Система управления базами данных ACCESS

Оглавление

Оглавление. - 2 -

1. Система управления базами данных ACCESS. - 3 -

1.1 Общие положения. - 3 -

1.2 Разработка структуры БД.. - 3 -

1.3 Создание таблиц в режиме конструктора. - 4 -

1.4 Заполнение таблиц данными. - 6 -

1.5 Запросы на обновление. - 7 -

1.6 Запросы на выборку. Параметрические запросы.. - 7 -

1.7 Создание и редактирование форм.. - 9 -

1.8 Создание и редактирование отчетов. - 12 -

2. Электронная таблица EXCEL.. - 14 -

2.1 Основные положения. - 14 -

2.2 Постановка задачи. - 14 -

2.3 Математическое описание задачи. - 14 -

2.4 Создание базы данных (БД) - 15 -

2.5 Поиск данных. - 16 -

2.6 Использование функций для получения итоговых значений. - 18 -

2.7 Создание макросов. - 18 -

2.8 Назначение макросов объектам.. - 19 -

2.9 Построение диаграмм.. - 22 -

Заключение. - 23 -

Список использованной литературы.. - 24 -

Система управления базами данных ACCESS

1.1 Общая характеристика

Microsoft Access является СУБД, предназначенной для создания и обслуживания баз данях, обеспечения доступа к данным и их обработки.

База данных является организованной на машинном носителе совокупностью взаимосвязанных данных и содержит сведения о различных сущностях одной предметной области – реальных объектах, процессах, событиях или явлениях.

Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных двухмерных таблиц- реляционных таблиц, называемых также отношениями, в каждой из которых содержатся сведения об одной сущности автоматизируемой предметной области.

Таблица состоит из полей (столбцов) и записей (строк). Таблицы связаны по ключевому полю, которое позволяет однозначно идентифицировать каждую запись. Значения в ключевом поле не должны повторяться.

База данных ACCESS включает в себя следующие объекты:

· Таблицы, запросы, схемы данных, имеющие непосредственное отношение к базе данных;

· Формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули, называемые объектами приложения.

Базы данныхACCESS работают со следующими типами данных:

· Текстовый - тип данных, используемый для обычного неформатированного текста ограниченного размера(до 255 символов)

· Поле мемо - специальный тип данных для хранения больших объемов текста(до 65535) символов

· Дата/время-тип данных для хранения календарных дат и текущего времени

· Числовой - тип данных для хранения действительных чисел

· Денежный - для хранения денежных сумм

· Счетчик- специальный тип данных для уникальных натуральных чисел с автоматическим наращиванием

· Логический.

2.7 Постановка задачи

Спроектировать базу данных в EXCEL,содержащую следующие данные.

· фамилия и инициалы сотрудника;

· должность;

· состав комплекта спецодежды;

· дата выдачи;

· срок носки (в днях);

· дата списания (расчет).

Функции, выполняемые информационной технологией:

1. Заполнение и редактирование таблиц базы данных.

2. Вычисление даты списания спецодежды заданного сотрудника.

3. Формирование списка сотрудников, у которых дата списания спецодежды больше 10 дней от текущей даты.

4. Получение сведений о сотрудниках, которым не выдана спецодежда.

5. Формирование отчёта, содержащего следующие данные: фамилия и инициалы сотрудника, должность, наименование выданной спецодежды, дата списания с группировкой данных по фамилиям сотрудников.

Математическое описание задачи

[Дата списания] = [Дата выдачи] + [Срок носки (в днях)]

1.3 Проектирование базы данных

Необходимо спроектировать базу данных в Access, содержащую следующие данные.

· фамилия и инициалы сотрудника;

· должность;

· состав комплекта спецодежды;

· дата выдачи;

· срок носки (в днях);

· дата списания (расчет).

Функции, выполняемые информационной технологией:

1. Заполнение и редактирование таблиц базы данных.

2. Вычисление даты списания спецодежды заданного сотрудника.

3. Формирование списка сотрудников, у которых дата списания спецодежды больше 10 дней от текущей даты.

4. Получение сведений о сотрудниках, которым не выдана спецодежда.

5. Формирование отчёта, содержащего следующие данные: фамилия и инициалы сотрудника, должность, наименование выданной спецодежды, дата списания с группировкой данных по фамилиям сотрудников.

1.4 Создание таблиц в режиме конструктора

Для создания новой таблицы в окне базы данных надо выбрать объект Таблицы и нажать кнопку Создать. В открывшимся окне Новая таблица выбирается Конструктор.

После этого появляется окно Таблица 1:таблица, в которой определяется структура таблицы базы данных.

Для определения поля в окне Таблица задаются Имя поля, тип данных, Описание– краткий комментарий. А также свойства поля в разделе Свойства поля.

На рисунках приведены таблицы Сотрудники и Спецодежда в режиме конструктора и в режиме таблицы, а также показана связь между таблицами БД.

1.5 Заполнение таблиц данными

В окне базы данных надо выделить значок созданной таблицы и выполнить двойной щелчок мышью либо нажать Открыть. После этого заполнить таблицы данными, переход от одной ячейки к другой рекомендуется осуществлять клавишей Tab. После заполнения надо закрыть окно таблицы, при этом данные сохраняются автоматически.

Если при заполнении таблицы была изменена ее структура, то при закрытии ACCESS потребует подтверждения изменений.

Если в таблицах содержаться одинаковые поля с одними и теми же данными, то можно, заполнив первую таблицу, скопировать ячейки данного поля, а затем, выделив аналогичный диапазон в др. таблице, вставить.

1.6 Запросы на обновление

Access предоставляет возможность модифицировать данные с помощью запросов на обновление. При выполнении такого запроса результирующая таблица не формируется, поскольку его задачей является изменение данных в таблице, выбранной в качестве источника данных во время формирования запроса. Поэтому бланк запроса может содержать только поля, значения которых требуется обновить, и поля, по значениям которых отбираются записи для изменения в них данных.

После включения в бланк запроса полей выбранной таблицы выполняется команда Запрос ® Обновление, после чего в нижней части бланка строка Сортировка заменяется строкой Обновление. В эту строку в ячейку поля, значения которого необходимо изменить, вводится выражение.

В задании необходимо обновить поле Дата списания таблицы Спецодежда. Для этого создадим запрос на обновление и в обновлении для поля Дата списания запишем следующее выражение: [Дата выдачи]+DateSerial(0;0;Day([Срок носки (в днях)]))

1.7 Запросы на выборку. Параметрические запросы

Запросы на выборку служат для отбора данных по критериям поиск. Результаты выполнения запроса отображаются в виде временной таблицы, существующей до закрытия запроса.

Вычисление даты списания спецодежды заданного сотрудника.

Режим конструктора:

Запрос в действии:

1.8 Создание и редактирование форм

Поиск по сайту: