Раздел 2: Бухгалтерский учет основных хозяйственных процессов

Глава 6. Учет процесса приобретения имущества

6.1. Учет процесса формирования уставного капитала организации

6.2. Учет процесса приобретения внеоборотных активов

6.3. Учет процесса приобретения оборотных активов

1. Основные принципы учета процесса снабжения (заготовления)

Процесс снабжения (заготовления) представляет собой комплекс операций по обеспечению предприятия сырьем, материалами, топливом и другими предметами труда, необходимыми для нормального осуществления производственного процесса.

Приобретение материальных ценностей, как правило, осуществляется у поставщиков на основе заключенных договоров. Относительно небольшая доля ценностей приобретается предприятием через своих работников (подотчетных лиц).

При приобретении материальных ценностей, предприятие-покупатель оплачивает предприятию-поставщику стоимость материалов по договорным ценам. Кроме того, при приобретении и заготовлении материалов предприятие-покупатель производит ряд других затрат, связанных с доставкой материалов до своего склада. К этим затратам, в частности, относятся расходы по погрузке и разгрузке материальных ценностей, расходы по транспортировке материалов и некоторые другие. Эти расходы носят название транспортно-заготовительных расходов.

Тем самым, стоимость материалов по договорным ценам и транспортно-заготовительные расходы образуют себестоимость приобретаемых материалов.

Все расчеты с поставщиками материальных ценностей учитываются на бухгалтерском счете 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". Счет пассивный, расчетный, т.к. на нем отражается кредиторская задолженность предприятия перед поставщиками за приобретенные у них материальные ценности.

Все операции по приобретению материалов через подотчетных лиц, учитываются на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Этот счет активный, расчетный, т.к. выданные денежные средства подотчетным лицам на закупку материалов представляют собой дебиторскую задолженность этих лиц перед предприятием.

Стоимость приобретаемых материальных ценностей учитывается на счете 10 "Материалы". Этот счет активный, натурально-вещественный, т.к. на нем учитываются хозяйственные средства организации, в частности, материалы.

При приобретении материальных ценностей от поставщиков, с одной стороны, в организации увеличивается остаток по счету "Материалы", а с другой стороны, у организации образуется задолженность перед поставщиком за приобретенные материалы.

В тех случаях, когда организация оплачивает расходы по доставке материальных ценностей от поставщика на свои склады, погрузке, разгрузке и т.п., эти расходы с одной стороны увеличивают стоимость приобретаемых материалов, а с другой стороны, образуют задолженность данной организации перед теми организациями, которые оказали услуги по доставке, погрузке и разгрузке материальных ценностей (поставщиками услуг).

Суммируя стоимость материалов по договорным ценам и транспортно-заготовительные расходы, подсчитывается себестоимость приобретения этих материалов.

Пример:

Хозяйственные операции по приобретению материальных ценностей от поставщиков

На счетах бухгалтерского учета данная операция отражается следующим образом:

Схема учета процесса снабжения (заготовления)

Счет 51 Счет 60 "Расчеты

"Расчетные с поставщиками

Д счета" К Д и подрядчиками" К Д Счет 10 "Материалы" К

Сн 100000				Сн -		№ п/п	Покупная стоимость материалов	Транспортно-заготовительные расходы	ИТОГО фактическая себестоимость приобретения материалов
						Сн	-	-	-
	3)80000			1) 79 000			75 000	4 000	79 000
				2)1000				1 000	1 000
						Об	75 000	5 000	80 000
						Ск	75 000	5 000	80 000

1) Возникновение задолженности организации перед поставщиком за приобретаемые материальные ценности;

2) Возникновение задолженности перед автотранспортной организацией за доставку, погрузку, разгрузку материальных ценностей;

3) Перечисление денежных средств (погашение задолженности) перед поставщиками.

По окончании месяца определяется фактическая себестоимость приобретенных материальных ценностей путем суммирования всех записей по счету 10 "Материалы". В нашем примере фактическая себестоимость приобретенных материалов составляет 80 000 руб.

В тех случаях, когда приобретение материальных ценностей производится через подотчетных лиц, записи хозяйственных операций в учете процесса снабжения отражаются следующим образом:

Пример:

Схема учета процесса снабжения

Счет "Расчеты с

Счет "Расчетные подотчетными

Д счета" К Д лицами К Д Счет "Материалы" К

- Выдача денежных средств подотчет;

- Оприходование приобретенных материальных ценностей;

- Платежи за доставку материальных ценностей из подотчетных сумм.

Учет операций по снабжению (приобретению материалов) может вестись по другому варианту. Он заключается в том, что все приобретенные материальные ценности и все расходы по их заготовлению предварительно учитываются на специальном счете "Заготовление и приобретение материальных ценностей". По дебету этого счета отражаются операции, связанные с приобретением материалов, а по кредиту - списывается на соответствующие счета по учету материальных ценностей стоимость приобретенных, т.е. оприходованных на склад материалов по учетной цене.

Таким образом, данные по дебету счета "Заготовление и приобретение материальных ценностей" позволяет выяснить себестоимость заготовления материалов, а данные по кредиту – объем заготовленных материалов.

Сальдо на конец месяца по счету "Заготовление и приобретение материальных ценностей" будет показывать стоимость материальных ценностей, которые не поступили на конец месяца на предприятие, т.е. материалы в пути.

В таком случае, порядок отражения на счетах бухгалтерского учета операций по заготовлению материальных ценностей следующий:

Пример:

1) Акцептован счет поставщика за материальные ценности - 12 000 руб.;

2) Подотчетным лицом оплачены услуги по транспортировке материалов - 3 000 руб.

3) Оприходованы на склад материальные ценности, поступившие на предприятие. Стоимость оприходованных материалов по учетным ценам -7 000 руб.

4) Перечислено с расчетного счета в банке в уплату счетов поставщиков - 15 000 руб.

5) Списываются отклонения в стоимости материалов на сумму?

Счет "Расчеты с Счет "Заготовление Счет

Счет "Расчетные поставщиками и приобретение мат. "Материалы"

Д счета" К Д и заказчиками" К Д ценностей" К Д К

Сн 20000				Сн -		Сн -			Сн -
4)15000	4) 15000	1) 12000	1) 12000	3) 7000		3) 7000
				2) 3000		2) 3000
Об -	Об15000		Об15000	Об15000		Об15000	Об 7000		Об7000	Об -
Ск 5000				Ск -		Ск 8000			Ск7000

Глава 7. Учет основной деятельности организаций сферы производства и обращения

7.1. Основы организации учета производственной деятельности организации

7.2. Учет материальных затрат

7.3. Учет затрат на оплату труда и взносов на социальные нужды

7.4. Учет управленческих расходов

7.5. Калькулирование себестоимости продукции и учет ее выпуска

7.6. Особенности учета выполнения работ, оказания услуг

2. Основные принципы учета процесса производства

Процесс производства - это комплекс операций по превращению предметов труда в готовую продукцию.

Основными составляющими процесса производства являются:

- средства труда, при которых человек воздействует на предметы труда;

- предметы труда, на которые оказывает воздействие человек;

- труд – целесообразная деятельность человека.

Осуществляя процесс производства предприятие производит необходимые затраты (расходы), из которых складывается себестоимость продукции. Эти затраты в основном включают в себя:

1) стоимость израсходованных на производство сырья, материалов, топлива и других предметов труда, которые используются для изготовления продукции;

2) затраты на оплату труда работникам, занятых прямо или косвенно изготовлением продукции;

3) затраты на отчисления на социальные нужды (на социальное страхование, пенсионное обеспечение, на медицинское страхование);

4) Амортизация имущества;

5) Прочие расходы.

Кроме того, предприятие производит и другие расходы, связанные с изготовлением продукции: оплачивает используемую электроэнергию, возмещает стоимость снашиваемого оборудования и других основных средств и т.п.

Для учета процесса производства в бухгалтерском учете предусмотрены следующие синтетические счета:

Журнал хозяйственных операций

По окончании месяца на счете 20 может быть зафиксировано сальдо конечное, которое переходит на следующий отчетный период - это остаток незавершенного производства, это затраты, вложенные в будущий выпуск продукции, когда изделие не прошло всех стадий обработки.

Производственная себестоимость продукции - это вся совокупность затрат, связанных с ее выпуском. Полная себестоимость продукции отличается от производственной в сторону увеличения на сумму коммерческих расходов.

Калькуляция - это методика подсчета производственных затрат предприятия, сгруппированных по экономическому содержанию, т.е. по статьям калькуляции.

Глава 8. Учет продажи и прочего выбытия активов

8.1. Учет процесса продажи готовой продукции

8.2. Учет процесса продажи и прочего выбытия иного имущества

3. Основные принципы учета процесса продажи

Процесс продажи готовой продукции - это комплекс операций по сбыту и доведению продукции до покупателей.

Юридическим обоснованием для данного процесса являются договоры, контракты, заключаемые между поставщиками и покупателями.

При продаже продукции предприятие-поставщик получает от своих покупателей стоимость продаваемых изделий по продажным ценам. Цены продажи, как правило, выше себестоимости продукции. Разница между договорными ценами и себестоимостью представляет собой прибыль предприятия.

Прибыль является важнейшим финансовым показателем, в котором в обобщенном виде отражается результат работы предприятия.

При учете процесса продажи продукции перед бухгалтерским учетом стоят две задачи:

- выявить объем продаж, т.е. фактическое количество продукции в денежном и натуральном выражении, проданной предприятиям за определенный период как в целом, так и по отдельным видам;

- выявить результат от продажи – прибыль или убыток.

Для учета операций по продаже продукции и выявления результатов от продажи применяется счет 90 «Продажи». По дебету этого счета отражается полная себестоимость проданной продукции (производственная себестоимость изготовления продукции + расходы на продажу, т.е. расходы на упаковку, отправку на станцию отправления, расходы по перевозке и некоторые другие затраты). По кредиту этого счета отражается стоимость этой же продукции по договорным ценам.

Разница между продажной стоимостью и себестоимостью показывает результат от продажи продукции. Счет 90 «Продажи» позволяет выявить как объем продаж (кредит счета), так и результат от реализации (разница между дебетом и кредитом).

Кредит счета продажи > Дебет счета реализации = прибыль

Кредит счета продажи < Дебет счета реализации = убыток

Таким образом, особенностью счета 90 «Продажи» является то, что на нем одни и те же хозяйственные процессы (один объем этих процессов) выражаются в двух оценках. Сопоставление двух оценок и позволяет выявить результат.

Д 90 "Продажи" К

Журнал хозяйственных операций

Операция № 5 "Выявление прибыли или убытка" производится одни раз, в конце отчетного периода (в конце отчетного месяца). Счет продажи закрывается в конце каждого отчетного периода.

При использовании счета "Продажи" необходимо иметь в виду следующее: как правило, проданной продукцией в соответствии с Гражданским Кодексом РФ считается продукция отгруженная (переданная) покупателю, т.е. право собственности переходит к покупателю в момент оформления приемо-сдаточных документов независимо от того оплачена продукция покупателем или нет.

В том случае, когда продукция покупателю отгружена, но не оплачена, у последнего возникает перед поставщиком соответствующая задолженность. Поскольку, согласно Гражданскому Кодексу РФ отгруженная продукция считается проданной (в момент перехода права собственности), следовательно, в бухгалтерском учете данная хозяйственная операция, т.е. операция по отгрузке продукции должна быть отражена по дебету счета "Расчеты с покупателями и заказчиками" и кредиту счета "Продажи". Эта операция отражается на счетах в оценке по отпускным (продажным) ценам.

Счет "Расчеты с

Счет "Готовая покупателями

Д продукция" К Д Счет "Продажи" К Д и заказчиками" К

Сн 100						Сн -
	Списание производственной себестоимости отгруженной покупателю продукции	Объем отгруженной покупателю продукции (одновременно образуется задолженность покупателя за продукцию)

Примечание: в тех случаях, когда предприятие выполняет работы или оказывает услуги, вместо счета "Готовая продукция" списание себестоимости выполненных работ, оказанных услуг производится со счета 20 "Основное производство".

В отдельных случаях момент перехода права собственности на продукцию, работы, услуги может быть установлен отличный от общепринятого (согласно Гражданскому Кодексу РФ), например, право собственности на продукцию переходит в момент оплаты отгруженной продукции (оказанной услуги, выполненной работы). Это обстоятельство должно быть зафиксировано в договоре.

В таких случаях себестоимость отгруженной продукции учитывается на специальном счете "Товары отгруженные".

Д 45 К 43

Эта запись означает, что продукции на складе предприятия уже нет, но в то же время, продукция еще принадлежит предприятию, т.к. деньги за нее от покупателя еще не поступили. После того, как предприятие получает деньги за эту продукцию, составляется бухгалтерская запись:

Д 51 К 90

Эта запись составляется на отпускную (продажную) цену реализованной продукции. Одновременно с этой записью производится списание себестоимости реализованной продукции:

Д 90 К 45

Счет "Готовая Счет "Товары Счет Счет "Расчетные

Д продукция" К Д отгруженные" К Д "Продажи" К Д счета" К

Сн 100			Сн -						Сн -
	Списана себестоимость отгруженной продукции	Списана себестоимость проданной продукции	Поступление денежных средств за проданную продукцию

Выявленные результаты от продажи продукции учитываются особо на счете 99 «Прибыли и убытки». При этом вся выявленная прибыль записывается по кредиту этого счета (появление нового источника средств), а все выявленные убытки записываются по дебету этого счета (уменьшение источников).

Сальдо по этому счету может быть как кредитовым, так и дебетовым и показывает окончательный финансовый результат работы предприятия.

Глава 9. Учет финансовых результатов

9.1. Формирование и учет финансовых результатов организации

9.2. Учет нераспределенной прибыли и ее использования

Глава 10. Бухгалтерская (финансовая) отчетность

10.1 Состав бухгалтерской (финансовой) отчетности

10.2. Взаимосвязь форм бухгалтерской (финансовой) отчетности

Глава 8. Документация и инвентаризация

1. Бухгалтерские документы и их значение

2. Классификация бухгалтерских документов

3. Реквизиты бухгалтерских документов

4. Требования к заполнению бухгалтерских документов

5. Порядок приемки и обработки бухгалтерских документов

6. Документооборот. Сроки хранения бухгалтерских документов

7. Инвентаризация, порядок ее проведения и оформления результатов, значение инвентаризации в бухгалтерском учете

1. Бухгалтерские документы и их значение

Все хозяйственные операции, совершаемые на предприятии, оформляются документами. Документация – составная часть метода бухгалтерского учета. Документы являются основным носителем информации.

Бухгалтерским документом называется изложение в письменной форме хозяйственной операции, подтвержденное соответствующими подписями.

Слово «Документ» происходит от латинского «documentum» – доказательство, свидетельство.

Бухгалтерский документ – письменное свидетельство действительного совершения хозяйственной операции, а также права на ее совершение (Маргулис).

Порядок оформления в бухгалтерском учете операций документами, регламентируется специальным положением. Сейчас действует Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР от 29.07.83 № 105.

Документальное обоснование хозяйственных операций является важной особенностью бухгалтерского учета. Документальное оформление придает бухгалтерским записям доказательную силу и достоверность. Кроме того, бухгалтерские документы имеют большое значение для оперативного контроля и анализа движения хозяйственных средств, источников и процессов в деле управления и контроля хозяйственной деятельности.

В статье 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" прямо указано, что хозяйственные операции, совершаемые в организации, должны быть оформлены оправдательными документами, которые являются первичными учетными документами.

2. Классификация бухгалтерских документов

Существует несколько признаков классификации документов:

1) по назначению:

- распорядительные;

- оправдательные (исполнительные);

- документы бухгалтерского оформления;

- комбинированные.

Распорядительные документы: в этих документах содержится распоряжение или задание на совершение какой-либо операции или выполнение определенной работы. В качестве распорядительных документов можно назвать банковские чеки, платежные поручения, приказы, приемные и увольнительные записки и т.д.

Оправдательные документы (исполнительные) - это документы, в которых содержатся данные о фактическом исполнении (совершении) какой-либо хозяйственной операции. Например, накладная, приемо-сдаточные акты, квитанция, приходный кассовый ордер, рапорты о выполненной работе, квитанции.

На современном этапе существует тенденция объединять распорядительные и оправдательные документы в так называемый комбинированный тип документа.

Документы бухгалтерского оформления - это те документы, которые составляются бухгалтерской службой на предприятии и в которых группируется экономически однородная информация с целью подготовки учетных записей, облегчения и сокращения последних. Документы бухгалтерского оформления обычно составляются на основе соответствующих распорядительных и исполнительных документов, и, поэтому, самостоятельного значения не имеют, а являются лишь техническим средством, облегчающим и упорядочивающим ведение бухгалтерского учета.

Например, распределительные и группировочные ведомости, расчеты, калькуляции фактической себестоимости продукции, расчеты амортизации основных средств, ведомости распределения материалов, различные бухгалтерские справки.

Комбинированные документы - это такие документы, в которых содержатся признаки нескольких видов документов: распорядительных, исполнительных и документов бухгалтерского оформления. Например, авансовый отчет, лимитно-заборная карта, требования, приходные и расходные кассовые ордера, накладные на отпуск материалов на сторону.

2) по порядку составления (объему содержания):

- первичные;

- сводные.

Первичные документы - это те документы, которыми оформляются хозяйственные операции в момент их совершения. Например, требования, приходные ордера, накладные, приемо-сдаточные акты, квитанции.

Сводные документы представляют собой такие документы, в которых содержатся обобщенные данные об однородных хозяйственных операциях или однородных первичных документах. В качестве сводных документов можно назвать расчетно-платежную ведомость по заработной плате, группировочные ведомости по приходу / расходу материалов, рапорт о выработке и т.д.

3) по месту составления:

- внутренние;

- внешние.

Внутренние документы составляются в пределах данной организации. Например, авансовый отчет, требования, приходный ордер.

Внешние документы поступают со стороны. Например, счет на оплату, счет-фактура, платежное требование-поручение, выписка банка с расчетного счета.

4) по количеству отражаемых в документе операций (объему содержания):

- разовые;

- накопительные.

Разовые документы - это те документы, которые составляются для оформления, как правило, одной хозяйственной операции. Такие документы сразу же после составления передаются в бухгалтерию и могут служить основанием для записи в учете. Например,, приходные ордера на материалы, приходные и расходные кассовые ордера.

Накопительные документы используются в тех случаях, когда в них производится оформление нескольких однородных хозяйственных операций. Например, лимитно-заборные карты.

5) по форме стандартизации документа:

- унифицированные;

- специализированные.

Документы, используемые в бухгалтерском учете, должны быть унифицированы (т.е. одинаковы) и стандартизированы для применения на всех предприятиях. Вопросами унификации и стандартизации документов занимается Госкомитет РФ по статистике. На этот государственный орган и возложены эти обязанности. Банковские документы разрабатываются и утверждаются Центральным Банком РФ.

В настоящее время, начиная с октября 1997 года, в Российской Федерации на основании Федерального закона "О бухгалтерском учете" производится обновление всех форм первичных учетных документов. В настоящее время используются унифицированные формы первичных учетных документов по бухгалтерскому учету:

- основных средств, материалов, труда и зарплаты;

- по учету кассовых операций;

- по инвентаризации имущества и обязательств;

- по учету работы строительных машин и механизмов;

- по учету работ в автомобильном транспорте;

- по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения;

- и т.д.

Унифицированные формы первичных бухгалтерских документов имеют ряд преимуществ: при их разработке учитывается передовой опыт, позволяющий рационализировать документы. Унифицированные документы изготавливаются централизованно массовыми тиражами, что удешевляет их стоимость. Унификация первичных бухгалтерских документов облегчает технику их составления и обработки.

Наряду с унифицированными документами могут иметь место так называемые специализированные документы, имеющие ограниченное применение, утвержденные приказом или распоряжением руководителя предприятия, в которых отражается специфика работы предприятия. Например, калькуляция.

Стандартизация бухгалтерских документов – установление одинаковых размеров бланков однотипных документов, т.е. установление определенных форматов (например, А4 – 203х288 мм., А6 и т.д.). стандартизация может быть применена и в унифицированных и в специализированных документах.

3. Реквизиты бухгалтерских документов

В каждом документе содержится ряд данных, характеризующих хозяйственную операцию, которая в нем отражена. Такие данные называются реквизитами.

Таким образом, реквизитами документа являются данные, характеризующие оформляемые хозяйственные операции.

Некоторые реквизиты являются обязательными, и их отсутствие в документе делает его недействительным. К обязательным реквизитам согласно статье 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" относятся:

- название документа;

- дата составления;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание операции;

- измерители в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц.

Наряду с обязательными реквизитами в документе могут содержаться и дополнительные реквизиты.

Как основание для бухгалтерских записей каждый бухгалтерский документ должен быть оформлен в соответствии с установленными требованиями – на листе чисто, разборчиво, химическим карандашом или чернилами, содержать все необходимые сведения (реквизиты).

4. Требования к заполнению бухгалтерских документов

Наиболее полно требования к заполнению документов изложены в Положении "О документах и документообороте в бухгалтерском учете", утвержденном приказом Министерства Финансов СССР от 29.07.83 № 105.

Основными требованиями к заполнению документов являются:

1. Документы должны быть заполнены ясным разборчивым почерком, чернилами или шариковой ручкой или напечатаны на пишущих машинках или других средствах механизации;

2. Не допускаются малопонятные сокращения;

3. В денежных документах суммы указываются как цифрами, так и прописью;

4. В документах не должно быть незаполненных реквизитов. Если какой-либо реквизит не заполняется, он должен быть прочеркнут;

5. В документах не допускаются подчистки, помарки и неоговоренные исправления;

6. В кассовых и банковских документах исправления не допускаются.

5. Порядок приемки и обработки бухгалтерских документов

Поступающие в бухгалтерию документы в первую очередь должны быть проверены. Проверка бухгалтерских документов бывает:

1. формальной;

2. арифметической;

3. по существу.

При формальной проверке устанавливается соответствие документов формальным требованиям, т.е. составлены ли они по установленной форме, все ли реквизиты заполнены, есть ли не оговоренные исправления и т.п.

При арифметической проверке проверяются правильность арифметических подсчетов, проведенных в документе и его счетные итоги

При арифметической проверке устанавливается точность всех подсчетов и вычислений.

При проверке по существу устанавливается законность и обоснованность хозяйственных операций, т.е. соответствие хозяйственных операций заключенным договорам, действующим положениям и т.д.

После приемки документов производится их учетная обработка. Обработка бухгалтерских документов имеет несколько этапов:

1) расценка или таксировка документов;

2) сортировка документов по признаку однородности хозяйственных операций (отдельно – приходные документы, отдельно - расходные);

3) составление сводных документов, в которых объединяются однородные первичные документы (при необходимости);

4) гашение документов;

5) контировка (составление бухгалтерской проводки, корреспонденции счетов).

Все бухгалтерские документы в процессе их составления, проверки, приема и обработки проходят ряд инстанций. Этот путь движения документов называется документооборотом.

6. Документооборот. Сроки хранения бухгалтерских документов

Документооборотом называется порядок движения документов от момента их составления до момента их передачи в архив на хранение.

Порядок документооборота на предприятии устанавливается графиком документооборота, утвержденным приказом руководителя предприятия. Правильно организованный документооборот ускоряет процесс обработки документов и повышает ее качество.

В практике работы возникает необходимость составления документов в нескольких экземплярах. В этих случаях документооборот каждого экземпляра может быть различным, в зависимости от той цели, для которой этот экземпляр предназначен. Документооборот каждого экземпляра может быть организован различным образом. Это отражается в инструкциях и схемах документооборота.

Обработанные документы подлежат хранению, что необходимо для справок в текущей работе и для документальных ревизий.

Все документы в установленные сроки подлежат сдаче в архив. Этот архив может быть на предприятии, либо документы могут сдаваться в городской архив. Архивы, в зависимости от срока хранения в них документов, могут быть текущими и постоянными.

В текущем арх иве хранятся документы за текущий год (в течение отчетного года). В постоянном архиве хранятся документы за прошлые годы. Принятые на хранение в постоянных архивах дела заносятся в специальную Архивную книгу. За сохранность архивов отвечает руководитель предприятия, главный бухгалтер. Из бухгалтерского архива документы могут быть выданы по письменному распоряжению главного бухгалтера.

Сроки хранения бухгалтерских документов и учетных регистров утверждаются соответствующим органом. В настоящее время сроки хранения бухгалтерских документов утверждены Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15.08.88 с изменениями, произведенными Главным архивным управлением России 27.06.96. (+ по АО)

Как правило, все бухгалтерские документы и учетные регистры должны храниться не менее пяти лет. Годовая бухгалтерская отчетность - не менее десяти лет. Лицевые счета рабочих и служащих - 75 лет. В соответствии с Налоговым Кодексом срок хранения документов, которые касаются уплаты налогов, установлен в четыре года со дня последней налоговой проверки.

По истечении этих сроков документы, имеющие особо важно значение, хранятся в архиве постоянно, остальные сдаются в макулатуру.

7. Инвентаризация, порядок ее проведения и оформления результатов

Ведение бухгалтерского учета на основе только одних первичных документов не гарантирует полноты и достоверности учетных данных. Расхождения между учетными и фактическими данными могут возникнуть в результате:

- неточности оформления хозяйственной операции;

- естественных изменений;

- ошибок, допущенных в учете;

- злоупотреблений.

Для устранения возможных расхождений между данными учета и действительным состоянием средств используется инвентаризация. Она представляет собой выявление фактического наличия и состояния средств путем проверки их в натуре. В ряде случаев инвентаризация является не только средством проверки, но и средством получения новых первичных сведений. Например: по естественной убыли, по состоянию отдельных заделов незавершенного производства, качеству ценностей и т.п.

В зависимости от полноты охвата объектов бухгалтерского учета инвентаризации могут быть полными, когда проводится проверка всех объектов учета,или частичными, при которых проверяются отдельные объекты учета.

В зависимости от того, за какой период проводится инвентаризация, она бывает годовой, обязательно производимой перед составлением годового отчета, или текущей, производимой в течение отчетного года.

Количество инвентаризаций в году, даты их проведения, объекты инвентаризации устанавливаются предприятием. Кроме того, в обязательном порядке предприятие (организация) должно проводить инвентаризациюв следующих случаях:

- при передаче имущества в аренду, при выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального предприятия;

- перед составлением годового бухгалтерского отчета (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года);

- при смене материально ответственных лиц;

- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порче имущества;

- в случаях стихийных бедствий, пожаров или других чрезвычайных ситуаций;

- при реорганизации или ликвидации предприятий;

- в других случаях, предусмотренных законодательством.

Порядок проведения инвентаризации регулируется методическими указаниями, утвержденными Министерством финансов РФ. В настоящее время действуют Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых результатов, утвержденные приказом Минфина РФ от 13.06.95 № 49. Формы первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88.

В Методических указаниях установлены сроки проведения инвентаризации. Большинство средств предприятия инвентаризуется не менее одного раза в год, перед составлением годового отчета. Кроме того, инвентаризация ценностей обязательна при смене материально-ответственных лиц.

Денежные средства инвентаризуются не менее 1 раза в квартал.

Техника проведения инвентаризации

На предприятии создается инвентаризационная комиссия под руководством руководителя или одного из его заместителей. На крупных предприятиях создается центральная инвентаризационная комиссия и рабочие инвентаризационные комиссии. В состав комиссии всегда включается работник бухгалтерии.

Перед проведением инвентаризации бухгалтерия составляет инвентаризационную опись, в которую переписывает наличие всех объектов бухгалтерского учета по учетным данным в разрезе отдельных мест хранений и отдельных материально-ответственных лиц. Комиссия проводит фактическую сверку натурных остатков с данными учета и отражает фактическое наличие объектов бухгалтерского учета в этих же инвентаризационных описях.

В случае выявления расхождений на основании инвентаризационных описей составляется сличительная ведомость, в которой приводится данные только о тех ценностях, по которым выявлены расхождения. По выявленным расхождениям материально ответственные лица представляют в комиссию объяснения. После чего комиссия принимает решение о том, как должны быть урегулированы выявленные расхождения между четными и фактическими данными: недостачи должны быть либо отнесены на виновных лиц, либо списаны в установленном порядке.

Регулирование результатов инвентаризации заключается в том, что учетные данные приводятся в соответствие с фактическими данными об объектах бухгалтерского учета. Недостачи в пределах норм естественной убыли списываются на издержки предприятия. Недостача сверх этих норм относится на виновных лиц. По тем недостачам, по которым нельзя установить конкретных виновников, списание производится за счет прочих расходов организации.

Глава 9. Техника и формы бухгалтерского учета

1. Учетные регистры и их классификация

2. Порядок и виды записей в учетных регистрах

3. Способы исправления ошибок в учетных записях

4. Формы бухгалтерского учета и их характеристика

5. Отчетность как завершающая стадия учета. Значение отчетности

1. Учетные регистры и их классификация

Записи, производимые в бухгалтерском учете для отражения хозяйственных операций, называются учетной регистрацией. Эти записи производятся в учетных регистрах.

Учетные регистры - это таблицы, приспособленные для отражения в них хозяйственных операций, т.е. для регистрации хозяйственных операций, отсюда название "регистр". Такие таблицы предназначены для группировки сведений, содержащихся в документах, в соответствии с их экономическим содержанием, и для регистрации документов.

I признак: По внешнему виду учетные регистры подразделяются на:

- книги;

- карточки;

- свободные ведомости.

Бухгалтерские книги, как правило, выпускаются с имеющимися в них уже графами, строками, в зависимости от целевого назначения книги. Например, книга учета хозяйственных операций, кассовая книга.

Карточки представляют собой разграфленные, но не скрепленные листы. Карточки хранятся в специальных ящиках, которые называются картотеками. Разновидностями карточек являются листы, которые хранятся в специальных папках.

Достоинствами карточек являются:

- возможность широкого разделения учетного труда;

- возможность перегруппировки по различным признакам;

- возможность использования машин для учетных записей.

Основным недостатком карточек является возможность их утери. Все открываемые карточки регистрируются в специальных реестрах, где каждой карточке присваивается номер. По аналитическому учету реестры открываются на каждый синтетический счет, по которому ведутся карточки.

II признак: По видам записей в них учетные регистры подразделяются на:

- регистры хронологического учета, в которых записи ведутся в календарной последовательности (журнал хозяйственных операций);

- регистры систематического учета (систематические), в которых записи производятся по принципу экономической однородности (Главная книга).

III признак: По признаку экономической однородности учетные регистры подразделяются на:

- комбинированные (журнал-ордер, журнал-главная);

- экономически однородные (мемориальный ордер).

IV признак: По объему содержания регистры делятся на:

- регистры синтетического учета, в которых ведется обобщенный учет (журнал-ордер № 10);

- регистры аналитического учета, в которых ведется детальный учет (карточка количественно-суммового учета или инвентарная карточка учета основных средств).

Существуют различные формы графления карточек в зависимости от особенностей хозяйственных операций. Однако, существуют типовые формы карточек, которые применяются на всех предприятиях. Наиболее распространенными типовыми формами являются:

1. Карточки количественного учета, в которых ведется учет материальных ценностей только в натуральных измерителях, без денежной оценки;

2. Карточки количественно-суммового учета, в которых используется и натурный и денежный измеритель;

3. Контокоррентные карточки, в которых ведется учет только в денежном измерении (используются для ведения аналитического учета по тем счетам, в которые требуются только денежные показатели (например, по счету «Расчеты с подотчетными лицами», «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»);

4. Многографные карточки применяются для ведения аналитического учета по таким счетам, в которых требуется особая детализация оборотов по отдельным составным частям. К таким счетам относятся счета… ($ 4 учебника Сумцова) удобна там, где требуется раскрыть состав затрат или состав доходов.

2. Порядок и виды записей в учетных регистрах

В учетные регистры записи производятся различными способами.

1) В зависимости от техники записи они могут быть:

- записи, производимые вручную;

- записи, производимые машинным способом.

2) В зависимости от количества оттисков:

- Простые, когда требуется один оттиск

- Копировальные, когда требуется несколько оттисков

3) В зависимости от формы построения таблицы и содержания хозяйственных операций в ней:

- шахматные (совмещенные) записи;

- линейно-позиционные записи;

- комбинированные.

а) Шахматная (совмещенная) запись – эта запись производится в таблице, построенной в шахматном порядке. При этом по горизонтали (строке) записываются кредитовые обороты, а по вертикали (графе) записываются; дебетовые обороты. Образованные в результате такого построения таблицы клетки соответствуют кредиту одного счета и дебету другого. Это дает возможность совместить по дебету и кредиту одну сумму.

Пример:

1. Безвозмездно поступили основные средства – 100 000;

2. Безвозмездно переданы основные средства – 300 000;

3. Приняты к оплате счета поставщиков за материалы – 50 000;

4. Оплачены счета поставщиков с расчетного счета – 40 000.

Шахматная ведомость за январь 200__г.

В такую таблицу могут быть записаны обороты за месяц по всем счетам. Если в нее добавить сальдо начальное и конечное, то она образует шахматный оборотный баланс. Шахматная или совмещенная запись применяется и в тех случаях, когда участвуют не все счета, особенно при журнально-ордерной форме учета.

б) Линейно-позиционная запись применяется в тех случаях, когда необходимо отразить все операции, относящиеся к определенной учетной позиции на одной и той же строке учетного регистра. Такая запись может сочетаться с элементами шахматной записи. Например, регистр по учету расчетов с поставщиками.

Ведомость по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками за ________ мес. 20___ г.

С дебета сч.60

С кредита сч. 60 в дебет: в кредит счетов

Линейно-позиционная запись характеризуется тем, что все сведения, относящиеся к одной определенной операции, записываются на одной и той же строке учетного регистра, на которой был записан первый относящийся к ней документ, независимо от времени совершения связанных с ней последующих операций. Например, в ведомости учета приобретенных материалов и расчетов с поставщиками в начале на отдельной строке регистрируется счет поставщика, а затем по этой же строке учитываются сведения о поступлении материалов, перечислении денег и т.д.

3. Способы исправления ошибок в учетных записях

В процессе составления и обработки бухгалтерских документов и записи хозяйственных операций в учетные регистры могут быть допущены ошибки (описки, неточности в расчетах, в подсчете итогов, в разноске и т.д.).

Выявление ошибок производится при помощи оборотных ведомостей, пунктировки (сверка каждой записи с ее источником и отметка проверенных записей специальным значком «Ö» и выборки.

В теории бухгалтерского учета выделяются следующие способы исправления ошибок в учетных записях:

- корректурный (корректура-зачеркивание);

- сторно;

- дополнительной записи.

1) Корректурный способ: используется в тех случаях, когда ошибки допущены как в цифровых показателях, так и в тексте, когда не требуется составления новой или изменения старой бухгалтерской проводки. Неправильная запись зачеркивается одной чертой, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, правильная запись пишется наверху и делается оговорка "Исправленному верить", пишется дата исправления и подпись лица, сделавшего это исправление.

2) способ сторно применяется в тех случаях, когда ошибка допущена в бухгалтерской проводке. На практике применяется способ красного сторно, который заключается в том, что при исправлении ошибок используются отрицательные числа. Исправление при этом способе производится следующим образом: составляется исправительная проводка, в которой повторяются корреспондирующие счета и сумма неправильной записи. Причем эта сумма записывается красным цветом, либо записывается обычным цветом, но обведена в овал. Эта запись означает, что при подсчете итогов данные сумма должна быть вычтена. Затем составляется правильная проводка и сумма по ней.

1) Д 20 К 10/Основные материалы 1 000

2) Д 20 К 10/Основные материалы 1 000

3) Д 20 К 10/Топливо 1 000

Счет "Основное Счет 10«Основные

Д производство" К Д материалы» К Д Счет 10/«Топливо»К

Поиск по сайту: