Документообіг за банківськими операціями проходить послідовні стадії

На першій стадії перевіряють форму і сутність документів, що надійшли, а також оцінюють можливість здійснення операцій залежно від стану рахунків.

На другій стадії на основі документів операції відображають у бухгалтерських регістрах, і їх підписують відповідальні виконавці, а в необхідних випадках - контролюючі працівники.

На третій стадії - документи групують і брошурують у папки для здавання в поточний архів.

Окрім графіка документообігу в установі банку складається графік обслуговування основних клієнтів. В ньому для кожного клієнта встановлюється час, протягом котрого операційний відділ банку приймає від пред'явника клієнта документи для оформлення операцій. Він сприяє рівномірності навантаження обліково-операційного апарату і економії часу клієнтів.

В банку встановлюється графік документообігу, в якому вказується певнийчас (інтервал) для розрахунково-касового обслуговування клієнтів і час проходження документів по всім ділянкам їх обробки. Графік документообігу затверджується керівником банку.

При складанні графіка документообігу враховується наступне:

1) Документи по збору виручки надходять з каси перерахунку до операційних працівників до початку робочого дня. Документи по виручці, інкасованій на протязі операційного дня, надходять з каси по мірі перерахунку виручки, але не пізніше 13 годин. Звірка касових журналів з даними каси закінчується до 15 годин.

2) Розрахунково-грошові документи, прийняті від клієнтів у другій половині робочого дня, оформляються для проведення перед строком платежу (в кінці робочого дня).

3) Оформлення оплати документів з рахунку 9803 і оформлення до проведення документів, які надійшли з вечірньої і ранкової пошти проводяться з ранку до 10 годин, причому лише документи, які надійшли, оплачуються по мірі надходження часу обслуговування відповідних клієнтів.

4) Початок і режим роботи тих працівників банку, які приймають, сортують, перевіряють і реєструють поштову кореспонденцію, яка надійшла в банк встановлюється з таким розрахунком, щоб документи, які надійшли з пошти вечором і зранку поточного дня були оброблені і передані операційним працівникам до початку їх робочого дня, а документи, які надходять на протязі дня оперативно оброблялись і передавались по призначенню.

5) Документи від клієнтів приймаються на протязі всього робочого дня банку. Документи, які надійшли в банк до кінця операційного дня, оформляються для проведення по балансу поточного дня, а документи, які надійшли в банк після закінчення операційного дня проводяться по балансу наступним робочим днем банку. Платіжні вимоги по іногороднім розрахункам, прийнятим на інкасо не пізніше за 2 години до кінця робочого дня, в той же день відсилаються в банки, які обслуговують платників.

6) Документи від одних операційних працівників іншим операційним працівникам для зарахування і списання сум по рахунках клієнтів даної установи банку передаються без затримки по мірі надходження і обробки документів.

7) Інформація (документи) по операціях поточного дня в обчислювальний центр передається для обробки по спеціальному графіку.

8) Записи в особових рахунках, складених на ПЕОМ і звірка їх підсумків по балансових і позабалансових рахунках з зведеними картками перевіряється відповідальними виконавцями після закінчення обідньої перерви.

9) Документи в експедицію передаються по мірі оформлення.

На основі вищезгаданих даних можна скласти графік документообороту грошово-розрахункових документів на протязі робочого дня банку, враховуючи, шо робочий день починається з 9.00 і закінчується о 18.00.

Зобразимо приблизну схему документообороту операційного відділу банку на протязі певного робочого дня (рис. 1)

1) Поступлення платіжних документів до оплати від клієнтів при початку операційного дня в установі банку о 10.00

2) Перевірка правильності оформлення документів: визначається суть операції та можливість її проведення, виходячи з наявних коштів на рахунку; перевірка зразка підпису представника клієнта. Після перевірки документів ставиться підпис відповідального виконавця.

3) Передача перевірених документів з проставленими проводками в бухгалтерію банку.

4) Групування документів по балансових та позабалансових рахунках для відображення в бухгалтерському обліку; підрахунок документів, складання описів по групах документів. На роботу в бухгалтерії відводиться 2 години - з 12.00 до 14.00

5) Поступлення згрупованих документів для подальшої обробки в обчислювальний центр банку.

6) Відправка документів електронною поштою через розрахунково-касовий центр (РКЦ) для здійснення розрахунків. Відведений для цього час - 14.00-16.00. Обробка інформації з документів для отримання балансу на поточний робочий день банку - 16.00-18.00

7) Групування та підшивка в папки документів згідно їх видів і формування

" документів дня ". Час виконання з 16.00 до 17.30.

8) Здача в архів "документів дня ".

9) Зберігання банківської документації.

Графіки документообігу за різними операціями банку можуть набувати різних форм, їх оформляють у вигляді схем або перелік. робіт зі створення, перевірки та оброблення документів. Графіка розробляє кожний підрозділ банку. В них указуються всі виконавці, взаємозв'язки між ними і терміни виконання робіт.

Графік документообігу в банку затверджує керівник установи.

Крім графіка документообігу, в кредитних установах складають графіки обслуговування клієнтів, у яких для кожного підприєм­ства, організації чи установи встановлюють час, протягом якого операційний відділ банку приймає від представника організації або через систему «клієнт-банк» документи для відображення операцій у бухгалтерському обліку.

Поиск по сайту: