Методичні рекомендації. ТЕМА: Текстовий процесор МS Word

ТЕМА: Текстовий процесор МS Word. Використання засобу Слияние для автоматизації створення документів. Друкування документів.

МЕТА: навчитись використовувати функцію Слияние для автоматизації створення документів та друкувати документи або певні сторінки документа.

ХІД РОБОТИ

Запишіть тему і мету роботи. Складіть звіт про виконання лабораторної роботи.

ЗАВДАННЯ 1. Використовуючи засіб МS Word Слияние, підготуйте лист для розіслання 20 адресатам.

1. У своїй папці МS Word створіть папку з ім'ям Самост_№ 3.1, відкрийте її та створіть документ МS Wordз ім'ям Запрошення.

2. Відкрийте цей документ і наберіть текст такого зміст Запрошуємо на презентацію нової продукції нашої фірми, яка відбудеться {вказати дату) о 16°° у великій конференцзалі за адресою: м. Київ, вул. Васильківська, 4, корпус 2.

З повагою відділ маркетингу.

3. Збережіть зміни у документі Запрошення.

4. Виконайте команди Сервис→Письма и рассылка→Мастер слияния.

5. Прийміть за основний документ документ Запрошення.

6. Створіть джерело даних (список адрес) із 20 записів з такими полями: Обращение, Имя, Название организации, Адрес,Почтовий индекс, Страна. У полі Имя введіть ім'я та по батькові адресатів.

7. Збережіть джерело даних як файл з ім'ям Джерело у папці Самост_№ 3.1.

8. У діалоговому вікні Получатели слияния клацніть на кнопку Выделить все, а потім — ОК.

9. Встановіть текстовий курсор у документі Запрошення перед текстом в окремому рядку з вирівнюванням по центру.

10. Вставте поля злиття Обращение, Имя, потім закрийте діалогове вікно Добавить поле слияния і введіть між полями злиття символ пропуску "!" (знак оклику) за останнім полем злиття.

11. Натисніть на кнопку панелі Слияние Слияние в новый документ. Виконайте злиття для всіх записів джерела даних.

12. Перегляньте кожну сторінку злитого документа.

13. Збережіть злитий документ у своїй папці Самост_№ 3.1 як файл з ім'ям Слияние.

14. Створіть конверти для запрошень і збережіть злитий документ конвертів у своїй папці Самост_№ 3.1 як файл з ім'ям Конверти.

Методичні рекомендації

За допомогою функції Слияние автоматично змінюють певну частину документа; об'єднують документи; створюють документи, що відрізняються

тільки, наприклад, прізвищем одержувача тощо. Для цього використовують поля.

Поле — певна сукупність команд, реалізована спеціальними кодами, що застосовується для вставлення в документ додаткової інформації (наприклад, номера сторінки, нинішньої дати в колонтитулах).

Щоб реалізувати функції злиття документів, необхідно мати два документи:

- основний, де є поля, значення яких змінюються;

- джерело даних, дані якого вставляються в основний документ.

Нехай, наприклад, потрібно роздрукувати бланки запрошень, в яких змінюються тільки форма звернення та ім'я одержувача. У цьому прикладі в основному документі міститься текст запрошення, а в документі-джерелі — перелік відомостей про адресатів.

Для створення основного документа активізують команди Сервис→Письма и рассылка→Мастер слияния, унаслідок чого в завданні з'являється вікно Мастер слияния, в якому потрібно за допомогою альтернативного перемикача вказати тип створюваного документа (рис. 3.93).

Рис. 3.93. Вибір типу

Поиск по сайту: