организовать информационно-справочную работу;
ü организовать автоматизированный контроль за исполнением документов.
При регистрации на компьютере данные о документе, заложенные при его регистрации, автоматически будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе. При этом поиск можно вести по любому из введенных показателей.
Поиск по сайту: