Тема 6 :КОМУНІКАЦІЇ

1. Процес комунікації.

2. Міжособові та організаційні комунікації.

3. Упоравління комунікаційними процесами.

1. Комунікація – у вузькому розумінні – обмін інформацією (фактами, ідеями,

емоціями) між двома особами.

В теорії управління комунікація – це процес обміну інформацією між двома

або більше особами, який забезпечує їх взаєморозуміння.

З цього визначення випливає, що для здійснення процесу комунікації

потрібні 4 умови:

1) наявність щонайменше двох осіб – відправника та отримувача інформації;

2) наявність повідомлення (закодованою за допомогою певних символів

інформації призначеної для передавання)

3) наявність каналів передавання інформації

4) наявність зворотнього зв’зку

Процес комунікації можна представити таким чином: /див.рис.7.1.(19)/

У відповідності до моделі:

1. Процес комунікації починається з формулювання концепції обміну

інформацією. Відправник вирішує, що конкретно, яку інформацію він хоче

донести до отримувача. При цьому відправник повинен:

а) чітко уявляти собі мету такої комунікації (для чого вона здійснюється

і чого він намагається досягти)

б) чітко усвідомлювати відповідність концепції комунікації відповідній

ситуації.

2. Кодування – процес трансформації концепції за допомогою слів, інтонації

голосу, рисунків, жестів, виразу обличчя або інших символів у

повідомлення.

Повідомлення – є реальним фізичним продуктом процесу кодування.

Результативність кодування залежить:

а) від того, як відправник відноситься до інформації, яка кодується

б) від здібностей відправника відповідним чином кодувати інформацію, що

призначена для обміну

в) від ступеню (глибини) знань відправника щодо інформації, яка кодується

г) від соц.-культ. середовища, в якому знаходиться відправник

На цьому ж етапі здійснюється вибір каналу передавання повідомлення.

Такий вибір визначається:

а) від типу символів, які використовуються для кодування

б) характером повідомлення, яке передається

в) значущістю та привабливістю даного каналу для отримувача

г) конкретними перевагами або недоліками того чи іншого каналу.

3. Передавання повідомлення по каналу, тобто фізична доставка повідомлення

до отримувача. На цьому етапі є суттєвим вплив “шумів”, тобто того, що

заважає або викривлює зміст повідомлення. Завдання полягає тут до

виявлення причин “шумів” та послаблення їх впливу на комунікацію.

4. Декодування повідомлення – переклад його у форму, що зрозуміла

отримувачу. Для цього важливим є аби символи, що вибрав відправник мали

таке саме значення і для отримувача. Найчастіше отримувач здійснює

інтерпритацію змісту та сутності повідомлення інакше, ніж це розумілося

відправником. Все це пояснює необхідність 5-го етапу.

5. Зворотній зв’язок – процес, у якому відправник і отримувач інфорації

міняються місцями.

2. Міжособові комунікації – це комунікації поміж людьми взагалі.

В межах організації люди відіграють певні ролі та діють в умовах

ієрархії влади. Це вносить корективи у характер комунікації та ускладнює

їх.

Методи комунікації:

1. усна – її формами є:

- виступи (промови)

- групові дискусії

- телефонні розмови

- розповсюдження чуток

Переваги:

1) швидкість

2) наявність гарного зворотнього зв’язку (у формі запитання або погодження)

3) відносна легкість комунікації

Недоліки:

1) проблема неточності, неадекватності використання відправником недоречних

слів

2) у процесі комунікації можуть бути випущені суттєві деталі

3) слухач може забути частку або усю інформацію, що передається

4) викривлення повідомлення при його передаванні другій, третій,……….особі

2. письмова – її формами є:

- накази

- розпорядження

- подання

- листи, повідомлення

- звіти

- реферати

Переваги:

1) письмова інформація постійна, піддається зберіганню та є незмінною

протягом довгого часу

2) це інформація є відчутною на дотик

3) це інформація є такою, яку можна перевірити

4) ця інформація є більш логічною, обгрунтованою і точною

5) використовується, коли важливо якумога точніше передати зміст складної

та об’ємної інформації

Недоліки:

- пееваги усної комунікації

3. Невербальна /несловесна/ - будь-який обмін інформацією, який не

використовує слова. Класично поділяються:

1) “мова тіла” – за допомогою жестів, виразів обличчя, посмішок можна

передавати такі емоції як стурбованість, задоволення тощо.

2) інтонація голосу – підвищення або пониження, що виказує певні почуття

того,хто говорить

3) “символіка” – умовність, яка приписується будь-чому в діяльності

менеджера або діяльності організації вцілому (обладнання офісу, розмір..)

Формальні та неформальні комунікації.

Формальні – такі, що випливають з ієрархії влади; відповідають прямому

ланцюгу команд

Неформальні – такі, які несанкціоновані менеджером; вони дозволяють

заповнити розриви, які існують у формальних комунікаціях і переслідують

такі цілі:

. дають можливість робітникам організації задовольнити свої потреби у

соціальній взаємодії

. можуть покращити діяльність організації, утворюючи альтернативні, більш

швидкі та ефективні канали обміну інформацією.

Спрямованість орг. комунікацій.

Типи орг. комунікацій.

1. міжрівневі комунікації, в межах яких виділяють такі:

. що йдуть “згори до низу” (поточні завдання, вказівки)

. що йдуть “знизу до гори” (звіти про виконання, звіти про поточні

проблеми). Такі комунікації мають тенденцію до більшого викривлення

інформації ніж ті, що йдуть “згори до низу”

2. бокові (горизонтальні)

між членами однієї групи або керівниками одного рівня. Вони необхідні для

координації та інтегрування диверсифікованих функцій в організації. При

цьому бокові комунікації порушують один з принципів А.Файоля

3. діагональні комунікації, що перехрещують функції та рівні організації.

Переважно вони є неформальними.

Комунікаційні мережі.

Вертикальні, горизонтальні, діагональні комунікації можуть мати різну

конфігурацію. Спосіб їх поєднання і уявляє собою комунікаційну мережу.

Вибір типу комунікаційної мережі залежить від цілей менеджера.

/див.рис.20./

Мережа неформальних комунікацій отримала в теорії управління назву

“виноградної гілки”. По такій мережі розповсюджується неточна, неповна

неперевірена інформація, яку прийнято називати чутками (які є невід’ємним

елементом системи комунікації у будь-якій організації). Вони

розповсюджуються значно швидше по каналам неформальної комунікації.

По каналам неформальної комунікації розповсюджується інформація, яку

підлеглі вважають:

а) найбільш важливою

б) такою, що викликає стурбованість

3. Управління комунікаційними процесами охоплює:

1) пошук та визначення перешкод на шляху до ефективної комунікації

2) розробку та реалізацію засобів ліквідації таких перешкод

Фактори, що виступають перешкодами:

1. фільтрація, тобто ситуація коли підлеглий говорить те, що бажає почути

його керівник. Вона є наслідком (функцією):

а) конфлікту поміж сферами компетенції

б) конфлікту поміж сферами інтересів, потреб відправника та отримувача

інформації

в) висоти структури організації

г) досвіду попередніх негативних комунікацій

2. вибіркове сприйняття /отримувач інформації краще сприймає таку, яка

відповідає його досвіду, потребам, мотивації і іншим характеристикам.

Зацікавленість отримувача інформації визначається його очікуваннями, отже

і визначає характер декодування інформації/.

3. семантичні перешкоди – одні і ті самі слова мають різну суть для різних

людей; вік,освіта, культурне середовище тощо значно впливають на

ефективність комунікацій.

4. поганий зворотній зв’язок

5. культурні розбіжності поміж відправником та отримувачем інформації

6. інформаційні перевантаження – є наслідком відсутності можливостей

ефективно реагувати на всю інформацію. Виникає потреба відсіювати менш

важливу інформацію і залишати більш важливу.

Для підвищення ефективності комунікації менеджер має вирішувати 2

проблеми:

. має удосконалювати свої повідомлення

. має удосконалювати механізми розуміння того, що інші передають йому в

процесі комунікації

Методи вирішення цих проблем:

1. регулювання інформаційних потоків

2. встановлення кращого зворотнього зв’язку на закладі:

а) формулювання запитань до слухача в процесі комунікації

б) повторення всього або частини повідомлення

в) передавання однієї тієї ж інформації в різних варіантах (за допомогою

голосу…)

3. використання емпатії – це здатність поставити себе на місце

співбесідника

4. заохочення взаємної довіри

5. спрощення мови повідомлення

6. розвиток здібностей ефективно слухати

Стиль та стратегія міжособових комунікацій.(стр.182 Мескон)

Це манера поведінки однієї особи в процесі обміну інформації з іншою.

Ця манера головним чином залежить від ступіню обізнаності як однієї, так і

іншої сторони про інформацію, яка є предметом комунікації.

Різні комбінації обізнаності-необізнаності відправника і отримувача

про інформацію для комунікації наведені у матриці /див.рис.21./

“Вікно Джохарі”

1. “АРЕНА” – у ньому формуються найбільш ефективні комунікації. В межах

“Арени” утворюються сприятливі можливості длявзаєморозуміння. Чим більше

таке поле, тим ефективнішими є комунікації.

2. “ТЕМНА ПЛЯМА” – отримувач гарно обізнаний, а відправник має невиразне

уявлення про інформацію. Це ставить відправника у вкрай невигідне

становище; йому важко зрозуміти поведінку і рішення отримувача

інформації. У цьому випадку відправник буде намагатися уникати

комунікації та руйнувати їх.

3. “ФАСАД” – відправнику відома, а отримувачу невідома інформація. Проблема

цього поля – поверховість комунікацій, що пов’язана:

а) з тим, що відправник може не передавати ту інформацію, яку він

вважає потенційно шкідливою для взаємовідносин з отримувачем

б) з тим, що відправник побоюється, що та інформація може зруйнувати його

владу. Особливу шкоду при цьому “Фасад” спричиняє у ситуації, коли

підлеглий обізнаний, а начальник ні.

4. “НЕВИЗНАЧЕНІСТЬ” - ні відправник, ні отримувач не обізнані. Тут

комунікації найбільш неефективні.

Для підвищення комунікацій застосовуються дві стратегії:

1) стратегія “експозиції” - /розкриття/ - яка вимагає аби відправник був

більш відкритим та свідомим у доведенні інформації до отримувача

2) стратегія “зворотнього зв’язку” – стосується налагодження гарного

зворотнього зв’язку. При цьому необхідно:

а) згода однієї сторони результативно слухати

б) згода другої сторони результативно викладати незрозумілу для першої

інформацію

Існує багато підходів і настанов щодо підвищення ефективності

комунікації.

10 настанов ефективної комунікації Амереканської Асоціації Менеджменту

1. прояснюйте свої ідеї перед початком комунікації

2. з’ясовуйте дійсну мету комунікації

3. приймайте до уваги всі елементи середовища комунікації як фізичні, так і

людські (запитання типу: Що сказати, кому, як і коли сказати? завжди

впливають на ефективність комунікацій)

4. спробуйте отримати допомогу від інших в процесі комунікацій

(консультації з іншими особами)

5. слідкуйте за інтонаціями голосу при передаванні інформації так само

ретельно як і за змістом повідомлення

6. передавайте як умога більше корисної інформації (Люди запам’ятовують

такі повідомлення, які є короисними для них!)

7. відслідковуйте процес комунікації (звертайте увагу на зворотній зв’язок

через запам’ятовування, роз’ясненя)

8. підтверджуйте свої слова конкретними діями (коли менеджер вступає в

протиріччє з самим собою, говорячи одне, а думаючи про друге і роблячи

третє, він дискридитує свої власні вказівки)

9. враховуйте, що сучасні комунікації впливають і на майбутні комунікації

10. намагайтеся бути гарними слухачами (більше слухайте, менше говоріть)

Поиск по сайту: