Процедура издания распорядительных документов

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решения состоит из следующих блоков (стадий):

А – инициирование решения

Б – информационный блок

В – подготовка проекта документа

Г – согласование документа

Д – внесение проекта документа на рассмотрения руководства

Е – подписание и выпуск документа

Ж – доведение документа до исполнителей

Схематично процедура подготовки документа выглядит следующим образом:

Рисунок 9. «Процедура подготовки документа»

Стадия 1(А) – инициирование решения – обоснование необходимости издания распорядительного документа.

Обоснование необходимости издания распорядительного документа может быть изложено в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме и т.д. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

Стадия 2 (Б) – сбор и анализ информации по вопросу – включает работу по осуществлению сбора и представления информации для принятия объективного и обоснованного по содержанию проекта документа.

Для этого в организации должны быть определены минимально необходимые источники информации. Такими источниками могут быть две группы документов – документы, содержащие сведения о состоянии решаемого вопроса, в том числе документы вышестоящих и нижестоящих организаций, документы, изданные ранее по данному вопросу – (Б1), а также документы юридического характера – законодательные и нормативные документы, необходимые исполнителям для того, чтобы проект решения был точным с правовой точки зрения – (юридическая база – Б2).

Стадия 3 (В) – подготовка проекта документа – заключается в оформлении выработанного решения в виде проекта распорядительного документа.

Оформление проекта осуществляется по тем же правилам, которые предусмотрены для оформления документа, но не бланке, а на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.

Стадия 4 (Г) – согласование проекта – включает в себя редактирование документа по результатам его визирования руководящими работниками и специалистами данной организации и внешнего согласования с другими организациями, если проект решения затрагивает их интересы или требуется экспертиза проекта документа.

Внутреннее согласование (визирование) проводится с руководителями заинтересованных подразделений организации, специалистами, если распорядительный документ касается их деятельности; с бухгалтерией, если речь идет о финансовых вопросах; с юридической службой – на предмет соответствия проекта документа действующему законодательству; с заместителями руководителя организации и др.

Стадия 5 (Д) – внесение проекта документа на рассмотрение руководству – предполагает внесение замечаний в проект по результатам согласования, окончательного оформления согласованного проекта документа на бланке организации и представление его руководству на подписание. Эта стадия имеет особое значение, если проект документа готовится по поручению вышестоящей организации. В этом случае проект документа оформляется не на бланке организации, а на стандартном листе бумаги и направляется в вышестоящую организацию с сопроводительным письмом и пояснительной запиской.

Стадия 6 (Е) – принятие решения (подписание) – подпись руководителя превращает проект в полноценный, имеющий юридическое значение документ.

Приказы по административно-хозяйственным вопросам подписывают заместители руководителя, курирующие эти вопросы, что должно быть обязательно оговорено в соответствующих документах (положении, приказе).

Внесение дополнений и изменений в приказы после подписания не допускается без разрешения лица, подписавшего его.

Стадия 7 (Ж) – доведение документа до исполнителей.

В день подписания документа должна производиться его регистрация.

Список адресатов, которым рассылается документ, пишут на обороте его последнего листа. Например:

– в дело...

– Министерство образования РФ

При большом тираже список адресатов прилагается к документу в виде самостоятельного документа.

Снятие копий с распорядительных документов в соответствии со списком на рассылку и оформление выписок производится службой ДОУ или секретарем-референтом, где они формируются. Дополнительные копии снимаются только с разрешения руководства. При этом делается соответствующая отметка в списке на рассылку.

Выписки из распорядительных документов содержат все реквизиты до распорядительной части, а из распорядительной части берется только та информация, которая необходима в конкретном случае. Выписка заверяется проставлением отметки о заверении копии. Подлинники для пользования не выдаются.

В условиях коллегиальности процедура издания распорядительных документов включает следующие стадии:

1) Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа;

2) Внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа;

3) Обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа;

4) Принятие решения по рассмотренным материалам;

5) Оформление протокола заседания;

6) Издание распорядительного документа;

7) Доведение решения коллегиального органа до исполнителей.

На первой стадии проводится сбор информации по рассматриваемому вопросу, ее анализ и оформление в виде аналитической справки. Эту работу проводит, специалист соответствующего структурного подразделения по заданию руководителя. Справка, которую готовит специалист, должна содержать исчерпывающую и всестороннюю информацию о состоянии дел по рассматриваемому вопросу и содержать конкретные предложения. Она должна быть согласована со всеми заинтересованными в готовящемся решении специалистами подразделений и подписана руководителем подразделения, представляющим вопрос на рассмотрение коллегиального органа.

Наряду со справкой специалист готовит практические решения коллегиального органа. Таким образом, данная стадия завершается подготовкой справки по вопросу и проекта решения.

На второй стадии подготовленные материалы (справка и проект) передаются секретарю коллегиального органа. Здесь важно соблюдение сроков, установленные для передачи материалов, которые обычно составляются 10 – 15 дней до заседания. Это время необходимо для размножения представленных материалов и их рассылки или передачи членам коллегиального органа для ознакомления и предварительного изучения. Передачу материалов секретарю коллегиального органа осуществляет руководитель структурного подразделения подготовившего их.

Третья стадия – обсуждение материалов на заседании – включает два этапа:

вспомогательный, заключающийся в подготовке обсуждения;

основной – непосредственно обсуждение вопросов на заседании

На первом этапе проводятся ознакомление председателя коллегиального органа с представленными материалами и организация мероприятия по подготовке заседания – членам коллегиального органа рассылаются приглашения, повестка дня, материалы к заседанию.

На самом заседании обсуждаются представленные материалы, высказываются мнения по проекту решения. В результате дискуссии могут быть сделаны поправки к проекту, которые признаются принятыми, если за них проголосует большинство членов коллегиального органа.

Четвертая стадия – отражает специфику деятельности коллегиального органа: это фиксация хода заседания в протоколе. Во время заседания ведутся черновые рукописные записи хода заседания.

Пятая стадия (оформление протокола заседания) – см. в разделе «Информационно-справочные документы».

Шестая стадия – издание распорядительного документа по решению коллегиального органа. Решения коллегиальных органов оформляются постановлениями и решениями. Постановления издаются высшими органами государственной власти и управления, представительными и коллегиальными исполнительными органами власти субъектов РФ. Коллегиальные органы организации, учреждения издают решения (Решение Совета директоров).

Решения информационного характера, как правило, не оформляются в виде распорядительного документа и фиксируются только в протоколе. В практике учреждения такие решения называются «протокольными», доведение их до исполнителей осуществляется выпиской из протокола.

Седьмая стадия – доведение решения коллегиального органа до исполнителей.

Поиск по сайту: