Организация работы с системой книг

При разработке задачи "Учет использования рабочего времени" рекомендуется в начале года подготовить все книги и табли­цы на весь год и внести все постоянные (календарные) и условно-постоянные (фамилии, табельные номера) данные.

Для удобства работы с системой книг и таблиц можно создать стартовый файл-меню. Меню можно создать в виде кнопок, на­жатие которых будет загружать нужную книгу. Реализация этой задачи сводится к четырем шагам:

1. Создание макросов, выполняющих загрузку нужной книги.

2. Создание объектов типа Кнопка на листе стартовой книги и назначение каждой кнопке нужного макроса.

3. Обеспечение автоматического вызова файла стартовой книги при загрузке MS EXCEL.

4. Создание кнопки на панели инструментов для перехода к стартовой книге.

первый шаг - создание макросов

Макрос - это программа на языке Visual Basic, выполняющая некоторую последовательность команд. Макросы создаются с целью автоматизации выполнения некоторых процедур при эксплуатации таблицы или сис­темы таблиц.

Какие макросы нужны нам? Ответ на этот вопрос неоднозна­чен. Ограничимся макросами, обеспечивающими открытие фай­лов, содержащих книги 1 – 4-го кварталов и файла-шаблона.

Самый простой способ создания макроса - метод записи. Ме­тод записи реализуется по схеме:

- войти в режим записи,

- выполнить нужную последовательность команд,

- остановить режим записи.

Выполняемая последовательность команд в режиме записи сохраняется, переводится автоматически на язык Visual Basic и отображается на отдельном листе макросов, на котором текст макроса можно редактировать.

1. Вход в режим записи выполняется командой Сервис Þ Макрос Þ Начать запись.

В результате на экране появляется диалоговое окно Запись макроса, в котором можно задать имя макроса, сочетание клавиш для его вызова (не обязательно) и место хранения макроса. Есть три варианта хранения макроса: Эта книга, Новая книга, Личная книга макросов.

Рис. 2.22

Выбор Эта книга (активная) или Новая книга сохраняет макрос в указанной книге, что в дальнейшем позволит обратиться к макросу только при условии, что книга, содержащая макрос, открыта. Выбор Личная книга макросов обеспечивает сохране­ние макроса в файле Personal.xls, который располагается в пап­ке автозагрузки XLStart. В этом варианте при каждой загрузке MS EXCEL файл Personal.xls будет автоматически открываться, чем будет обеспечен доступ ко всем макросам, записанным в нем. Заметим, что файл Personal.xls открывается как скрытая книга, поэтому она не видна в списке открытых книг.

2. Нажатие кнопки ОК в диалоговом окне Запись макроса пе­реводит в режим записи, и на экране появляется панель с двумя кнопками: кнопкой Остановить запись и кнопкой, переключающей тип ссылок - Абсолютные или Относи­тельные ссылки (по умолчанию установлен тип Абсолют­ные ссылки, но в данном случае это значения не имеет).

Рис. 2.23

Пока не нажата кнопка Остановить запись, все выполняемые команды будут сохраняться в макросе. В нашем случае нужно выполнить две команды:

- открыть файл: Файл Þ Открыть Þ < найти; нужную папку и файл > Þ нажать кнопку Открыть

- позиционировать на ячейку С12 (щелкнуть в ячейке).

3. Щелкнуть кнопку Остановить запись.

Далее следует повторить пп. l-3i для всех файлов, входящих в систему.

ВТОРОЙ ШАГ - СОЗДАНИЕ КНОПОЧНОГО МЕНЮ

1. Откроем новую книгу.

2. Вызовем инструментальную панель Формы.

3. Щелкнем элемент Кнопка и нарисуем кнопку на листе.

4. Из открывшегося окна Назначить макрос объекту выберем макрос Реrsопа1..хls!Табелъ_1кварт.

5. Изменим надпись на кнопке - Табель 1 кварт.

6. Изменим размер и положение кнопки, если требуется.

7. Повторим пп. 3-6 для всех макросов.

8. Введем заголовок на листе "Система учета использования рабочего времени" и функцию Сегодня() в одной из ячеек для отображения текущей даты (не обязательно).

После создания кнопок можно их перемещать, изменять положе­ние и название, если их выделить щелчком правой кнопки мыши.

Пример результата работы второго шага (создание кнопочного меню) показан на рис. 2.24.

Рис. 2.24

ТРЕТИЙ ШАГ – ОБЕСПЕЧЕНИЕ АВТОМАТИЧЕСКОЙ ЗАГРУЗКИ КНОПОЧНОГО МЕНЮ

Если желательно, чтобы при загрузке MS EXCEL автоматиче­ски загружался файл, содержащий меню, файл должен быть со­хранен в каталоге автозагрузки. Имя этого каталога и его место расположения определяются через пункт меню Сервис Þ Пара­метры Þ вкладка Общие. Стандартно каталогом автозагрузки является XLStart, полный путь которого обычно следующий: C:\Program Files\Microsoft Office\Office\XLStart

Сохраним книгу с именем Start.xls в каталоге XLStart.

ЧЕТВЕРТЫЙ ШАГ - СОЗДАНИЕ КНОПКИ ВОЗВРАТА

Для возможности возврата из любой книги системы в книгу, содержащую меню, можно воспользоваться стандартным спосо­бом перехода по окнам через пункт меню Окно. Но для удобства лучше на стандартной панели инструментов создать дополни­тельную кнопку, которой назначить макрос перехода. Для этого:

1. Запишем в Личную книгу макросов еще один макрос с именем Меню, который содержит одну команду перехода Окно Þ Start.xls.

2. Перейдем в режим настройки панелей инструментов: Вид Þ Панели инструментов Þ Настройка Þ вкладка Команды. На вкладке в левом списке выберем категории - Макросы, в правом списке - Настраиваемая кнопка (рис. 2.25).

3. Перетащим кнопку на стандартную панель в удобное место.

4. Из диалогового окна Назначить макрос объекту выберем макрос PersonaL.xls!Meню.

5. Для настройки имени кнопки, ее вида и значка нажмем кнопку Изменить выделенный объект на вкладке Команды. В завершение операции нажмем кнопку Закрыть.

Созданная кнопка будет появляться на стандартной панели в каждом сеансе запуска MS EXCEL. Если потребуется удалить эту кнопку, нажмите клавишу Alt и "стащите" кнопку с панели.

Рассмотренные приемы создания макросов и кнопок могут быть применены для автоматизации выполнения и других проце­дур работы с системой.

Рис. 2.25

Заключение

Хотя область применения MS EXCEL для создания кадровых документов более узкая, чем MS WORD, но в целом ряде случаев MS EXCEL является очень удобным инструментом. Кроме рассмотренной системы табельного учета с помощью MS EXCEL можно создать Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей, Книгу учета движения трудовых книжек, Номенклатуру дел и другие документы.

[1]Копирование можно выполнять и мышкой, перетаскивая рамку ис­ходной ячейки при нажатой клавише Ctrl.

Поиск по сайту: