Критерії класифікації документів

1. Документ (лат. доказ) — це засіб закріплення всіляки­ми способами на спеціальному матеріалі інформації про фак­ти, події, явища об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини. Документ має правове й господарське значення, зок­рема може служити письмовим доказом, а також є джере­лом різноманітних відомостей довідкового характеру.

Сукупність взаємопов'язаних документів, які застосову­ються у певній сфері діяльності, становить систему докумен­тації. Нині діють уніфіковані системи. Однією з найпоши­реніших є організаційно-розпорядча документація (ОРД), ви­користовувана в оформленні управлінських рішень. Загаль­на властивість усіх документів полягає в тому, що вони є но­сіями інформації. Повноту інформації характеризує її обсяг, який має бути достатнім для прийняття рішення. Досто­вірність інформації визначається рівнем відповідності її змісту об'єктивному стану справ. Інформація має бути опе­ративною, щоб за час її передачі й обробки стан справ не змінився. Документ є носієм інформації. Документування інформації здійснюється згідно з відповідними законами і постановами органів державної влади, котрими визначаєть­ся організація діловодства і стандартизація документів.

В управлінській діяльності використовуються головним чином текстові документи, інформацію в яких зафіксовано будь-яким письмовим способом — рукописним, машинопис­ним, друкарським. Такі документи, оформлені за певними правилами, часто називають управлінськими, а сукупність їх — управлінською документацією.

Класифікація документів

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інфор­мації до предмета чи до напрямку діяльності.

Види документів визначаються за кількома ознаками.

За змістомінформації: документи з адміністративних питань, бухгалтерського обліку, підготовки й розстановки кадрів, фінансово-кредитних операцій та ін.

За походженнямдокументи поділяються на службові (офіційні) й особисті. Службові документи виходять від органі­зацій, підприємств, установ та службових осіб, які їх пред­ставляють, а особисті — від окремих громадян.

За стадіями створеннярозрізняють документи чорнові, оригінальні й копії.

Рукописний або машинописний документ, що відображає роботу автора над текстом, є чорновим. Документ є оригіна­лом, якщо відомості про автора, про час та місце його ство­рення відповідають дійсності. Оригінал офіційного докумен­та — перший і єдиний його примірник. Він може бути роз­множений копіями. У юридичному розумінні оригінал і копія рівнозначні. Копія є точним відтворенням оригіналу, має у верхньому правому куті позначку "Копія" і завіряється у певному порядку.

Копія документа виготовляється і видається тільки з доз­волу керівника установи або керівника відповідного струк­турного підрозділу. Установа може засвідчувати копії лише тих документів, які створюються в ній (це правило не поши­рюється на архівні установи, державні нотаріальні контори і на приватних нотаріусів).

Під час вирішення питань про прийняття громадян на роботу, на навчання, засвідчення їхніх трудових, житлових та інших прав, а також під час формування особових справ працівників установа може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

Копія документа виготовляється рукописним, машинопис­ним способами або засобами оперативної поліграфії. Під час виготовлення копії рукописним і машинописним способа­ми текст документа відтворюється повністю, включно з еле­ментами бланка, і засвідчується підписом посадової особи, котра підтверджує відповідність копії оригіналу.

Розрізняють три різновиди копій: відпуск, витяг і дублікат.

Відпуск — це повна копія відправленого куди-небудь оригіналу, яка залишається у відправника.

Витяг — копія, що відтворює частину документа.

Дублікат — другий примірник документа, виданий у зв'язку з втратою (чи з іншої причини) оригіналу. Дублікат має однакову із справжнім документом юридичну силу.

За ступенем гласностідокументи бувають звичайні, сек­ретні, для службового користування.

За строками зберіганнядокументи поділяють на дві гру­пи — постійного й тимчасового зберігання.

За призначеннямрозрізняють документи організаційні, інформаційні, розпорядчі, про особовий склад, обліково-фінансові, з господарсько-договірної, господарсько-претензійної та зовнішньоекономічної діяльності.

За юридичною силоюрозрізняють справжні і підроблені документи.

Справжніми вважаються документи, видані в установленому законом порядку з додержанням усіх пра­вил; підробленими, — реквізити або зміст яких не відповіда­ють істинним.

Справжні документи у свою чергу бувають дійсними, які мають на даний момент юридичну силу, і недійсними, як такі, що з якихось причин утратили її (наприклад, через закін­чення строку договору).

Підробленими документи можуть вважатися внаслідок матеріальної чи інтелектуальної підробки. Перша буває тоді, коли до змісту справжнього документа замість правильних вносять неправильні відомості, роблять виправлення, підчист­ки та ін. Інтелектуальна підробка виражається у складенні і видачі документа свідомо неправдивого змісту, хоч і правиль­ного з формального боку.

За способом викладуділові документи можна поділити на документи з високим рівнем стандартизації і низьким рівнем стандартизації.

У документах із низьким рівнем стандартизаціїможна заздалегідь передбачити й сформулювати окремі найзагальніші відомості, а спосіб викладу (добір слів і словосполучень, будова речень) залежить від конкретного змісту того, що викладається, від ситуації, від певних обставин ділового спілкування.

У документах із високим рівнем стандартизаціїможе бути передбачено не лише формуляр документа, а навіть слова, словосполучення й речення, за винятком цілком конкретних відомостей. Для таких у готовому бланку залишається кілька незаповнених місць.

Під стандартизацією мови ділових паперів слід розуміти насамперед встановлення правил добору слів і термінів, пра­вил побудови речень і словосполучень.

Державний стандарт на оформлення документів управління та реквізити документів

Постановою Держкомітету стандартів з 01.01.91 в дію введено ГОСТ 6.38—90. Це науково обґрунтовані правила підготовки та оформлення документів. Введення таких правил створює необхідні передумови для детальнішої уніфікації до­кументів, що у свою чергу сприятиме використанню їх в авто­матизованих системах управління.

Стандарти встановлюють найзагальніші правила складан­ня документів, а також регламентують машинописне оформ­лення їхніх окремих реквізитів.

Поиск по сайту: