Типовые и ведомственные перечни документов

Экспертиза документов осуществляется на основе общих критериев оценки – происхождения (роль и место организации в социально-экономической или политической жизни страны), содержания (значимость информации, зафиксированной в документе, целевое назначение, вид документа), внешних особенностей документов (юридическая достоверность, особенности передачи текста, физическое состояние материального носителя).

Для каждой из групп документов имеются и специфические критерии оценки: значимость для развития науки, техники, производства; новизна поставленных задач и предлагаемых решений, социальная значимость, комплектность и др.

Помимо названных критериев, члены ЭК при проведении экспертизы документов могут учитывать свой профессиональный опыт, методические материалы Архивной службы РФ (Росархива), а также опираться на ведомственные и типовые перечни документов.

В 2000 году Архивной службой РФ разработан «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», который распространяет свое действие на документы, созданные, начиная с 1995 года. Он является основным нормативным пособием при определении сроков хранения. (Для определения сроков хранения документов, созданных ранее 1995 года, действует «Перечень типовых документов…» 1989 года).

На основе Перечней типовых управленческих документов министерствами и ведомствами разрабатываются примерные перечни для однородных организаций и ведомственные перечни по отдельным отраслям деятельности в рамках государственной подведомственности. Организации, независимо от рода деятельности и форм собственности, не могут изменять в сторону уменьшения сроки хранения тех видов документов, которые указаны в этих перечнях.

Так, например, приказы по личному составу, также как и лицевые счета работников, штатно-списочный состав организации, хранятся 75 лет; бухгалтерские отчеты и балансы, протоколы общих собраний организаций – постоянно; должностные инструкции – 3 года после замены их новыми и т.д.

Определение сроков хранения конкретных документов может осуществляться и на основе типовых и примерных номенклатур дел.

Номенклатура дел организации

Цели создания

Номенклатура дел представляет собой оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения.

Заголовки дел систематизируются в номенклатуре по степени важности – вначале организационно-правовая, затем распорядительная, плановая, отчетная и информационно-справочная документация; в перечень заголовков дел входит и сама номенклатура дел. В номенклатуру дел должны включаться заголовки дел, в которые сгруппированы все документы организации без исключения, независимо от вида носителя, степени конфиденциальности и способа фиксации информации, а также независимо от срока действия временных органов организации. Если организация является правопреемником иных организаций, их дела включаются для продолжения в номенклатуру дел данной организации.

Создание номенклатуры дел (НД) преследует следующие цели:

1) создание учетно-справочной основы в текущей работе с документами:

(присвоение документам индекса при регистрации на основе НД и создание полноценной информационно-поисковой системы (ИПС) организации)

2) группировку всех документов в дела (создание системы хранения документов).

Существует 3 вида номенклатуры дел: 1) индивидуальная – номенклатура дел конкретной организации; 2) типовая номенклатура дел; 3) примерная номенклатура дел.

Поиск по сайту: