Загальні положення. Про відділ організації діловодства

ПОЛОЖЕННЯ

Про відділ організації діловодства

Деснянської районної в місті Києві державної адміністрації

Загальні положення

1.1. Відділ організації діловодстваДеснянської районної в місті Києві державної адміністрації (далі – відділ) є структурним підрозділом Деснянської районної в місті Києві державної адміністрації та входить до апарату Деснянської районної в місті Києві державної адміністрації, утворюється і ліквідується відповідно до структури Деснянської районної в місті Києві державної адміністрації.

1.2. Відділ організації діловодства підзвітний та підконтрольний голові Деснянської районної в місті Києві державної адміністрації,підпорядковується безпосередньо керівнику апарату Деснянської районної в місті Києві державної адміністрації.

1.3. Відділ організації діловодствау своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, постановами Верховної Ради України, указами і розпорядженнями Президента України, постановами Кабінету Міністрів України, рішеннями Київської міської ради, розпорядженнями виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), розпорядженнями Деснянської районної в місті Києві державної адміністрації та Положенням про апарат Деснянської районної в місті Києві державної адміністрації.

1.4. Відділ організації діловодстваочолює начальник відділу, який призначається на посаду і звільняється з посади головою Деснянської районної в місті Києві державної адміністрації у порядку, передбаченому Законом України „Про державну службу” та чинним законодавством. Обсяг повноважень начальника відділу визначається посадовою інструкцією.

1.5. На період відсутності начальника відділу (відпустка, відрядження, хвороба тощо) його обов’язки виконує заступник начальника відділу.

1.6. Усі працівники відділу призначаються на посаду і звільняються з посади головою Деснянської районної в місті Києві державної адміністрації у порядку, передбаченому Законом України „Про державну службу” та чинним законодавством.

1.7. Відділ організації діловодстваорганізовує свою роботу на основі одноособовості з установленням персональної відповідальності посадових осіб відділу за стан справ на дорученій ділянці роботи, виконання ними певних завдань і функцій. Одноособовість поєднується з колегіальним обговоренням питань, що входять до компетенції відділу.

1.8. Положення про відділ розробляється начальником відділу та затверджується розпорядженням Деснянської районної в місті Києві державної адміністрації, посадові інструкції працівників відділу затверджуються керівником апарату Деснянської районної в місті Києві державної адміністрації.

1.9. Зміни і доповнення до цього Положення розробляються начальником відділу та вносяться на підставі розпорядження Деснянської районної в місті Києві державної адміністрації.

1.10. Покладання на відділ організації діловодства та його працівників обов’язків, не передбачених цим Положенням та Положенням про апарат Деснянської районної в місті Києві державної адміністрації і таких, що не відносяться до компетенції відділу, не допускається.

1.11. Відділ має круглу печатку „Відділ організації діловодства. Деснянська районна в місті Києві державна адміністрація”.

Завдання

Основними завданнями відділу є:

2.1. Контроль за дотриманням єдиної системи діловодства в апараті та структурних підрозділах Деснянської районної в місті Києві державної адміністрації.

2.2. Організація обліку, проходження і контролю за дотриманням порядку розгляду службових документів.

2.3. Опрацювання службових документів, що надходять до райдержадміністрації, підготовка до них аналітичних, довідкових та інших матеріалів, а також доручень.

2.4. Забезпечення контролю за дотриманням встановлених вимог до підготовки та погодження проектів розпоряджень голови Деснянської районної в місті Києві державної адміністрації.

2.5. Забезпечення реєстрації та випуску розпоряджень голови райдержадміністрації.

2.6. Узагальнення та аналіз роботи з питань, покладених на відділ.

Функції

Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

3.1. Здійснює контроль за веденням діловодства в апараті райдержадміністрації, структурних підрозділах Деснянської районної в місті Києві державної адміністрації.

3.2. Забезпечує облік та контроль за проходженням службових документів, їх зберіганням та передачею в установленому порядку до Державного архіву м. Києва. Перевіряє за дорученням голови стан діловодства в управліннях, відділах районної державної адміністрації, надає методичну допомогу в організації цієї роботи.

3.3. Здійснює приймання, реєстрацію, облік та контроль за проходженням документів з грифом „Для службового користування” згідно з вимогами чинного законодавства.

3.4. Здійснює організаційно-технічне забезпечення діяльності комісії з перевірки наявності документів з грифом „Для службового користування”.

3.5. Здійснює попередній розгляд та опрацювання службової кореспонденції, забезпечує своєчасну передачу її керівництву районної державної адміністрації відповідно до розподілу обов’язків.

3.6. Забезпечує своєчасне доведення до виконавців доручень голови та його заступників.

3.7. Здійснює контроль за дотриманням вимог до підготовки та погодження проектів розпоряджень голови райдержадміністрації та, при необхідності, повертає їх на доопрацювання і повторне погодження.

3.8. Здійснює реєстрацію, тиражування розпоряджень голови райдержадміністрації, забезпечує своєчасне доведення їх до відділів, управлінь, організацій.

3.9. Складає номенклатуру справ відділу та Зведену номенклатуру справ райдержадміністрації, забезпечує контроль за правильністю формування і оформлення справ, що підлягають здачі до архіву.

3.10. Здійснює узагальнення та готує аналітичні довідки стосовно службової кореспонденції, проходження проектів розпоряджень, випуску розпоряджень, інформує керівництво за підсумками цієї роботи.

3.11. Вивчає, узагальнює та поширює досвід роботи, розробляє організаційно - методичні документи з питань, що належать до компетенції відділу.

3.12. Забезпечує в межах своєї компетенції збереження у відділі державної таємниці, іншої інформації з обмеженим доступом відповідно до законодавства.

3.13. Впроваджує нові інформаційні технології з урахуванням сучасного програмно - технічного рівня.

3.14. Здійснює організацію систематичного обліку (реєстрації) документів, що відносяться до публічної інформації та знаходяться у володінні Деснянської районної в місті Києві Державної адміністрації.

Права

Відділ має право:

4.1. За дорученням голови Деснянської районної в місті Києві державної адміністрації залучати спеціалістів інших структурних підрозділів Деснянської районної в місті Києві державної адміністрації для розгляду питань, що належать до компетенції відділу.

4.2. Одержувати в установленому порядку від інших структурних підрозділів Деснянської районної в місті Києві державної адміністрації, підприємств, установ і організацій інформацію, документи та інші матеріали, необхідні для виконання покладених на відділ завдань.

4.3. Брати участь у нарадах, у роботі робочих груп, комісій та скликати в установленому порядку наради з питань, що належать до компетенції відділу.

4.4. Надавати роз’яснення, рекомендації з питань, що належать до компетенції відділу, здійснювати перевірки щодо організації роботи з документами у відділах та управліннях райдержадміністрації.

4.5. Вносити в установленому порядку відповідні пропозиції і перевіряти повноту усунення порушень та недоліків, виявлених попередніми перевірками.

Відповідальність

Начальник відділу організації діловодства:

5.1. Здійснює керівництво діяльністю відділу та несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань та функцій.

5.2. Визначає завдання і розподіляє обов’язки між працівниками відділу, складає та подає на затвердження Положення про відділ, посадові інструкції працівників відділу.

5.2. Несе персональну відповідальність за стан діловодства відділу, виконання контрольних документів та розгляд звернень громадян, інформаційних запитів що відносяться до компетенції відділу, збереження документації відділу та формування тимчасового архіву документів

Працівники відділу організації діловодства:

5.3. Несуть персональну дисциплінарну відповідальність за невиконання, неналежне та несвоєчасне виконання покладених на них обов’язків та функцій; недотримання вимог чинного законодавства при здійсненні функцій, покладених на них; надання за відомо недостовірних відомостей та інформації з питань, що належать до компетенції відділу.

Керівник апарату

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА
до проекту розпорядження „Про затвердження Положення про відділ організаційно-аналітичного забезпечення голови Деснянської районної в місті Києві державної адміністрації”

Поиск по сайту: