Общие требования к оформлению счетов-фактур

В соответствии с п. 3 ст. 168 НК РФ счета-фактуры выставляются не позднее пяти календарных дней, считая со дня:

- отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг) или передачи имущественных прав (так называемые "отгрузочные" счета-фактуры);

- получения сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав (так называемые "авансовые" счета-фактуры).

При этом покупатели и продавцы товаров (работ, услуг) обязаны вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж в порядке, установленном Правительством РФ (п. 8 ст. 169 НК РФ).

Этот порядок установлен Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914 "Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость" (далее по тексту - Правила).

Счет-фактура является документом, дающим право на вычет НДС.

Таким образом, для правомерного вычета НДС счет-фактура должен быть оформлен в соответствии с требованиями, установленными п.п. 5, 5.1 и 6 ст. 169 НК РФ.

В противном случае этот счет-фактура не будет рассматриваться налоговыми органами в качестве основания для вычета НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ и п. 14 Правил).

По общему правилу надлежащим образом оформленный счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации-поставщика.

Если в организации отсутствует должность главного бухгалтера (что подтверждается соответствующими приказами), то счет-фактура подписывается только руководителем (Определение ВАС РФ от 28.12.2007 N 17670/07).

Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счета-фактуры могут подписываться и иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.

Если право подписи счетов-фактур делегировано иным лицам, то после подписи в обязательном порядке должны быть указаны фамилия и инициалы лица, подписавшего счет-фактуру (Письма Минфина России от 11.01.2006 N 03-04-09/1, от 16.06.2004 N 03-03-11/97).

Если в таком счете-фактуре присутствуют также фамилии и инициалы руководителя и главного бухгалтера (наряду с фамилиями лиц, подписавших счет-фактуру), это не является нарушением, препятствующим получению вычета (Письмо Минфина России от 28.01.2008 N 03-07-09/02 доведено до сведения налоговых органов Письмом ФНС России от 22.02.2008 N 03-1-03/507).

Хотелось бы заметить, что отсутствие в полученном от поставщика счете-фактуре расшифровок подписей, по мнению Минфина России (Письма от 11.01.2006 N 03-04-09/1, от 05.04.2004 N 04-03-11/54), делает невозможным вычет суммы НДС по данному счету-фактуре.

Однако в ст. 169 НК РФ расшифровка подписей не названа в числе обязательных реквизитов счета-фактуры. Поэтому отсутствие расшифровок подписей само по себе не может служить основанием для отказа налогоплательщику в вычете НДС (при условии, конечно, что никаких иных претензий к счету-фактуре нет), что подтверждается соответствующей арбитражной практикой (Постановление ФАС Поволжского округа от 08.11.2007 N А55-15706/06 (Определением ВАС РФ от 07.02.2008 N 281/08 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора), Постановления ФАС Волго-Вятского округа от 17.05.2006 N А43-49696/2005-40-893, ФАС Московского округа от 02.02.2009 N КА-А40/13417-08 и т.д.)

Если счет-фактуру подписывают иные лица, то их должности указывать в счете-фактуре не нужно. Просто они должны поставить свои подписи рядом с реквизитами "Руководитель организации" и "Главный бухгалтер", наличие которых является обязательным.

Однако специалисты Минфина России не считают нарушением, если вместо реквизитов "Руководитель организации" и "Главный бухгалтер" в счете-фактуре указана должность лица, подписавшего счет-фактуру (Письмо Минфина от 26.07.2006 N 03-04-11/127). По их мнению, указание должностей уполномоченных лиц и реквизитов выданных им доверенностей не является нарушением порядка составления счетов-фактур (Письма Минфина России от 06.02.2009 N 03-07-09/04, от 21.01.2008 N 03-07-09/06).

Что касается использования электронно-цифровой подписи или факсимильных подписей руководителя и главного бухгалтера, то заметим следующее.

Налоговые органы считают, что ст. 169 НК РФ такой возможности не предусматривает.

Поэтому принятие к вычету суммы НДС, указанной в таком счете-фактуре, приведет к спору с налоговым органом (Письма Минфина России от 22.01.2009 N 03-07-11/17, от 21.08.2008 N 03-03-06/1/478, ФНС России от 07.04.2005 N 03-1-03/557/11).

При этом стоит иметь в виду, что арбитражная практика по этому вопросу противоречива.

Например, ФАС Московского округа решил, что, поскольку в п. 6 ст. 169 НК РФ нет запрета на подписание счета-фактуры путем проставления факсимильных подписей руководителя и главного бухгалтера, оформление счетов-фактур с использованием указанных подписей не является нарушением ст. 169 НК РФ (Постановление от 12.07.2007 (17.07.2007) N КА-А41/5085-07).

Аналогичную позицию занял и ФАС Уральского округа, который указал, что действующее налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, устанавливающих допустимые способы подписания счетов-фактур, и не предусматривают запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа-факсимиле. Факсимильная подпись не является копией подписи физического лица, а представляет собой способ выполнения оригинальной личной подписи, в связи с чем проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи не свидетельствует о нарушении требований ст. 169 НК РФ (Постановление от 16.01.2008 N Ф09-11118/07-С2).

Аналогичный вывод также содержится в Постановлении ФАС Поволжского округа от 12.03.2009 N А12-6410/2008, Постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 20.08.2008 N Ф08-4547/2008.

Однако есть много примеров, когда суды поддерживают позицию налоговых органов.

Например, в Постановлении ФАС Дальневосточного округа от 12.03.2009 N Ф03-А73/08-2/445 указано, что факсимиле является аналогом собственноручной подписи и, следовательно, носит вторичный, производный характер от собственноручной подписи, является ее технической имитацией. Поскольку законодательство предусматривает наличие личной подписи, проставление в счетах-фактурах факсимиле свидетельствует о нарушении налогоплательщиком налогового законодательства - п. 6 ст. 169 НК РФ.

Такого же мнения придерживаются суды в Постановлениях ФАС Восточно-Сибирского округа от 06.08.2007 N А33-2095/07-Ф02-4010/07, ФАС Западно-Сибирского округа от 29.01.2007 N Ф04-8449/2006(29482-А46-33), ФАС Северо-Западного округа от 24.01.2005 N А13-6464/04-19.

Счета-фактуры не должны иметь никаких подчисток и помарок. Все исправления, внесенные в счет-фактуру, должны быть заверены подписью руководителя и печатью организации-продавца (либо подписью индивидуального предпринимателя - продавца) с указанием даты внесения исправления.

Отметим, что не является нарушением установленного порядка заполнение счета-фактуры смешанным способом (частично машинописным, частично от руки).

В п. 14 Правил есть специальное указание на то, что счета-фактуры, заполненные частично от руки, частично с помощью компьютера, но соответствующие установленным нормам заполнения, могут регистрироваться в книге покупок.

Однако счет-фактура, заполненный комбинированным способом, практически всегда вызывает у налоговиков подозрения (а вдруг покупатель сам дописал какую-то информацию). Поэтому, как правило, такие счета-фактуры подпадают под встречную проверку. Если в рамках встречной проверки подтвердится, что счет-фактура изначально был заполнен поставщиком комбинированным способом, то проблем с вычетом у покупателя не будет.

При отгрузке большой номенклатуры товаров (работ, услуг) счет-фактура может быть оформлен на нескольких страницах (листах).

В этом случае необходимо пронумеровать все страницы счета-фактуры и указать на последней странице их общее количество. При этом подписи ставятся только на последней странице (Письмо Минфина России от 15.05.2006 N 03-04-09/11).

В НК РФ нет требования о том, чтобы подписи руководителя и главного бухгалтера (или уполномоченных лиц) стояли на каждой странице многостраничного счета-фактуры (Постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 05.03.2009 N А78-3511/08-Ф02-405/09, ФАС Московского округа от 05.07.2007, 10.07.2007 N КА-А40/6221-07).

Кроме того наличие в счете-фактуре дополнительных граф или строк не является нарушением установленного порядка оформления счетов-фактур.

Поставщик может вносить в форму счета-фактуры любые дополнительные реквизиты, характеризующие поставляемые товары (работы, услуги), условия поставки, условия расчетов и т.п. Внесение дополнительных реквизитов в установленную форму счета-фактуры не может служить основанием для непринятия к вычету сумм НДС, указанных в этом счете-фактуре.

В частности, не является нарушением порядка заполнения счета-фактуры наличие реквизита "Выдал" либо "Выдал (ответственное лицо)" (Письмо Минфина России от 26.07.2006 N 03-04-11/127).

Поиск по сайту: