АвтоАвтоматизацияАрхитектураАстрономияАудитБиологияБухгалтерияВоенное делоГенетикаГеографияГеологияГосударствоДомДругоеЖурналистика и СМИИзобретательствоИностранные языкиИнформатикаИскусствоИсторияКомпьютерыКулинарияКультураЛексикологияЛитератураЛогикаМаркетингМатематикаМашиностроениеМедицинаМенеджментМеталлы и СваркаМеханикаМузыкаНаселениеОбразованиеОхрана безопасности жизниОхрана ТрудаПедагогикаПолитикаПравоПриборостроениеПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРадиоРегилияСвязьСоциологияСпортСтандартизацияСтроительствоТехнологииТорговляТуризмФизикаФизиологияФилософияФинансыХимияХозяйствоЦеннообразованиеЧерчениеЭкологияЭконометрикаЭкономикаЭлектроникаЮриспунденкция

Виды документов и их классификация

Читайте также:
  1. IX.4. Классификация наук
  2. MxA классификация
  3. Автоматизированные системы контроля за исполнением документов
  4. Аденовирусная инфекция. Этиология, патогенез, классификация, клиника фарингоконъюнктивальной лихорадки. Диагностика, лечение.
  5. Акустические колебания, их классификация, характеристики, вредное влияние на организм человека, нормирование.
  6. Аналитические методы при принятии УР, основные аналитические процедуры, признаки классификации методов анализа, классификация по функциональному признаку.
  7. Аудит учредительных документов. Проверка формирования уставного капитала
  8. Безопасность технологического оборудования: классификация, требования безопасности и основные направления обеспечения безопасности
  9. Блага. Их сущность, классификация и особенности
  10. Бланки документов
  11. Бронхиальная астма. Этиопатогенез, классификация.
  12. Бухгалтерская обработка документов

Многофункциональность и чрезвычайное многообразие до­кументов позволяют классифицировать их по различным признакам.

По происхождению, документы подразделяют на официальные (служебные) и личные. Официальными считаются документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в определенном порядке, удостоверяющие личность человека и его права, а также документы, содержащие сведения биографического характера - паспорт, удостоверение личности, водительские права и т.д. Личные документы создаются лицами вне сферы их служебной деятельности.

По наименованию, документы классифицируют как акты, анкеты, ведомости, протоколы, инструкции, отчеты, приказы и т.д.

По содержанию различают следующие деловые документы:

 

· по административным вопросам;

· вопросам материально-технического снабжения;

· планирования;

· бухгалтерского учета;

· подготовки кадров;

· внешнеторговой деятельности и т.д.

· 4. По видам деятельности различают официальные деловые документы:

· организационно-распорядительные;

· финансово-расчетные;

· снабженческо-сбытовые.

Организационно-распорядительными документами (ОРД) называют документы, с помощью которых определяются функции и права органа управления, устанавливаются структура и штаты подразделений, контролируются подведомственные объекты, фиксируются кадровые решения и т.д.

Можно выделить следующие группы ОРД:

· организационные (уставы, учредительные договоры, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

· распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

· справочно-информационные (акты, письма, факсы, докладные записки, справки, телефонограммы);

· документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные дела, личные карточки, лицевые счета по заработной плате, трудовые книжки);

· документы предпринимательской деятельности (контракты, договоры).

Финансово-расчетная документация обеспечивает точное и своевременное выполнение финансовых, банковских и других операций, способствует рациональному использованию денеж­ных средств.

Значительное место в общем объеме делопроизводства занимает документация материально-технического снабжения и сбыта (ДМТС). Выделяют следующие группы ДМТС:



· договорные (хозяйственные договоры по снабжению и сбыту продукции);

· переписка между коммерческими службами и органами снабжения и сбыта (запросы, извещения, ответы, напоминания, коммерческие письма);

· сопроводительная по отгрузке и транспортировке (сертификаты, спецификации, накладные, коммерческие акты, доверенности на получение материальных ценностей);

· претензионные (претензионные письма, рекламации, исковые заявления, кассационные жалобы);

· рекламные (рекламные объявления, листки, брошюры, презентации).

По месту составления различают документы:

· внешние, полученные учреждением (входящие) или направленные им за его пределы (исходящие). К внешним относятся также документы, полученные извне или направленные в адреса других организаций;

· внутренние, составленные в данном учреждении и исполь­зуемые внутри его;

· входящие — документы, поступившие на предприятие от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны вызывать появление соответствующих исходящих, причем в заранее установленные сроки. Отдельную группу входящих документов составляют нормативные документы вышестоящих ор­ганов, которые поступают от государственных и муниципальных органов власти и регулируют деятельность предприятия, например, положения о налогах, об охране окружающей среды и т.п.;

· исходящие — документы, которые являются ответом организации на соответствующие входящие. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов предприятия.

По средствам фиксации на материальном носителе различают документы:

· рукописно-печатные;

· электронные;

· фото-, видео- и кинодокументы.

Рукописно-печатные документы изготавливаются на бумаге рукописным, машинописным, типографским способом или на множительных аппаратах.

Электронные документы применяют для записи информации на магнитные и оптические носители. Для их воспроизведения используют компьютер, магнитофон, видеомагнитофон. Такие документы могут содержать текст, графические объекты, звуковые фрагменты, например, речь, фотографии, видео- или кино­фрагменты.

‡агрузка...

Фото-, видео- и кинодокументы фиксируют информацию на фото-, видео- или кинопленке и позволяют запечатлеть процессы, которые невозможно или затруднительно фиксировать другим путем.

По характеру отображаемой информации известны документы:


· текстовые;

· гипертекстовые;

· графические;

· звуковые;

· мультимедиа;

· гипермедиа.


Текстовый документ содержит в основном текст с небольшим включением иллюстраций.

Гипертекстовым называется документ, включающий гиперссылки — интерактивные ссылки на другие документы, необходимые для получения дополнительной информации.

К графическим документам относятся чертежи, схемы, карты и рисунки.

Звуковые документы позволяют фиксировать живую речь — заседания коллегиальных органов, протоколы допросов и др.

Мультимедиа документы наряду с текстом и графикой включают звук и видеоизображения.

Гипермедиа документы объединяют в себе гипертекст и мультимедиа. Информация представлена в них в любой форме (текст, рисунки, звук и кино), наряду с этим они содержат гиперссылки на другие документы. В последнее время гипермедиа документы получили широкое распространение в связи с использованием компьютерных сетей.

По форме (способу создания) различают документы:

· индивидуальные;

· типовые;

· трафаретные.

Индивидуальные документы создаются в произвольной форме, например, документы личного характера.

Типовые документы представляют собой текст — образец, на основе которого строятся тексты аналогичного содержания с сохранением основных конструкций и формулировок, например, типовые номенклатуры дел предприятия.

Трафаретные документы содержат часть текста, отпечатанного заранее, а часть текста в них вписывается при составлении документа. Как правило, такие документы создаются на бланках.

По стадиям создания существуют:

· документы-оригиналы;

· копии документов.

Оригиналом называется документ, созданный в первый раз индивидуальным автором или коллективом авторов. Если оригинал составлен по определенной форме и подписан должностными лицами, то он называется подлинником. Оригиналы, составленные в нескольких экземплярах, называются умноженными и имеют каждый одинаковую юридическую силу.

Копия — это повторное, абсолютно точное воспроизведение оригинала, засвидетельствованное в установленном порядке. Различают несколько видов копий:

· дубликат — это копия, выдаваемая взамен утерянного подлинного документа, она имеет одинаковую юридическую силу с подлинником;

· выписка — это копия, воспроизводящая часть текста документа;

· отпуск — это полная копия отосланного документа, подшиваемая в дела отправителя.

Правильность выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Правильность отпуска удостоверяется пометкой "верно" и подписью лица, ответственного за делопроизводство.

По срокам хранения различают документы:

· постоянного (вечного) хранения;

· долговременного хранения (более 10 лет);

· временного хранения (до 10 лет).


1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 |


При использовании материала, поставите ссылку на Студалл.Орг (0.009 сек.)