Схема. 3.1. Технологический процесс обработки входящих документов

Прием документов и провер­ка

правильности их доставки — ------------------------ Передача писем с пометкой «Лично»

V

Вскрытие конвертов и провер­ка

целостности вложений

V

Предварительное рассмотре­ние

(сортировка) документов

V

Простановка отметки о посту­плении

(входящего штампа) на документах

V

Регистрация документов ---------------------------------Передача документов в структурные

V подразделения исполнителям

Передача и доставка докумен­тов руководител ю I

V I

Рассмотрение документов I

ру­ководителем (резолюция) I

V I

Внесение сведений из резолю­ции в журнал I

или карточку регистраци и I

V I

Передача документов испол­нителю ---------------------------------------------------- I

V

Контроль за исполнением до­кументов

V

Исполнение документов

V

Подшивка документов в дела

_______________________________________

Первичная обработка входящих документов заклю­чается в проверке правильности доставки писем. Вскрывают все конверты, за исключением личной кор­респонденции (с пометкой «Лично»). Затем проверяют правильность адресования вложенного в конверт доку­мента, количество его листов, наличие приложений. При отсутствии приложений или листов документа ставят в известность отправителя письма и делают от­метку на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание». Конвер­ты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, даты отправки и поступления или на нем имеются пометки «Конфиденциально», «Срочно».

Предварительное рассмотрение входящих докумен­тов проводят с целью распределения их на регистри­руемые и нерегистрируемые.

На регистрируемых документах проставляют авто­матическим нумератором реквизит «Отметка о поступ­лении», содержащий наименование организации-получателя, дату и входящий номер документа. От­метка о поступлении не проставляется на при­ложениях к документу, а также проспектах, каталогах и других материалах, не подлежащих регистрации.

Руководителю организации (предприятия) должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Эти документы складываются секретарем в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные до­кументы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руко­водителя организации (предприятия), в структурные подразделения или сразу исполнителям. При совре­менной организации труда и росте квалификации ра­ботников количество документов, передаваемых непо­средственно в структурные подразделения или испол­нителям, постоянно увеличивается.

В значительной степени облегчает процесс предва­рительного рассмотрения документов настольное уст­ройство сортировки. Это устройство состоит из лотков (секций), имеющих этикетки с условными обозначениями (индексами) руководителей организации (пред­приятия), структурных подразделений или исполните­лей. Поступающие документы просто раскладывают по соответствующим секциям. При небольшом объеме до­кументов для этих целей можно также использовать специальные папки с разделителями.

При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются ли документы, передаваемые ру­ководству, в подборе дополнительных материалов (предыдущей переписки, контрактов и т.д.). Эти доку­менты подбираются секретарем и передаются вместе с входящим документом руководителю.

Без предварительного рассмотрения и разметки пере­дают по назначению документы, в адресе которых указа­ны структурное подразделение или фамилия работника.

Передача входящих документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после их регист­рации.

Зарегистрированные документы передаются руково­дителю. Принятие управленческого решения по кон­кретному документу — одна из основных функций ру­ководителя, центральное, решающее звено в техноло­гии управления. Руководитель, рассматривая входя­щий документ, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению доку­мента и установить реальные сроки его исполнения. Указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе. Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно зано­сятся секретарем в регистрационный журнал. Резолю­ция может явиться основанием для взятия документа на контроль. Если в резолюции указано несколько ис­полнителей, то документ передается первому по списку; он считается ответственным исполнителем.

При рассмотрении документов руководитель должен придерживаться рекомендаций, соблюдение которых позволяет ускорить сроки прохождения документов, избежать сбоев в их обработке, создать условия для своевременного и качественного исполнения докумен­тов. Руководитель должен рассматривать документы в день их поступления и в тот же день (в крайнем слу­чае, на следующий день) возвращать секретарю.

Документ с резолюцией руководителя передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты его получения. Перемещение до­кументов между исполнителями может осуществляться без расписок, за исключением документов с грифом «КТ» или «Конфиденциально».

Для обеспечения оперативного исполнения доку­мента несколькими исполнителями одновременно сек­ретарь размножает входящий документ и передает его копии исполнителям. Документ находится в работе у исполнителя до окончательного решения вопроса. Ко­гда работа над документом завершена, на нем простав­ляется отметка об исполнении и направлении в дело. После этого документ вместе с копией ответа передает­ся секретарю для подшивки в дело.

Поиск по сайту: