Проверка состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности материальных ресурсов

Для осуществления непрерывности процессов расширенного производства предприятия создают и пополняют запасы товарно-ма­териальных ценностей как составной части их производственных фондов.

С увеличением объемов производства особую актуальность представляют вопросы рационального формирования и использо­вания указанных запасов и обеспечения их безусловной сохраннос­ти; ресурсосбережение выступает важным направлением эффек­тивного ведения хозяйства, на что обращается особое внимание. Осуществлению этих задач способствует организация надлежаще­го экономического контроля на каждом предприятии. Основными задачами аудита товарно-материальных ценностей на предприя­тии является проверка:

• состояния учета, хранения и эффективности использования ма­
териальных ресурсов;

• соответствия фактического наличия ресурсов данным бухгал­
терского учета и потребностям предприятия;

• выявления непригодных для использования ценностей с опре­
делением суммы причиненного ущерба и виновных лиц;

• полноты и своевременности оприходования, законности и целе­
сообразности расходования и списания товарно-материальных цен­
ностей;

• обоснования и соблюдения установленных норм расхода сырья,
материалов, топлива, нефтепродуктов и других ценностей, своевре­
менности и качества инвентаризаций и правильности принимаемых
по результатам ревизии решений.

На каждом предприятии должна быть разработана конкретная программа внутрихозяйственного контроля за сохранностью и ис­пользованием материальных ресурсов, которая должна предусмат­ривать подробный перечень проверяемых вопросов, сроки проверки и фамилии исполнителей. Программа носит комплексный характер и включает сведения по видам ресурсов.

В условиях полной документальной ревизии целесообразно сначала проверить организацию складского хозяйства, состояние

хранения, учета и сохранности товарно-материальных ценностей, затем выявить полноту, своевременность и правильность оприхо­дования всех поступающих на предприятие ценностей по отдель­ным каналам поступления и отраслям производства. После этого устанавливают полноту, своевременность и правильность списа­ния ценностей по отдельным направлениям их выбытия. Заканчи­вается ревизия выявлением соблюдения установленного порядка нормирования товарно-материальных ценностей, соответствия их фактического остатка нормативному, наличия излишних ценнос­тей и соответствия данных бухгалтерского учета данным бухгал­терской, статистической и оперативной отчетности об их наличии и движении.

Основными источниками ревизии являются: первичные доку­менты по движению товарно-материальных ценностей, данные ре­гистров аналитического и синтетического учета, инвентаризацион­ные описи товарно-материальных ценностей, данные бухгалтерской и статистической отчетности.

В обеспечении сохранности и рационального использования то­варно-материальных ценностей важное значение имеет правильная организация складского хозяйства, в понятие которого входит нали­чие необходимых помещений и емкостей для их хранения с набором измерительных, учетных, противопожарных и охранных средств. Поэтому при осуществлении экономического контроля за состояни­ем хранения и сохранности товарно-материальных ценностей в пер­вую очередь следует уделять внимание организации складского хо­зяйства.

Особые контрольные функции в этом отношении возложены на главного бухгалтера предприятия. При его непосредственном учас­тии осуществляется вся организаторская работа по подготовке мест хранения товарно-материальных ценностей, обеспечению их необхо­димыми весоизмерительными и противопожарными средствами и тарой, зачислению отдельных лиц на должности материально ответ­ственных работников, инструктаж.

С лицами, принимаемыми на должность заведующего складом, должен заключаться договор о полной индивидуальной материаль­ной ответственности.

На выявление всех недостатков в организации складского (учета) хозяйства, хранения и сохранности товарно-материальных ценнос­тей направлен последующий контроль за указанными операциями, основной формой которого являются документальные ревизии.

В ходе ревизии устанавливают наличие и состояние складских помещений и других емкостей, предназначенных для хранения соот­ветствующих видов товарно-материальных ценностей, подъездных путей и околоскладских площадок, весоизмерительных приборов, 300

противопожарных средств, охраны, хранения и складского учета. Проверку складских помещений и емкостей для хранения товар­но-материальных ценностей рекомендуется проводить путем их ос­мотра в натуре в начале ревизии.

Аудиторы устанавливают техническое состояние тех или иных помещений (наличие исправной крыши, стен, полов, остекленных и огражденных оконных проемов, наружных и внутренних запоров на дверях и воротах, оборудование стеллажными полками, закромами), необходимых весов, расчетных таблиц, мерной тары и других изме­рительных приборов, а также поддержание режима влажности, тем­пературы и освещенности. При этом обращают внимание на соблю­дение действующего порядка клеймения весов и других измеритель­ных приборов, обеспечения ими потребностей ревизуемого предпри­ятия. Необходимо помнить, что материалы по секциям складов, а внутри их по отдельным группам и типо-, сорторазмерам материалов должны размещаться таким образом, чтобы обеспечить возможность быстрой их приемки, отпуска и проверки наличия. В местах хранения каждого вида материала должны быть прикреплены ярлыки, в кото­рых указываются наименование, номенклатурный номер, единица измерения и норма запаса.

Для хранения, например, запасных частей на складах применяют стеллажи, где на каждый вид отводится своя полка или ее часть; от­дельные запасные части из-за своего веса (размера) хранятся па полу; строительные материалы, пиломатериалы, круглый лес складывают в штабеля; для хранения сыпучих продуктов используют закрома, бункера, траншеи (зерно, корма); нефтепродукты хранятся в резер­вуарах, бочках.

Правильность показания весов и других измерительных материа­лов проверяют путем взвешивания или перевешивания заранее под­готовленной партии ценностей; взвешивания гирь или измерения объема емкостей. Результаты такой проверки отражаются в проме­жуточном акте, который подписывает аудитор, материально ответ­ственное лицо и другие лица, принимавшие участие в этой проверке. Если выявлены расхождения в показании приборов, то аудитор тре­бует письменное объяснение материально ответственных лиц и уста­навливает причины расхождений и последствия, к которым они мог­ли привести или привели.

На практике нередко имеют место случаи совершения хищений и потерь из-за плохо организованной охраны и противопожарной за­щиты складов. В связи с этим необходимо выяснить, установлены ли надлежащие запоры, сигнализация, освещение подступов к складам, сторожевая охрана; имеются ли в наличии и в исправном состоянии противопожарные средства, соблюдены ли сроки зарядки огнетуши­телей.

Тщательной проверке подлежит состояние работы по приемке и отпуску товарно-материальных ценностей на складах, в кладовых и других местах их хранения. Для этого рекомендуется в процессе ре­визии провести фактический контроль приема и отпуска отдельных видов продуктов и материалов.

В частности, присутствуя при приемке тех или иных материаль­но-технических средств, ревизионная группа может установить, как соблюдается установленный порядок приемки продукции производ­ственно-технического назначения по количеству и качеству, состав­ляются ли приемные акты и коммерческие акты в случаях нарушения целостности упаковки, пломбирования вагонов, недостач материаль­ных ценностей в пути, правильно ли составляются внутренние доку­менты и записи в регистрах складского учета на оприходование пос­тупивших ценностей, производится ли их биркование, метка. При проверке отпуска отдельных видов продуктов и материалов выявля­ют наличие основания данной хозяйственной операции, правиль­ность оформления затребованного и фактически отпущенного коли­чества, своевременность отражения этой операции в регистрах складского учета. Правильность ведения учета в местах хранения ценностей оказывает большое влияние на состояние складского уче­та предприятия, так как при его запущенности создаются наиболее благоприятные возможности для нарушений и злоупотреблений. Для этого необходимо ознакомиться с фактическим состоянием складского учета на отдельных складах. Проверяется: наличие в дос­таточном количестве книг или инвентарных карточек складского учета материалов; правильность их заполнения и ведения по храни­мым ценностям, своевременность осуществления в них учетных за­писей и составления ежемесячных отчетов о движении материаль­ных ценностей; правильность и своевременность проведения их ин­вентаризаций, сличения ее результатов и принятия соответствую­щих мер по регулированию инвентаризационных разниц.

10.2. Аудиторская проверка полноты оприходования и правильности оценки покупных материальных ресурсов

Важным звеном организации систематического контроля" за обоснованностью поступления, полнотой и своевременностью опри­ходования приобретенных ценностей является предварительный и текущий контроль за указанными операциями, осуществляемый об­щественными контролерами, вышестоящими организациями. В ходе предварительного контроля выявляют наличие расчетов потребнос­ти, договоров и других оснований для совершения сделки по постав­щикам той или иной партии ценностей, соблюдение действующего 302

порядка выдачи доверенностей на их получение, сроков условии дос­тавки, формы расчетов.

Текущий контроль осуществляется в процессе поступления и оп­риходования указанных товарно-материальных ценностей путем проверки товарно-транспортных накладных, счетов-фактур, других сопроводительных документов, их встречной сверки с документами по оприходованию этих ценностей или фактическим осмотром и ин­вентаризацией их в натуре.

Всестороннему изучению подлежат указанные операции при доку­ментальных ревизиях. Особое внимание в этих случаях следует обра­тить на обоснованность приобретения тех или иных ценностей, своев­ременность их оприходования и эффективность использования. Необ­ходимо выяснить, соблюдается ли на предприятии порядок выдачи до­веренностей на получение товарно-материальных ценностей и отчет­ности по их использованию. При этой проверке необходимо выяснить: ведется ли на предприятии журнал учета выдачи доверенностей по ти­повой форме; соблюдается ли установленный порядок отчетности за полученные доверенности; выдаются ли доверенности только работни­кам данного предприятия, отчитавшимся по предыдущим довереннос­тям; на какой срок выдаются доверенности (как правило, они должны выдаваться на срок не более 15 дней или в исключительных случаях при систематическом получении материала — на месяц); возвращаются ли неиспользованные доверенности на следующий день после истече­ния срока их действия; сдает ли доверенное лицо после получения цен­ностей документы о выполнении поручений и о сдаче на склад матери­альных ценностей. Тщательно проверяют соблюдение порядка хране­ния книжек доверенностей и текущего контроля за этими операциями со стороны главного бухгалтера.

Своевременность оформления документов при приемке и отпус­ку ценностей и записи в книги или карточки складского учета прове­ряется при обследовании мест хранения товарно-материальных цен­ностей. При этом необходимо выяснить наличие на складе неучтен­ных излишков, договоров (контрактов) и разовых сделок по постав­щикам материальных ресурсов.

Объектом исследования аудиторско-ревизионных проверок яв­ляется оперативная и служебная информация.

На проверяемом предприятии изучается учет в журнале посту­пивших грузов по каждому поставщику об ассортименте и сроках поставки материальных ресурсов по договору (контракту) и прове­ряется на основании документов фактически поступивший ассорти­мент материалов с указанием даты поступления. При этом проверка достоверности приведенной информации является важной деталью аудита. Для этого информацию, содержащуюся в оперативном учете, сопоставляют с данными бухгалтерского учета.

Выявить нарушавших условия договора (контракта) поставщиков позволяет достоверная информация о выполнении договорных обяза­тельств. При установлении факта нарушения условий договора (кон­тракта) к нарушителям предъявляются штрафные и другие санкции. Если штрафные санкции не были удовлетворены, следует выяснить, не связано ли это с пропуском исковой давности или неправильным и не­полным оформлением исковых материалов через хозяйственные суды и выявить конкретных виновников. Эту информацию можно получить при изучении бухгалтерских регистров по учету расчетов по претензи­ям на счете 76/3 "Расчеты по претензиям" и документов, на основании которых отражены записи в этих регистрах, а также материалов слу­жебной переписки по предъявленным претензиям.

Регистры синтетического и аналитического учета по счетам, на которых собирается информация о наличии и движении ценностей (счет 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей", счет 16 "Отклонения в стоимости материальных ценностей", счет 10 "Материалы" в разрезе субсчетов и прочие), отчеты материально от­ветственных лиц с приложенными к ним первичными документами, регистры синтетического и аналитического учета расчетов с постав­щиками и прочие регистры являются источниками проверки полно­ты оприходования товарно-материальных ценностей.

При проверке полноты и правильности оприходования покуп­ных материальных ценностей устанавливают соответствие итоговых сумм, отраженных в ведомостях учета товарно-материальных цен­ностей данным других учетных регистров (журналов-ордеров). Так, если по дебету счета 10/1 "Сырье и материалы" поступи ш ценности на сумму 2211 789 680 рублей, при этом с кредита счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" — 2 210 408 680 рублей, с кредита счета 71" Расчеты с подотчетными лицами" — 1381000 рублей, то та­кие же суммы должны найти отражение в журналах-ордерах по кре­диту счетов 60,71, в которых в отдельных графах производятся запи­си в дебет счета 10/1 "Сырье и материалы".

Одновременно следует проверить согласованность записей меж­ду синтетическим и аналитическим учетом по балансовым счетам и субсчетам, по которым учитывают товарно-материальные ценности.

Если в результате проверки были установлены расхождения, сле­дует определить их причины. Такие отклонения могут образовывать­ся из-за небрежного отношения' бухгалтеров к выполнению своих служебных обязанностей, а также в результате неполного оприходо­вания ценностей.

Проверке операций по счету 60 "Расчеты с поставщиками и под­рядчиками" уделяется особое внимание, так как учет на нем осущес­твляется линейно-позиционным способом, по дебету которого отра­жается оплата долга поставщику за поставленные товарно-матери-304

альные ценности, а по кредиту их поступление. В том случае, когда оплачены материалы, оставшиеся на конец месяца в пути или не вы­везенные со складов поставщиков, то на счете 60 "Расчеты с постав­щиками и подрядчиками" числится дебиторская задолженность до того времени, пока материалы не поступят на предприятие и не будут приняты на приход материально ответственными лицами.

Проверять такие суммы следует каждую в отдельности. Вначале устанавливают дату оплаты расчетных документов поставщиков и наименование ценностей по документам, приложенным к выпискам банка. Затем по материальным отчетам следующего месяца проверя­ют полноту их оприходования. Нормативный срок нахождения в пу­ти товарно-материальных ценностей выясняют в том случае, когда они не оприходованы. В этом же случае аудитором выясняется, какая проведена предприятием работа по розыску груза.

Полноту оприходования товарно-материальных ценностей можт но проверить также по выданным под поставку ценностей авансам, выставленным аккредитивам, выданным и акцептованным векселям, и в случае их нарушения выясняют причины.

При расчетах с поставщиками плановыми платежами аудитором проверяется наличие актов сверки расчетов остатков дебиторской и кредиторской задолженности на конец каждого месяца.

Для того, чтобы проверить правильность оприходования товар­но-материальных ценностей, необходимо использовать следующие документы: сопроводительные документы поставщиков, приложен-ные к отчетам материально ответственных лиц товарно-транспор-тные накладные, счета-фактуры, спецификации, упаковочные ярлы­ки, качественные удостоверения, приемные квитанции и прочие, за­висящие от вида груза, его упаковки и способа доставки.

Поступившие товарно-материальные ценности иногда оформля­ют внутренними документами: сопроводительными документами поставщиков с наложенными штампами получателя груза, приемны­ми актами, приходными накладными и другими документами, зави­сящими от принятого порядка оформления груза.

Внутренние документы сверяются с сопроводительными доку­ментами поставщиков при проверке полноты оприходования мате­риальных ценностей При этом проверяются правильность составле­ния актов на расхождение в количестве и качестве поступивших то­варно-материальных ценностей и своевременность предъявления претензий к поставщикам или железнодорожной (транспортной) ор­ганизации. Расхождения в количестве и качестве поступивших цен­ностей могут образовываться за счет их присвоения и оформления подложных документов (актов) в целях сокрытия недостач или пере­сортиц товарно-материальных ценностей. Можно также обнаружить подлоги в сопроводительных документах поставщиков при оприхо-

довании материальных ценностей, такие как изменения наименова­ния отдельных видов товарно-материальных ценностей или их пот­ребительских свойств (сортности, марки, артикула, размера, влаж­ности и прочие), завышение веса брутто, тары и другие нарушения. Поэтому при проверке документов на оприходование ценностей не­обходимо хорошо владеть экспертной оценкой документов. Сомни­тельные документы необходимо сверить с записями в отчетах мате­риально ответственных лиц, проверить правильность бухгалтерских записей и произведенных записей в регистрах бухгалтерского учета, таких как накопительные ведомости, журналы-ордера. Если есть не­обходимость, производят встречную проверку с документами, нахо­дящимися у поставщиков товарно-материальных ценностей.

Изучая корреспонденцию счетов, следует учитывать, что счет 10 "Материалы" корреспондирует:

При проверке полноты оприходования ценностей изучают пра­вильность их оценки, руководствуясь при этом Законом "О бухгал­терском учете и отчетности".

От правильной организации и постановки синтетического и ана­литического учета зависит правильность оценки материальных цен­ностей. Следовательно, в ходе аудита прежде всего необходимо про­верить правильность учета на счете 10 "Материалы" в разрезе субсче­тов и по каждому наименованию материальных ценностей в зависи­мости от их потребительских свойств. Затем проверяется присвоение материальным ценностям номенклатурного номера в зависимости от их потребительских свойств и их запись в первичных документах и складском учете. При этом аудитор составляет следующую вспомога­тельную ведомость (табл. 10.1).

Таблица 10.1. Ведомость проверки правильности присвоения номенклатурного номера поступившим от поставщиков товарно-материальным ценностям

При учете материалов на счете 10 по учетным ценам необходимо дополнительно проверить правильность подсчета отклонения в сто­имости материалов и списания со счета 15 "Заготовление и приобре­тение материальных ценностей" в дебет счета 10 "Материалы" по учетной стоимости и в дебет счета 16 "Отклонение в стоимости мате­риальных ценностей" на разницу между фактической и учетной стои­мостью.

При этом аудитор составляет следующую вспомогательную ведо­мость (табл. 10.2).

Таблица 10 2 Ведомость проверки правильности подсчета отклонений по поступившим товарно-материальным ценностям

Далее аудитор на основании первичных документов проверяет правильность отражения в учете покупной стоимости товарно-мате­риальных ценностей и транспортно-заготовительных расходов.

Поскольку наибольший удельный вес в составе себестоимости занимают транспортные расходы, следует проверить их отражение в договоре. При проверке документов, по которым они оплачены или начислены, выясняют, не превышают ли они действующих тарифов на перевозку грузов и правильно ли они присоединены к тем группам и отдельным наименованиям товарно-материальных ценностей, за которые произведена или начислена оплата.

Если материалы перевозились автотранспортными хозяйствами, необходимо проверить факт оказанных услуг, правильность указан­ных объемов выполненных работ, соблюдение действующих тари­фов, правильность указания пробега автотранспорта, часы под пог­рузкой и разгрузкой, связь услуг с коммерческими и другими расхо­дами, а также правильность их включения в стоимость соответствую­щих товарно-материальных ценностей.

Особое внимание уделяется проверке расходов, оплаченных за счет средств из лимитируемых чековых книжек железной дороге, оп­лате счетов за подачу вагонов, взвешивание грузов, обслуживание подъездных путей, хранение товарно-материальных ценностей на станции, оплату погрузочно-разгрузочных работ другим предприя­тиям и частным лицам. При такой проверке используют способы встречной сверки с другими документами, выясняют необходимость выполнения таких работ, устанавливая одновременно правильность отнесения этих расходов на объекты, отраженные в бухгалтерском учете. При этом аудитор составляет следующую вспомогательную ведомость (табл. 10.3).

Таблица 10.3 Ведомость проверки правильности оплаты транспортно-заготовительных расходов при приобретении товарно-материальных ценностей

Нередко на предприятии приходуют не полностью поступившие товарно-материальные ценности (в меньшем количестве, чем указа­но в сопроводительных документах) в полной сумме предъявленных к оплате и фактически оплаченных счетов поставщиков и не предъяв­ленных к ним претензий. Следует установить причины и характер об­разовавшихся недостач и в случае вины поставщика принять меры к оформлению претензионных требований к возврату, изъятию упла­ченных сумм.

Иногда за указанными расхождениями могут скрываться факты присвоения тех или иных ценностей отдельными должностными ли­цами, что устанавливают сверкой записей по книгам и карточкам складского учета, проверкой движения этих материалов, опросом со­ответствующих работников, связанных с их доставкой, разгрузкой, приемкой, отпуском и производственным потреблением. По всем вы­явленным фактам злоупотреблений составляют отдельные проме­жуточные акты. На счета виновных лиц указанные недостачи отно­сят исходя из количества недостающих ценностей и их стоимости по свободным ценам.

При проверке правильности составления бухгалтерских записей по счетам 15 "Заготовление и приобретение материальных ценнос­тей" и 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей" следу­ет учитывать, что счет 15 "Заготовление и приобретение материаль­ных ценностей" корреспондирует:

А счет 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей" корреспондирует:

Поиск по сайту: