Подготовка документов на компьютере

Подготовка документа обычно ведется на компьютере, кото­рый сегодня повсеместно вытеснил пишущую машинку и стал основным средством составления и редактирования документов. Это позволило выявлять и изучать значительно больший объем информации при подготовке текста документа, при этом значи­тельно сократив трудозатраты по сбору необходимых данных, полностью исключить многократную перепечатку документов в процессе составления и согласования, поднять культуру внеш­него оформления документа.

В подготовке каждого документа можно выделить три части: составление текста документа, его согласование и окончательное оформление. Компьютер внес значительные изменения в работу с документом.

Первый этап подготовки документа — изучение законода­тельной базы, предшествующих нормативно-методических доку­ментов, определяющих порядок решения вопроса такого типа. Этот этап подготовки документов часто упускался ввиду его слож­ности, труднодоступности законодательной базы и необходимости проведения трудоемких работ по поиску законодательных материа­лов. В настоящее время наличие многочисленных юридических и правовых банков данных, содержащих всевозможные законода­тельные и нормативно-методические документы, позволяет значи­тельно повысить качество подготовки документов.

Недорогие банки данных могут представлять собой темати­ческую подборку документов на компакт-диске. Системы типа «Гарант», «Консультант Плюс» и подобные предусматривают периодическое (еженедельное, ежедневное) пополнение новы­ми нормативными документами либо доступ к самой свежей информации через Internet. Это может быть законодательство России, законодательство регионов (Москва, С.-Петербург и т.п.), тематические подборки — таможенное законодательство, банковское законодательство, жилищное законодательство, на­логообложение и бухгалтерский учет и т.д. Такие системы по­зволяют быстро подобрать документы (законы, указы, поста­новления, инструкции) по заданной тематике, просматривать взаимосвязанные нормативные акты (документы, на которые ссылается данный нормативный акт или которые ссылаются на данный нормативный документ), при необходимости — распе­чатать подобранные материалы.

Второй этап подготовки к составлению документа - изу­чение предшествующих документов по данному вопросу, доку­ментов и решений по аналогичным вопросам. Полнота подбор­ки документов во многом определяет правильность, непротиво­речивость и полноту готовящегося документа. Еще недавно, при традиционных системах регистрации документов в учреждениях, поиск необходимых документов был крайне труден. Тематиче­ская подборка документов была ограничена наличием предмет­но-тематических картотек и при значительных трудозатратах не отличалась достаточной полнотой. Только компьютеризованная система регистрации с установлением связей между документа­ми и автоматизированным поиском позволяет найти практиче­ски все необходимые документы по заданному вопросу, а при полнотекстовой системе хранения документов — сразу вывести на экран всю необходимую информацию.

Третий этап подготовки документа — сбор данных по конкретной ситуации. Здесь могут использоваться как приобре­тенные базы данных (например, реестр предприятий и органи­заций, справочники предприятий, производящих ту или иную продукцию, каталоги торговых фирм), так и базы данных, соз­данные в организации, учреждении, фирме.

Один из наиболее распространенных методов сбора информа­ции — поиск в Internet, например, просмотр информации о техниче­ских характеристиках изделий на страницах производителей, срав­нение цен на товары и услуги различных поставщиков, получение справочной информации об адресах, телефонах, расписаниях и т.п.

Только после проведения этой подготовительной работы мож­но качественно составить собственный документ.

Так как любая организация (фирма) постоянно выполняет одни и те же функции, закрепленные в ее уставе, большинство ситуаций, по поводу которых создаются документы, повторяют­ся, т.е. являются типовыми. Формы и тексты таких документов можно заранее тщательно разработать, ввести в память компью­тера в виде трафаретных текстов и шаблонов и использовать при документировании подобных ситуаций.

Некоторые документы являются общими для всех организа­ций. Их формы разрабатываются и утверждаются соответствую­щими ведомствами. Например, бухгалтерские документы вклю­чены в альбомы унифицированных форм, первичные статисти­ческие документы утверждены Госкомстатом и т.п.

Формы, разрабатываемые на основе нормативных докумен­тов изменяются в соответствии с изменениями в законодатель­стве или в отраслевых нормативах. Каждый отдел, выполняю­щий соответствующую функцию, должен иметь в памяти ком­пьютера наборы обязательных форм документов.

Если утвержденных форм нет, а ситуация, по поводу кото­рой создается документ, является повторяющейся, рекомендует­ся самим разработать трафаретный текст такого документа.

Программы типа MS Word предусматривают создание до­кументов на основе типовых форм — «шаблонов», содержащих как заранее заданные элементы оформления, так и трафарет­ные тексты.

Шаблон может быть чистым листом бумаги, содержащим некоторый набор параметров оформления документа (размер бумаги, поля, шрифты и т.п.), задаваемый по умолчанию, а так­же может содержать стандартный текст, графику, особое оформ­ление и вообще все то, что часто встречается в документах. На­бор шаблонов позволяет значительно сократить время на подго­товку документов, улучшить их оформление, добиться унифика­ции, а значит и облегчить восприятие документов. Но их надо сначала создать и заложить в компьютер.

При создании шаблона необходимо правильно разместить реквизиты каждого вида документов.

В зависимости от назначения документа трафаретные тексты создаются как на чистом листе бумаги (для внутренней документа­ции), так и на базе уже спроектированных бланков организации.

Как правило, типовой текст уже имеет заранее заданное оформление (форматирование). Шаблон может также иметь и другие заранее настроенные параметры оформления документа, расположения реквизитов.

Например:

Подтверждаем получение Вашего заказа от [место для даты] на [место для наименования товара]. К сожалению, заказанное Вами изделие временно отсутствует на складе компании. Его поступление ожи­дается в течение [место для срока поступления товара]. Мы свяжемся с Вами немедленно после поступления товара на наш склад.

Спасибо, что пользуетесь услугами нашей компании.

С уважением Старший менеджер И. П. Сидоров

или

Напоминаем Вам, что с 00.00.0000 вступает в силу договор от 00.00.0000 № 000000-00 «О поставках...». В связи с этим просим проследить за своевременным переводом денег на наш счет и вы­слать копию платежного поручения по факсу (095) 123 45 67.

С уважением

Вице-президент С. И. Иванов

Помимо полностью составленных текстов конкретных доку­ментов широко распространено в последние десятилетия при­менение стандартных фраз и выражений, используемых в пере­писке, при составлении актов, справок и других информацион­но-справочных документов. Особенно часто они применяются в начальной части документов.

Например:

Уважаемый господин (госпожа),

Многоуважаемые господа,

Благодарим Вас за письмо от...,

Ваше письмо от... получено, нами изучены Ваши предложения о...,

В ответ на Ваше письмо от... напоминаем, что...,

В подтверждение нашего факса сообщаем,

В дополнение к нашему письму от...,

Приносим извинения за задержку с ответом на... и т.д.

Присутствуют устойчивые обороты и в конечной части до­кументов — так называемые «комплименты»:

С уважением,

С искренним уважением,

С глубоким уважением, Искренне Ваш и т.д.

Выявляются и вводятся в память машины также часто встре­чаемые в данной области деятельности постоянно употребляе­мые наименования организаций (фирм), товаров, видов услуг. Это не только ускоряет создание документа, но и позволяет из­бежать ошибок.

Шаблоны могут содержать текстовые поля, которые подска­зывают составителю документа, куда и в какой последователь­ности надо вводить конкретную информацию данного документ та. Такие поля могут выполняться скрытым текстом, который не выводится на печать, но виден на экране в режиме просмотра скрытых символов. Особенно удобно это для документов, кото­рые почти полностью формализованы с точки зрения порядка и состава данных, но индивидуальны по содержанию.

В кадровой службе должны быть шаблоны приказов по лич­ному составу, например, при составлении приказов по коман­дировкам, об изменении фамилии и т.д. Эти шаблоны выпол­няются на основе бланка приказа организации.

Использование заранее разработанных типовых текстов и шаблонов значительно ускоряет процесс составления докумен­тов и уменьшает количество возможных ошибок.

Создание шаблонов рационально построить в следующей последовательности. Сначала создается шаблон, содержащий наиболее общие параметры: формат бумаги, поля, нумерация страниц и т.п. На его основе строятся бланки документов (об­щий, для письма, отдельных видов документов). А на их основе в свою очередь строятся шаблоны конкретных документов. Та­ким образом, все элементы оформления и все содержание доку­мента будет повторяться во всех документах, создаваемых на основе более общих шаблонов.

Особенно облегчает компьютер составление таблиц.

Таблица является лучшей формой для наглядности и удобства сопоставления информации. Согласно Большому энциклопедиче­скому словарю, таблица (от лат. tabula — доска, список) — пере­чень сведений, числовых данных, приведенных в определенную систему и разнесенных по графам; сводка, ведомость*. Таблицы с информацией текстового характера составляются непосредствен­но в текстовом редакторе MS Word. Если же таблицы содержат переменные цифровые величины и требуется пересчет цифровых данных, то используется программа «электронные таблицы» MS Excel или база данных MS Access. Данные из этих приложений импортируются в MS Word с сохранением связей с соответст­вующей исходной программой, что дает возможность обновлять и редактировать вставленные в документ данные.

* Большой энциклопедический словарь в 2 т. - Сов. энциклопедия, 1991, т.2, с.439.

Оформление таблиц регламентирует ГОСТ Р-1.5-92 *, кото­рый называет обязательные элементы таблицы и порядок их графического расположения (табл. 5.1).

* ГОСТ Р-1.5-92. Государственная система стандартизации Российской Федера­ции. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов. П. 4.5.4 Таблицы. — М., Госстандарт России, 1994, с. 71—82.

Таблица 5.1

Тематический заголовок (необязателен)

Необходимо обратить внимание, что в стандарте теперь ре­комендуется закрытие боковых частей таблицы (вся таблица как бы в рамке): «Таблицы слева, справа и снизу, как правило, ог­раничивают линиями»*.

* Там же.

В соответствии с п. 4.5.2 ГОСТ таблицы в тексте (за исклю­чением таблиц приложений) нумеруются арабскими цифрами сквозной нумерацией.

Таблица каждого приложения обозначается отдельной нуме­рацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обо­значения приложения.

Таблица может иметь заголовок (название), который кратко, но точно отражает ее содержание. Он пишется над таблицей по­средине с прописной буквы. После заголовка точка не ставится. Головка таблицы отделяется линией от остальной части табли­цы. Помещается таблица сразу под текстом, где она впервые упоминается или на следующей странице. Можно дать таблицу и в приложениях к основному документу.

Если строки или графы таблицы не помещаются на формате страницы или она переносится на другую страницу, то ее можно разделить на части, которые помещаются одна под другой. Над каждой последующей частью пишут «Продолжение таблицы...» или «Окончание таблицы...», повторяют ее головку и боковик. Для размещения таблицы может быть задана альбомная ориен­тация страницы, на которой эта таблица находится. Для этого надо выделить таблицу и задать ориентацию Альбомная в меню Параметры страницы, закладка Размер бумаги. При этом выде­ленная часть документа будет считаться отдельным разделом и в начале и конце выделения помещен маркер разрыва раздела. Чтобы избежать накладок в расположении всего документа, рекомендуется оформление таблицы проводить после создания всего документа. Следует обратить внимание на корректную ну­мерацию страниц и расположение колонтитулов.

Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а подзаголовки граф — со строчной буквы, если они со­ставляют одно предложение с заголовком, или с прописной, — если они имеют самостоятельное значение. Заголовки и подза­головки граф указывают в единственном числе, в конце заго­ловков и подзаголовков таблиц точки не ставятся.

При размещении таблицы на нескольких страницах вверху таблицы повторяются заголовки граф или, если графы пронуме­рованы, — номера граф. В этом случае головка таблицы копиру­ется в колонтитул и автоматически повторяется на всех страни­цах раздела. Чтобы головка таблицы не выводилась на первой странице документа, в Параметрах страницы должна быть уста­новлена опция «Различать колонтитулы Первой страницы». Ес­ли таблица занимает несколько страниц в середине многостра­ничного документа, то для того, чтобы колонтитул с головкой таблицы располагался только на страницах с данной таблицей, таблица должна располагаться в отдельном разделе документа. Для этого перед таблицей и после нее вставляется разрыв разде­ла на текущей странице (команда Разрыв в меню Вставка). Та­ким образом головка таблицы будет располагаться только на тех страницах, где это необходимо.

MS Word 97 имеет развитые средства работы с таблицами. В частности, в меню Таблица имеется специальная команда Заго­ловки. Если выделить заголовок таблицы и выбрать в меню эту команду, то заголовок автоматически повторяется на второй и последующих страницах.

Таблица 5.2

Таблица 5.3

ГОСТ не допускает включать в таблицу самостоятельную графу «Номер по порядку». Если есть необходимость пронуме­ровать показатели, то их порядковый номер ставится в боковике таблицы непосредственно перед наименованием (табл. 5.4).

Таблица 5.4

Перед числовыми значениями величин и обозначениями ти­пов, марок, видов продукции порядковые номера не проставляют.

Нумерация в таблице осуществляется автоматически уста­новкой функции «Нумерованный список» (Команда Список ме­ню Формат) для выделенного столбца (ячеек) таблицы или на­жатием кнопки на панели инструментов Форматирование. При этом открывается дополнительное окно Нумерация в таблице. Чтобы каждая строка таблицы была пронумерована только один раз, необходимо отметить опцию Только один номер в ячейке. В противном случае в ячейках, содержащих несколько абзацев, все абзацы будут пронумерованы.

ГОСТ подробно описывает порядок обозначения физических величин и их числового значения, поэтому их следует ввести в память компьютера, чтобы иметь под рукой каждому оформ­ляющему такие таблицы.

Числовые значения показателя должны проставляться на уровне последней строки наименования показателя. Для этого при работе в Word 97 для числовых данных в таблице устанавли­вается выравнивание по нижнему краю с помощью кнопок ли­нейки инструментов «Таблицы и границы». Еще больше возмож­ностей по оформлению таблиц имеет MS Word 2000.

При отсутствии данных в таблице ставится прочерк (знак тире).

Таблица 5.5

Значение показателя, приведенное в виде текста, записыва­ется на уровне первой строки наименования показателя. Правила заполнения показателей представлены в табл. 5.6.

Таблица 5.6

Если в пределах одной графы текст, состоящий из одного слова, повторяется, а в таблице нет горизонтальных линий, это слово заменяется кавычками (табл. 5.7).

Таблица 5.7

Повторяющиеся цифры, математические записи, обозначе­ния марок материалов заменять кавычками не разрешается.

Если повторяющийся текст состоит из двух и более слов, при первом повторении пишут слова «То же», далее ставят ка­вычки. Так же поступают при повторении части фразы, добав­ляя дополнительные индивидуальные сведения (табл. 5.8).

Если в таблице строки разделены горизонтальными линия­ми, текст повторяется полностью (табл. 5.9).

Таблица 5.8

Таблица 5.9

Облегчает восприятие таблицы ее цветовое оформление (табл. 5.10).

Таблица 5.10

Часто таблицы с цифровыми показателями создаются в программе типа «электронные таблицы», наиболее распростра­ненным примером которой является MS Excel. Создание таблицы в такой программе позволяет оперативно пересчитывать данные при изменении какого-либо показателя или при добав­лении в таблицу новых строк или ячеек. Созданную в MS Excel таблицу можно импортировать (вставить) в создаваемый доку­мент Word, сохранив возможность обновления данных в доку­менте в случае их изменения в исходной таблице.

Для лучшего сопоставления текстовой информации ее можно расположить в несколько колонок. Фиксированное расположение на странице частей текста одна относительно другой достигается с помощью таблицы с невидимыми ячейками. При необходимо­сти такую таблицу можно преобразовать в обычный текст.

В программе MS Word 2000 появилась возможность начинать печатать текст с произвольного места на листе, просто сделав двойной щелчок в требуемом месте. Однако следует учитывать, что эта возможность достигается автоматическим добавлением необходимого числа знаков абзаца и табуляции.

Значительно улучшает восприятие информации, прежде всего представленной в числовом выражении, ее графическое оформление — в виде графиков и диаграмм, которые обычно используются при подготовке отчетов, докладов, в материалах для заседаний коллегиальных органов. Поскольку таблицы дос­таточно сложны для восприятия в ходе публичных выступле­ний, то в документах, которые планируется проецировать на экран в ходе доклада, выступления (презентации) используют­ся цветные диаграммы.

Порядок представления графического материала в докумен­тах также определен ГОСТ Р 1.5-92.

Диаграмма (от греч. diagramma - изображение, рисунок, чер­теж) — графическое изображение, наглядно показывающее со­отношение каких-либо величин*. Распространенным вариантом диаграммы является гистограмма (от греч. histos - столб и...грамма) — столбиковая диаграмма, один из видов графиче­ского изображения статистических распределений какой-либо величины по количественному признаку. Гистограмма представ­ляет собой совокупность смежных прямоугольников, построен­ных на одной прямой, площадь каждого из них пропорциональ­на частоте нахождения данной величины в интервале, на кото­ром построен данный прямоугольник**.

* Большой энциклопедический словарь, с.387

** Там же.с.308.

Диаграмму легко построить на основе имеющихся таблиц с цифровыми показателями.

Рис. 5.1 Столбиковая диаграмма

Как уже сказано выше, таблица может быть создана непо­средственно в MS Word, но если требуется расчет значений таб­лицы и пересчет данных при изменении того или иного показа­теля, используется MS Excel. Диаграмма на основе такой табли­цы также может быть построена в Excel и вставлена в документ Word. Диаграмма может быть вставлена как независимое графи­ческое изображение либо с сохранением связей с исходной таб­лицей в Excel. На рис. 5.1 приведена диаграмма, подготовленная на основе данных, представленных в табл. 5.10 в MS Excel и вставленная в документ как объект MS Excel. По своему усмот­рению можно выбрать любой подходящий вид диаграммы из нескольких десятков вариантов.

Если при вставке диаграммы была выбрана опция Связать, то при изменениях в исходной таблице Excel соответственно автоматически может быть изменена и диаграмма.

Если на компьютере не используется MS Excel, то диаграмму можно построить с помощью специального модуля MS Word - Microsoft Graph.

На рис. 5.2 показана точечная диаграмма, построенная в MS Graph 2000 на основе той же таблицы. Если бы была выбрана плоская гистограмма, внешний вид диаграммы не отличался бы от представленной на рис. 5.1.

Рис. 5.2. Точечная диаграмма

Для представления процентного соотношения удобно ис­пользовать круговую диаграмму (рис. 5.3).

Рис. 5.3. Круговая диаграмма

Размеры диаграммы изменяются, как и размеры любого гра­фического изображения.

Документ также может быть оформлен с помощью различ­ных графических элементов: поясняющих надписей, рисунков и т.п. Например, к диаграмме на рис. 5.2 добавлена надпись

«Обратите внимание».

Диаграммы, таблицы, рисунки и другие элементы могут ав­томатически нумероваться (команда Название меню Вставка). Это позволяет осуществлять автоматическое изменение нумера­ции при добавлении нового элемента и вставлять в текст доку­мента ссылки на соответствующие таблицы, диаграммы и другие элементы с автоматическим обновлением как номера элемента, так и номера страницы, на которой он находится.

Текстовые редакторы предоставляют значительно больше возможностей для оформления текста, чем пишущая машинка. Использование подзаголовков, абзацных отступов, увеличенных пробелов между строками текста, выделение жирным шрифтом, курсивом, жирным курсивом, обычным и двойным подчеркива­нием, изменением размера и типа шрифта позволяют улучшить восприятие содержания. Однако применение в одном документе большого количества шрифтов различных гарнитур не рекомен­дуется, так как затрудняет восприятие содержания. Не следует использовать более 2—3 шрифтов одновременно.

Для того чтобы документы, передаваемые с компьютера на компьютер, везде выглядели одинаково, на всех компьютерах организации должны быть установлены одинаковые русские шрифты. Лучше всего при подготовке документов использовать только входящие в комплект русской версии Windows шрифты Times New Roman, Arial, Courier New, которые имеются во всех версиях Windows - 95. 98, 98SE, NT4, 2000. Эти шрифты в раз­личных сочетаниях с использованием жирного начертания, кур­сива, жирного курсива, различного размера шрифта и подчерки­вания могут обеспечить достаточно разнообразное оформление документов. При необходимости на компьютеры организации можно установить дополнительно один-два русских шрифта.

Для выделения важных моментов в тексте можно исполь­зовать цветовое оформление. Однако следует иметь в виду, что при распечатке текста на черно-белом принтере некото­рые цвета дают слишком темный фон и делают выделенный текст трудночитаемым.

Другой способ выделения текста — использование рамок. Чтобы в Word 95 рамка не смещалась относительно осталь­ного текста, следует установить ее расположение относительно абзаца и привязку.

Рамки особенно удобны для пояснений в организационных документах, таких, как инструкции и правила. Ими могут быть помечены, наряду со шрифтовым оформлением, те пункты, вы­полнение которых строго обязательно в первую очередь.

Программа MS Word осуществляет проверку орфографии в фоновом режиме одновременно с созданием документа и под­черкивает красной волнистой линией незнакомые слова, воз­можно содержащие ошибку, а в контекстном меню предлага­ются варианты замены неправильно набранного слова. Тем не менее рекомендуется по завершении создания документа за­пустить проверку грамматики с одновременной проверкой ор­фографии. Грамматическая проверка выявит неправильно рас­ставленные знаки препинания, несогласованность слов и другие ошибки.

При подготовке текста дополнительную помощь оказывают словари — синонимов, антонимов, толковые, а при подготовке текстов на иностранных языках — англо-русские, русско-английские или соответственно немецкие, французские и дру­гие, позволяющие моментально просмотреть соответствующую статью словаря к выбранному слову.

В стандартную поставку русифицированной версии MS Word входит проверка правописания на русском и англий­ском языках (в Word 2000 - еще и на украинском). Если в организации часто готовятся тексты на других языках, для проверки правописания для каждого дополнительного языка необходимо установить дополнительное средство - MS Proofing Tools, либо, если поддержка значительного количества языков нужна на пяти и более компьютерах, приобрести MS Office в версии Multilanguage Pack*.

* MS Office Multilanguage Pack в сочетании с Windows 2000 особенно удобен для совместных предприятий и международных корпораций, так как позволяет каж­дому работающему на компьютере сотруднику не только набирать тексты на нужном ему языке, но и переключать всю языковую оболочку (интерфейс), включая команды меню, справку и т.п. на родной для себя язык.

Таким образом, компьютер позволяет быстро и грамотно создать самый сложный документ, красиво его оформить.

Контрольные вопросы

1. Укажите этапы подготовки документа.

2. Какие общие требования предъявляются к тексту документа?

3. Как оформляется в тексте ссылка на другой документ?

4. Из каких смысловых частей состоит текст документа и как они располагаются в тексте?

5. В чем особенности оформления текстов бухгалтерских документов?

6. В чем преимущества составления и оформления документов на компьютере?

7. Какие программы могут использоваться при подготовке докумен­тов на компьютере?

8. Какая постоянная информация должна быть заложена в компью­тер для составления документов?

9. Каковы особенности составления таблиц на компьютере?

10. Какие преимущества дает компьютер в оформлении текста?

Поиск по сайту: