Документирование деятельности организации

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Носитель документированной информации - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Средства документирования - орудия, используемые человеком для создания документов (простые, механические, электромеханические). К средствам документирования относятся пишущие машины, компьютерная техника, магнитофоны, диктофоны, фото, кино, видео техника

ОПФР в процессе своей организационно-распорядительной работы и исполнительской деятельности издает приказы, протоколы, инструкции, положения, акты, письма и другие документы, подготовка которых определяется государственными стандартами.

Кадровая, бухгалтерская, финансовая, хозяйственная документация (ведомости, сметы, балансы, платежные поручения и т.п.), создаваемая в процессе выполнения специальных функций, образует группу документов, наименование и формы которых определяются специальными нормативными актами.

Документирование деятельности организации осуществляется на основе Инструкции по делопроизводству ОПФР по Белгородской области, Утверждена Приказом Начальника ОПФР по Белгородской области от 14.04.2011

В технологической цепочке работы с документами можно выделить следующие основные этапы:

- прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- регистрация;

- контроль за исполнением;

- информационно- справочная работа;

- отправка документов.

Прием и первичная обработка документов осуществляются работниками службы делопроизводства. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где в РКФ вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

Регистрация документа производится посредством ввода информации в регистрационно-контрольную карточку (РКК). Для этого необходимо сначала создать РКК документа, а затем заполнить реквизиты.

Контролю подлежит исполнение всех документов, имеющих задания и поручения руководства. Организация контроля обеспечивает учет, проверку исполнения и обобщение результатов выполнения поручений в установленные сроки. Когда работа над документом завершена (составлен ответный документ, выполнено конкретное действие, задание), на документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело.

Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции или типовых сроков исполнения (установленных нормативно – правовым актом)

Контроль за своевременностью исполнения

· документа осуществляет заместитель начальника управления или ответственный исполнитель в соответствии с резолюцией начальника управления,

· приказов начальника управления осуществляет руководитель, на которого возложен контроль за исполнением данного приказа,

· поручений начальника управления, данных на еженедельных рабочих совещаниях, осуществляет вед. специалист-эксперт (по кадрам). Он в пределах своей компетенции докладывает начальника управления о ходе исполнения соответствующих поручений и документов на еженедельном рабочем совещании управления.

Контроль над прохождением и исполнением поручений по документам осуществляется в базе данных (БД) автоматизированной системы на регистрационно-контрольных карточках (РКК) в базе «Регистрация документов».

Поиск по сайту: