Регистрация документов

Учёт документов по их индивидуальным признакам, оформляемый записью по установленной форме сведений о документе с целью их охраны и поиска, контроля исполнения, стали называть регистрацией. Генеральный регламент узаконил необходимость регистрации документов и регламентировал технологию её ведения. Были определены цели регистрации:

охрана документов;

регистрационные журналы являлись справочным аппаратом: «… по журналу можно найти, что в регистратуре искать надобно»[10];

регистрация помогала осуществить контроль исполнения и систематизацию документов, поскольку регистрация отдельных групп документов (указов царя и Сената) производилась в специальных журналах.

Ведение регистрационных журналов в коллегиях возлагалось на коллежского регистратора. Журналов было несколько: повседневная записка, росписи «вершенных и невершенных дел», регистратура, состоящая из четырёх книг – A, B, C, D. В книге «А» регистрировались документы, адресованные царю: указывалась дата «посланного» документа, его краткое содержание, «к кому, куда отправлено», затем копеист переписывал в книгу текст документа «с числом и подписанием всех чинов». В книге «B» таким же образом регистрировались документы, отправляемые в другие коллегии, губернским учреждениям и отдельным лицам. В книгу «С» записывались в хронологической последовательности документы, полученные от государя и Сената, к ней прилагался реестр зарегистрированных документов. В книгу «D» были занесены документы других коллегий и учреждений; к ней составлялся реестр с указанием адресатов – коллегии и провинции, откуда получены документы.

Аналогичным способом регистрация документов проводилась и в местных учреждениях. Согласно закону «Учреждения для управления губерний» (1775 г.) для получаемых документов вёлся «реестр входящих бумаг», для отправляемых – реестр документов, посылаемых в вышестоящие учреждения (рапорты, донесения, представления), и реестр документов, посылаемых равным и подчинённым учреждениям и лицам.

Порядок делопроизводства (в т.ч. и регистрация), принятый в государственных учреждениях, копировался и в вотчинных хозяйствах. Например, в наказе Б. П. Шереметева даётся распоряжение надзирателям записывать в особые тетради мирские приговоры о раскладке повинностей. В наказе А. М. Черкасского 1719 г. приказчику предписывалось регистрировать крестьянские челобитные в «книге для справы». В инструкции по ведению учётных и отчётных документов 1726 г. указывалось: «Присланные нашего государя указы все записывать в книги именно и всем быть за рукою приказному»[11].

Генеральный регламент также определял порядок поступления документа на исполнение и его исполнение. Наиболее важные документы составлялись секретарём, остальные – канцеляристами, но секретарь проверял их. Протоколы и резолюции составлялись нотариусом[12].

Поиск по сайту: