 |
АвтоАвтоматизацияАрхитектураАстрономияАудитБиологияБухгалтерияВоенное делоГенетикаГеографияГеологияГосударствоДомДругоеЖурналистика и СМИИзобретательствоИностранные языкиИнформатикаИскусствоИсторияКомпьютерыКулинарияКультураЛексикологияЛитератураЛогикаМаркетингМатематикаМашиностроениеМедицинаМенеджментМеталлы и СваркаМеханикаМузыкаНаселениеОбразованиеОхрана безопасности жизниОхрана ТрудаПедагогикаПолитикаПравоПриборостроениеПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРадиоРегилияСвязьСоциологияСпортСтандартизацияСтроительствоТехнологииТорговляТуризмФизикаФизиологияФилософияФинансыХимияХозяйствоЦеннообразованиеЧерчениеЭкологияЭконометрикаЭкономикаЭлектроникаЮриспунденкция
Перше, що відрізняє ділове листування від інших стилів листування - це офіційно-діловий стиль
Діловий стиль - це сукупність мовних засобів, функція яких - обслуговування сфери офіційно-ділових відносин.
Особливості ділового стилю сформувалися під впливом умов, в яких протікає ділове спілкування:
Учасники ділового спілкування - переважно юридичні особи - організації, установи, підприємства, в особі тих, що діють від імені керівників і інших посадовців.
Характер і зміст інформації досить жорстко регламентовані. Предметом ділового спілкування виступає діяльність організації: управлінська, виробнича, економічна, наукова, технічна і ін.
Інформація в діловому спілкуванні повинна мати певні властивості. Вона має бути:
Офіційною по своєму характеру.
Адресною, оскільки управлінський документ завжди призначений конкретному одержувачеві, посадовцю, організації, групі організацій.
Актуальною, оскільки документ повинен містити саме ту інформацію, яка необхідна в даний момент часу.
Об'єктивною і достовірною.
Переконливою, аргументованою.
Повною і достатньою для прийняття управлінського рішення. Недостатність інформації може викликати необхідність додатково запрошувати інформацію, породжувати листування, приводити до невиправданих втрат часу і засобів.
Діловий стиль має сукупність специфічних ознак, які відрізняють його від інших стилів мови, - наукового, публіцистичного, розмовного, мови художньої літератури.
Основними вимогами, які пред'являються до ділового стилю, є:
Стандартизація викладу.
Нейтральний тон викладу.
Точність і визначеність формулювань, однозначність і одноманітність формулювань.
Лаконічність, стислість викладу тексту.
Використання мовних формул.
Використання термінів.
Застосування лексичних і графічних скорочень.
Переважання пасивних конструкцій над дійсними.
Вживання словосполучень з віддієслівним іменником.
Використання конструкцій з послідовним підпорядкуванням слів в родовому і орудному відмінку.
Переважання простих поширених пропозицій.
2. Другою особливістю ділового листування є широке вживання мовних формул - стійких (шаблонних) оборотів, використовуваних в незмінному вигляді.
Для мотивації тієї або іншої дії застосовуються наступні вирази:
«Повідомляємо, що в період з... по....»
«Повідомляємо, що за станом на....»
«Направляємо Вам узгоджений....»
«Просимо Вас розглянути питання про...»
«Перевіркою встановлено, що.....»
«У зв'язку з відсутністю фінансової допомоги....»
«У зв'язку з складною економічною ситуацією....»
Мовні формули - це результат уніфікації мовних засобів, які використовуються в ситуаціях, що повторюються.
До таких формул відносяться терміни. Термін - слово або словосполучення, якому приписано певне або спеціальне поняття.
При використанні терміну необхідно стежити за тим, щоб він був зрозумілий адресатові. Якщо у автора листа виникає сумнів із цього приводу, то необхідно поступити таким чином:
Дати офіційне визначення терміну.
Розшифрувати значення терміну словами нейтральної лексики.
Прибрати термін або замінити його загальнозрозумілим словом або виразом.
Труднощі у використанні термінів пов'язані ще і з тим, що термінологія знаходиться в постійній зміні: міняється зміст тих, що вже існують понять, виникають нові, частина понять застаріває, і терміни, що позначають їх, виходять із вживання.
3. До особливостей ділового листа відносять також і застосування скорочень. Розрізняють два основні види скорочення слів:
Лексичні (абревіатури) - складноскорочені слова, утворені шляхом видалення частини складових їх букв з частин слів: СНД, ТОВ, МНС, АЕС, ГОСТ, ГУМ, головбух, зав., заст., спецназ.
Графічні - вживані на листі скорочені позначення слів: гр-н, тчк, ж-д, кв. м і ін.
У листах повинні вживатися тільки офіційно прийняті скорочення, позначення і терміни. Найменування установ, організацій і посад, звань, одиниць вимірювання, географічні назви та інші повинні точно відповідати офіційним назвам.
4. Використання конструкцій з послідовним підпорядкуванням слів в родовому або орудному відмінку - ще одна особливість ділового листа:
«Пропонуємо Вам варіанти рішень (чого?) реконструкції систем опалювання, вентиляції і санітарно-технічних установок житлових будинків і адміністративних будівель..»
«Повністю розділяємо необхідність (чого?) подальшого обговорення конкретних питань можливої співпраці...»
«Згідно штатному розкладу...»
Лист доцільно готувати по одному питанню. Якщо необхідно звернутися в організацію одночасно з декількох різнорідних питань, то рекомендується складати окремі листи по кожному з них.
У тексті одного листа можна виражати прохання або інші питання, якщо вони на виконання будуть передані одній особі.
Окрім традиційних мовних формул в діловому листуванні зустрічаються іноземні слова і словосполучення. Практично вони грають роль мовних формул. Частина з них добре знайома, частина поширена у меншій мірі. Слід мати на увазі, що використання іноземних слів віддає незначною старомодністю, але разом з тим залишає добре враження у того, хто знає ці слова партнера і дозволяє поставити в безвихідь стороннього читача.
Поиск по сайту: