ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ

Для того, чтобы документ отвечал своему н6азначению и имел юридическую силу, он должен быть оформлен в соответствии с формуляром, установленным для данной разновидности документов.

Как правило, документы оформляются на бланках.

Бланк документа – лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации-авторе документа.

Массовое производство приспособлений для хранения документов и работы с ними: папок, конвертов, канцелярского оборудования, а также различных механизмов, пишущих машин и т.д. потребовало упорядочения и унификации форматов* бумаги. Форматы делятся на три основных ряда – А, В,С (табл. 1)

Таблица 1 – Потребительские форматы бумаги, мм

_______________

Формат (от лат. Formo – придаю форму) – размер страницы книги, листа, карточки и т.п. Максимальный размер изделия, которое может быть получено или обработано на той или иной машине.

Все бланки документов разрабатываются на бумаге стандартных форматов. Документы оформляются главным образом на бланках стандартного формата - А4(210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм).

Форматы А 3 (297х410мм) и А6 (150х148мм) применяются для планов, графиков и унифицированных документов.

Форматы потребительских бумаг в разных странах не совпадают. В Европе наиболее распространены немецкие форматы, а в США – североамериканские форматы бумаги, где основной формат- аналог А4 – равен размеру 21,59 см х 27, 94 см.

С целью обеспечения удобства обработки (для подшивки, для проставления некоторых служебных отметок) каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки документов оформляют в соответствии с рисунками 1 и 2. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой (Приложение А, рис.1) и продольный (Приложение А, рис.2).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов (Приложение Б):

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19,20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Бланки структурных подразделений разрабатываются в том случае, если руководитель подразделения имеет право издавать распорядительные документы (приказы, распоряжения), вести переписку от имени подразделения.

Бланки должностных лиц используются, как правило, руководителями органов власти и управления, а также различных организаций и их заместителями. В зависимости от компетенции должностного лица используются бланки конкретных видов распорядительных документов - указа, приказа, распоряжения (см.рис.3 приложения Б) и бланки писем (см.рис.2 приложения Б). Руководители, не наделенные правом издавать распорядительные документы, используют только должностные бланки писем.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

В соответствии со стандартом, бланки документов с изображением государственного герба, гербов субъектов Российской федерации и гербов муниципальных образований являются полиграфической продукцией и подлежат учету.

Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления данного вида полиграфической продукции на высоком качественном уровне. Изготовление гербовых бланков осуществляется по заказам организаций, которые ведут учет изготовленных бланков – на карточках или в журналах отдельно по каждому виду бланков. Учитывается количество изготовленных бланков, количество бланков, выданных сотрудникам для работы, количество испорченных бланков. Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков осуществляет служба делопроизводства организации.

Поиск по сайту: