Технология автоматизации сводного учета и отчетности

Технология автоматизации учета основных средств и нематериальных активов

Технология автоматизации учета товарно-материальных ценностей

Автоматизация расчета труда и зарплаты

Технология автоматизации учета кассовых и банковских операций

Автоматизация учета готовой продукции и ее реализации

Технология автоматизации сводного учета и отчетности

1. Технология автоматизации учета основных средств и нематериальных активов

Технология учетных работ предполагает последовательное выполнение определенных процедур по различным разделам уче­та. Независимо от хозяйственных операций, совершаемых на пред­приятиях и в организациях, технология учетных работ включает регистрацию события или объекта учета, обработку зарегистриро­ванных данных и обобщение их в соответствующих учетных до­кументах в разрезе аналитических и синтетических счетов, а так­же в формах бухгалтерской отчетности. Рассмотрим функционирование автоматизированных систем обработки учет­ной информации на отдельных участках учета.

Последовательность автоматизированной обработки информа­ции по учету основных средств и нематериальных активов вклю­чает настройку системы, заполнение и корректировку необходи­мых справочников, создание базы данных о наличии основных средств и нематериальных активов на предприятии, регистрацию операций по их движению, обработку введенной информации и формирование учетных регистров.

Состав и структура АРМ по учету основных средств в различ­ных программах неодинаковы. Наиболее разработан перечень ти­повых задач, включающий:

♦ учет наличия и движения основных средств в натуральном и стоимостном измерении по объектам, материально ответственным лицам и структурным подразделениям;

♦ учет износа основных средств;

♦ учет ремонтов основных средств;

♦ учет объектов основных средств, сданных в аренду;

♦ формирование сведений о наличии драгоценных металлов и камней в составе основных средств;

♦ расчет переоценки основных средств;

♦ формирование и печать регистров синтетического и анали­тического учета, отчетности основных средств.

Информационное содержание задач включает: формирование данных о движении и наличии основных средств по запросу, на дату проведения инвентаризации, на начало и конец отчетного периода; определение излишков и недостач основных средств; формирование данных о сумме начисленного износа, о фактичес­ких затратах на ремонт основных средств, о результатах переоцен­ки основных средств и др.

Структура информации АРМ по учету основных средств пред­ставлена в таб. 5.1 и включает входную (первичную), норматив­но-справочную и выходную (результатную) информацию.

Таб. 1. Структура информации АРМ по учету основных средств

Входная информация представлена первичными документами, отражающими движение основных средств. Как правило, в совре­менных бухгалтерских программах используются формы (рекви­зиты) типовых документов, обязательных для всех предприятий и организаций:

♦ товарная накладная (ф. ТН-1);

♦ товарно - транспортная накладная (ф. ТТН-2);

♦ акт (накладная) приемки - передачи (внутреннего перемеще­ния) основных средств (ф. № ОС-1);

♦ акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (ф. № ОС-2);

♦ акт на списание основных средств (ф. № ОС-3);

♦ акт на списание автотранспортных средств (ф. № ОС-4);

♦ инвентарная карточка учета основных средств (ф. № ОС-6);

♦ опись инвентарных карточек по учету основных средств (ф. № ОС-7);

♦ карточка учета движения основных средств (ф. № ОС-8);

♦ инвентарный список основных средств (ф. № ОС-9). Первичная информация представлена следующими данными:

наименование объекта, дата, номер документа, код операции, син­тетический счет (счет, субсчет, код аналитического учета), перво­начальная стоимость объекта основных средств, инвентарный но­мер, код затрат, код амортизационных отчислений, вид оборудования, год выпуска, заводской номер, пробег транспортных средств, дата ввода в эксплуатацию, признак наличия драгоценных металлов, дата начала уплаты налога на недвижимость и др.

Нормативно-справочная информация содержит заполненные справочники на основании действующих положений по учету ос­новных средств (классификаторы основных средств, справочники норм износа (амортизации), видов операций по движению основ­ных средств, драгоценных металлов и драгоценных камней) и спра­вочники, формируемые согласно специфике предприятия (материально ответственных лиц, подразделений и аналитических объек­тов затрат).

Выходная (результатная) информация представлена различ­ными регистрами синтетического и аналитического учета, расче­том налога на недвижимость, а также отчетными формами.

Технология выполнения учетных работ в АРМ по учету основ­ных средств включает два основных режима — создание базы ос­новных средств в разрезе инвентарных номеров; ведение учета на­личия и движения основных средств, а также расчеты по начислению износа и формирование всех учетных регистров, вклю­чая формы годового отчета.

Первый режим выполняется в полном объеме на момент (или в процессе) внедрения АРМ на основании картотеки инвентарных объектов. Организация базы основных средств позволяет провести своеобразную инвентаризацию данных по основным средствам, рас­считать и проверить первоначальную стоимость по группам основ­ных средств, суммы начисленного износа и проведенных ремонтов, упорядочить данные в базе, что в конечном счете способствует по­вышению качества информации по основным средствам.

Второй режим обеспечивает ведение учета движения объек­тов основных средств по различным группировочным признакам (МОЛ, структурные подразделения, объектам затрат и др.) и сче­там, а также получение необходимых данных за отчетные перио­ды и по запросу в различной группировке.

Разработчики программ стремятся приблизить автоматизиро­ванную технологию выполняемых работ к учетному процессу, осу­ществляемому ручным способом.

Важное преимущество АРМ по учету основных средств — ав­томатическое проведение переоценки объектов основных средств. Бухгалтеру необходимо ввести только коэффициенты переоценки по группам основных средств. По каждому объекту вначале пересчитываются первоначальная стоимость и сумма начисленного из­носа, затем формируются ведомость переоценки и бухгалтерские проводки по ее результатам.

Типичность задач по составу и методам их решений позволяет использовать АРМ по учету основных средств на многих предприя­тиях. Наиболее трудоемким является этап создания базы данных (картотеки). Повседневная же работа бухгалтера по учету основных средств не требует больших затрат и проста в выполнении.

АРМ по учету основных средств может служить и для отра­жения операций по учету нематериальных активов.

Учет нематериальных активов производится аналогично АРМ по учету основных средств, с той лишь разницей, что не произво­дится их переоценка.

Автоматизация учета основных средств и нематериальных активов на основе АРМ имеет свою специфику и особенности и может функционировать автономно или во взаимодействии с дру­гими АРМ и с передачей итоговых данных в АРМ сводного учета.

2. Технология автоматизации учета товарно-материальных ценностей

Технология автоматизации учета товарно-материальных цен­ностей возможна в нескольких вариантах: использование АРМ в бухгалтерии и (или) АРМ на складском и цеховом уровнях. В силу специфики операций по учету материальных ресурсов и учету гото­вой продукции и товаров отдельно разрабатываются АРМ по учету материальных ценностей и АРМ по учету готовой продукции.

Функциональное назначение комплекса задач по учету мате­риальных ценностей состоит в выполнении следующих системных учетно-контрольных операций:

1) автоматизация документирования всех операций но движе­нию материальных ценностей;

2) выявление и отражение затрат, связанных с заготовлени­ем материальных ценностей;

3) соблюдение установленных норм запасов материальных ценностей;

4) контроль за отпуском материальных ценностей на произ­водство и другие цели;

5) систематизация и обобщение данных о наличии и движе­нии материальных ресурсов и выдача необходимых сведений по запросу пользователей.

Комплекс включает следующие задачи:

♦ учет поступления материальных ценностей по складам и МОЛ;

♦ учет расхода материальных ценностей на производство, в порядке внутреннего перемещения и на сторону;

♦ учет остатков материальных ценностей на складах и у МОЛ;

♦ учет предметов в составе оборотных средств;

♦ учет переоценки материальных ценностей;

♦ учет использования горюче-смазочных материалов (ГСМ), спецодежды и обуви;

♦ учет драгоценных металлов в составе узлов, деталей и изделий;

♦ расчет лимитов материалов;

♦ формирование и печать регистров синтетического и анали­тического учета и форм отчетности.

Комплекс задач по учету материальных ценностей является объемным по числу как используемых входных документов, так и выходной информации. Структура информации по учету мате­риальных ценностей представлена в таб. 2.

Таб. 2. Структура информации АРМ по учету материальных ценностей

Оперативная информация по движению материальных ценно­стей отражается в следующих первичных документах:

♦ товарно - транспортной накладной (ф. ТТН-2);

♦ приходном ордере (ф. М-4);

♦ акте приемки материалов (ф. М-7);

♦ накладной - требовании на отпуск (внутреннее перемещение) материалов (ф. М-11);

♦ лимитно - заборной карте, расчет предметов в составе оборотных средств и др.

Постоянная нормативно - справочная информация объединяет справочники счетов и субсчетов, кодов операций, номенклатуры-ценника материалов, поставщиков, получателей, материально ответственных лиц, подразделений, объектов учета затрат, статей расхода, норм расхода и запасов материалов.

При организации АРМ на складском и цеховом уровнях появ­ляется возможность оперативной обработки информации. Так, при оприходовании материальных ценностей на склад кладовщик, ис­пользуя справочник номенклатуры - ценника материалов, автоматически разносит данные о приходе по карточкам складского учета (номер документа, код основного счета, номер склада, код матери­ала, цена, количество, сумма) и формирует приходный ордер. При отпуске материалов со склада в цех в карточках складского учета кладовщик отражает расход и формирует соответствующий доку­мент (лимитно-заборную карту, накладную-требование на отпуск). Одновременно в бухгалтерии в АРМ материальных ценностей по­является информация об изменениях в наличии материалов.

При отражении операций по движению предметов в составе оборотных средств выполняется ав­томатическое списание в размере 50 или 100 % стоимо­сти предметов. Учет использования спецодежды и обуви органи­зуется в соответствии с установленными нормативами по каждому работнику. В карточке работника, получившего материальные цен­ности, отражается дата выдачи, наименование спецодежды и обу­ви, их цена и срок эксплуатации. По истечении нормативного сро­ка выдается сообщение о необходимости списания данных предметов. При отражении бухгалтером операций по списанию спецодежды и обуви происходит автоматическое формирование бухгалтерских проводок по начислению оставшегося износа за минусом сумм оприходованной ветоши.

АРМ бухгалтера по учету материальных ценностей (АРМ УМЦ) предназначен для автоматизации работ по формированию учетных и отчетных показателей, характеризующих наличие и движение производственных запасов.

Главное меню АРМ УМЦ предусматривает выполнение раз­личных функций: ведение базы данных, ввод, корректировка дан­ных, перенос остатков, закрытие периода и др.

Функция ведения базы данных обеспечивает ввод и коррек­тировку информации, хранимой в базе. Работа комплекса начи­нается с ввода информации об остатках материальных ценностей по местам хранения. В дальнейшем происходит постоянное попол­нение базы сведениями о поступлении и расходе материалов. Вво­димая информация контролируется по коду материалов, единицам измерения, оборотам, сумме и т. д.

После отражения хозяйственных операций в бухгалтерии формируются и распечатываются выходные формы о наличии и движении материальных ценностей по структурным подразделе­ниям, сальдовые ведомости об остатках материалов на складах, ведомости аналитического учета расхода материальных ценностей в разрезе цехов, подразделений и объектов учета; ведомость рас­хода материальных ценностей в разрезе корреспондирующих сче­тов; ведомость отклонений от норм расхода материалов в разрезе причин и виновников; свод­ная ведомость движения по синтетическим счетам; ведомость кон­троля неиспользуемых материальных ресурсов; ведомость пере­оценки материалов, инвентаризационная опись и др.

Итоговая информация передается в АРМ сводного учета и от­четности (по сети или с помощью дискет), и таким образом зак­рывается отчетный период. Особенностью АРМ УМЦ является его тесное взаимодействие с АРМ финансово-расчетных операций в части оплаты за поступившие материальные ценности, а также с АРМ по учету затрат на производство в части отпуска и расходо­вания материальных ценностей.

Работу АРМ учета материальных ресурсов могут обеспечивать пять основных режимов.

1. Режим «Настройка системы» предназначен для адаптации системы к условиям конкретного предприятия, настройки типовых хозяйственных операций, управления отчетными периодами т. д. Специфическими для данного режима могут быть выбор методики оценки материалов в соответствии с действующими основными положениями по составу затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), определение структуры складского хозяйства, задание сроков годности для некоторых видов товарно - материальных ценностей.

2.Режим «Ведение картотеки» обеспечивает ввод и корректировку информации по поступлению и отпуску материалов. Для оформления выходной информации о движении материалов используется шаблон карточки складского учета, а ввод информации осуществляется по шаблонам приходного ордера, лимитно-заборной карты, накладных или требований.

3.Режим «Документы» предусматривает переоценку товарно - материальных ценностей, распределение транспортно-заготовительных расходов, составление инвентаризационных описей и т. д. Данный режим также может быть использован для составления первичных типовых документов: товарных накладных, товарно-транспортных накладных, доверенностей, приходных ордеров, актов о приемке материалов и др.

4. Режим «Отчеты» обеспечивает получение:

♦ отчетов о движении материальных ценностей в разрезе наименований товарно - материальных ценностей, материально ответственных лиц, структурных подразделений, сальдовых ведомостей, справок об остатках материалов на складах, числящихся за материально ответственными лицами;

♦ ведомостей расхода материальных ценностей в разрезе корреспондирующих счетов, заказов;

♦ ведомостей отклонений от норм расхода материалов по причинам и виновникам;

♦ форм статистической отчетности № 3-СН «Отчет об остатках, поступлении и расходе сырья и материалов», 4-СН «Отчет об остатках, поступлении и расходе топлива, сборе и расходовании нефтепродуктов» и др.

6. Режим «Сервис» включает ввод общих параметров задачи, копирование/восстановление базы данных и др.

3. Технология автоматизации учета труда и заработной платы

Основными предпосылками автоматизации учета труда и заработной платы являются большая трудоемкость сбора, регистрации и обработки информации, сложность выполняемых расчетов, разнообразие форм входной и выходной информации, постоянное совершенствование и изменение систем оплаты труда и методик их расчетов. Технология учетных операций по труду и заработной плате включает настройку на особенности оплаты труда, алгорит мов расчетов начислений и удержаний, заполнение и корректировку необходимых справочников, создание базы данных о работниках предприятия, регистрацию выполненного объема работ или отработанного времени работниками, обработку введенной информации и формирование учетных регистров.

В практике наблюдаются различные подходы к технологии обработки информации по учету труда и заработной платы: по охвату расчетных показателей, содержанию алгоритмов, документированию информационной базы. Расчеты выполняются в строгом соответствии с трудовым законодательством. Основные формулы алгоритмов сводятся к накоплению информации и ее суммированию, таксировке данных, расчету процентных ставок, налогов и т. п.

Функциональная структура комплекса включает следующие задачи:

♦ расчеты по начислению сдельной заработной платы по данным об индивидуальной или коллективной выработке;

♦ расчеты по начислению повременной заработной платы по данным табельного учета или другой документации; доплат, премий, надбавок и т. п., заработной платы за первую половину месяца (аванса), отпусков;

♦ расчет удержаний: подоходного налога, за товары, продан­ные в кредит, по исполнительным листам, ссудам, подотчетным суммам и др.;

♦ расчет взносов по социальному страхованию и обеспечение отчислений в установленные законодательством внебюджетные фонды;

♦ формирование расчетно-платежной документации: расчет­ных ведомостей и листков, лицевых счетов по табельным номерам работников, платежных ведомостей аванса и расчетов за месяц;

♦ обобщение расчетов в разрезе структурных подразделений по видам оплат, категориям, группам профессий и корреспондирующим счетам;

♦ обобщение удержаний по видам и корреспондирующим счетам;

♦ обобщение операций по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в аналитическом разрезе и другим группировочным признакам.

Структура информационной базы АРМ по учету труда и зара­ботной платы представлена в таб. 3.

Основными первичными документами по начислению заработ­ной платы являются наряды на сдельную работу, наряды-задания, табели учета использования рабочего времени, листки временной нетрудоспособности, протоколы трудового участия членов брига­ды, справки-расчеты на доплаты, выплату премий и др.

Таб. 3. Структура информации АРМ по учету труда и заработной платы.

Нормативно - справочная информация представлена заполнен­ными справочниками (виды оплат и удержаний, ставок общих начислений и удержаний, категорий работающих, корреспондиру­ющих счетов, календарь рабочего времени) и справочниками, фор­мируемыми в процессе внедрения АРМ на предприятии (работаю­щих, структурных подразделений, тарифных ставок, получателей перечислений и др.).

Выходную информацию составляет расчетно-платежные ведо­мости, расчетные листки, списки для перечислений, почтовых переводов в аналитическом разрезе по каждому работнику, а так­же сводки по видам оплат и удержаний, структурным подразделе­ниям и счетам, но объектам затрат и видам удержаний в синтети­ческом разрезе.

В зависимости от отраслевой принадлежности, условий хозяй­ствования, организационной структуры предприятия, особеннос­тей труда, принятой системы оплаты труда, объема нормативной базы создается вычислительная сеть АРМ (отделов, цехов, скла­дов, централизованной бухгалтерии).

На АРМ цехового уровня (структурного подразделения) вы­полняется первичная обработка данных по заработной плате ра­ботников этого цеха или подразделения: оперативный учет выра­ботки, расчеты но видам оплат, начислениям и удержаниям. Основанием для расчетов является сформированная информаци­онная база лицевых счетов и нормируемых видов работ, расценок, выпуска готовой продукции и т. д. Бухгалтер вводит с клавиату­ры минимум исходных данных: табельный номер и количество отработанных дней (для повременной оплаты) или часов, осталь­ные работы выполняются а в т о м а т и ч е с к и.

На АРМ в центральной бухгалтерии обобщаются расчеты за­работной платы по предприятию в целом и производятся расчеты для отдельных цехов, отделов и подразделений, которые не охва­чены автоматизацией.

Технология решения задач по учету труда и заработной пла­ты представлена на рис.4 и включает в себя следующие этапы:

♦ настройка алгоритмов расчета начислений и удержаний на особенности предприятия;

♦ заполнение справочников системы;

♦ формирование баз данных работающих;

♦ выписка рапортов о выработке;

♦ ввод с контролем данных табелей учета рабочего времени и запись в лицевые счета;

♦ ввод данных рапортов о выработке сдельщиков и расчет сдельной заработной платы, запись расчетов в лицевые счета;

♦ расчет повременной заработной платы, премий, доплат, за­пись в лицевые счета;

♦ перезапись данных начислений и удержаний по табельным: номерам в зону оперативной информации и расчет отчислений от заработной платы;

♦ формирование и выдача на печать выходных документов;

♦ выдача справочной информации по запросу на экран;

♦ подготовка файлов (остатков) по аналитическим и синтетическим счетам в следующем периоде;

♦ ввод изменений в лицевые счета и при необходимости их кор­ректировка;

♦ создание файлов по объектам затрат в разрезе цехов;

♦ запись данных об остатках, выдаче сводных ведомостей рас­ходов по заработной плате.

Работа бухгалтера заключается в выполнении следующих тех­нологических операций в режиме активного диалога:

1) создание файлов — формирование базовых файлов, файлов формата документов, их. копирование, корректировка, изменение структур записей, добавление записей и т. д.;

2) выдача данных на экран или печать всего файла, отдель­ных записей в различных режимах, просмотр документов данных, их корректировка и перегруппировка;

3) поиск записи и файлов — нахождение записей, индексиро­вание данных, перегруппировка записей; сортировка и изменение имен файлов, ведение и копирование;

4) редактирование данных — просмотр и редактирование дан­ных, записей, ввод входных данных.

Технологический процесс обработки данных предполагает со­блюдение принципов однократного ввода нормативно-справочной информации для ее многократного использования, минимум исход­ных данных и получение в процессе обработки максимального количества выходных форм.

После выполнения всех расчетов и печати выходных форм осу­ществляется передача информации в АРМ по учету затрат на про­изводство, сводного учета и отчетности. Для защиты и сохранно­сти данных на гибком магнитном диске создаются и ведутся дубли баз данных, которые используются при возможных сбоях храни­мой информации.

4. Технология автоматизации учета кассовых и банковских операций

Комплекс задач финансово-расчетных операций охватывает автоматизацию той части операций бухгалтерского учета, которая связана с денежными средствами, финансированием, фондами, резервами, использованием прибыли и т. п. Эти операции могут проводиться как на одном рабочем месте, так и на рабочих мес­тах, связанных друг с другом. Отсюда следует, что организация базы данных АРМ по учету финансово - учетных операций должна иметь централизованную и распределенную обработку данных.

АРМ по учету финансово - расчетных операций включает ра­боты, которые могут выполняться независимо друг от друга. Это кассовые и банковские операции, операции с подотчетными ли­цами, депонентами, дебиторами и кредиторами, по финансиро­ванию и др.

Структура информационной базы АРМ по учету финансо­во-расчетных операций представлена в таб.5.

Выполнение технологической процедуры ввода информации осуществляется на основе обработки первичных документов (пла­тежных поручений, платежных требований, при­ходных и расходных кассовых ордеров и др.). Ведение информационной базы включает операции регистрации и контроля первичных до­кументов, обеспечение хранения информации. Важным моментом является организация рационального хранения и своевременно­го резервного копирования информации. Для сокращения сроков обработки данных применяется нормативно-справочная инфор­мация, которая вводится один раз, а затем многократно исполь­зуется.

Бухгалтерские проводки по финансово-расчетным операциям формируются на основе справочника типовых хозяйственных операций.

Предусмотрена возможность ведения учета расчетов не толь­ко в национальной денежной единице, но и в иностранных валю­тах. С помощью справочника «Валюты» производится регистра­ция текущих курсов валют, пересчет и разнесение по счетам бухгалтерского учета курсовых разниц по валютным операциям.

С помощью технологической процедуры вывода формирует­ся результатная информация. Эта процедура включает операции формирования и контроля выводимых данных и получения вы­ходных форм.

При выводе информации достигается автоматическое получе­ние регистров синтетического и аналитического учета, контроль данных на экране, полностью исключается заполнение ведомостей ручным способом, повышается качество обработки информации.

Технологическая процедура «Закрытие отчетного периода» предназначена для завершения основного цикла работ в учетном периоде — месяце, квартале. Эта процедура выполняется после полного окончания работ за отчетный период. Программа устанав­ливает новый расчетный месяц, подготавливает отдельные храни­мые массивы информации. Только после выполнения этой проце­дуры бухгалтер может считать, что он закончил расчетный период.

Во многих пакетах по учету финансово - расчетных операций предусмотрена возможность автоматизированного получения бан­ковских выписок в виде текстовых файлов, пересылаемых модем­ной связью или передаваемых на дискетах, а также выполнение электронных платежей (в электронных стандартах банков-коррес­пондентов).

Таб.5.Структура информационной базы АРМ по учету финансово-расчетных операций.

АРМ по учету финансово-расчетных операций предусматрива­ет реализацию всех технологических процедур, включая расчеты, сортировку, группировку, поиск документов и отдельных рекви­зитов, контроль ввода и другие операции.

При наличии АРМ по разделам учета информационная связь между ними осуществляется с помощью магнитных носителей (дискет) или итоговые данные по счетам и субсчетам передаются в АРМ сводного учета и отчетности, где формируются Главная кни­га, оборотно-сальдовые ведомости и формы отчетности.

5. Автоматизация учета готовой продукции и ее реализации.

Учет готовой продукции (УГП), ее отгрузки и реализации — один из наиболее трудоемких участков учета, который ведут два подразделения предприятия: отдел сбыта и бухгалтерия. Это тре­бует создания АРМ в двух этих отделах.

АРМ отдела сбыта по УГП предназначено для автоматизации процессов учета выпуска и отгрузки готовой продукции. Он позво­ляет накапливать информацию о движении готовой продукции, вес­ти учет в реальном времени, формировать и печатать счета-факту­ры, накладные на отпуск готовых изделий; оборотную ведомость по движению готовой продукции; отчеты о поставке продукции; справ­ки о выполнении договоров; ведомости по отгрузке и рекламациям.

Главное меню АРМ УГП может включать режимы:

1) «Картотека», осуществляется заполнение карточек склад­ского учета по видам продукции; просмотр картотеки и ее печать;

2) «Отгрузка», выполняются печать счетов-фактур и наклад­ных, ввод данных об отгрузке (номер счета и накладной, реквизи­ты потребителя, номенклатурный номер вида продукции, дата отгрузки, количество отгруженной продукции); формирование и печать информации об отгрузке продукции, а также автоматичес­кая передача ее в бухгалтерию;

3) «Рекламации», включает печать счетов и накладных; вы­борку данных об отгрузке; состояние по рекламациям;

4) «Договор», формирует сведения об их выполнении на теку­щее время.

Информация об отгрузке готовой продукции формируется в отделе сбыта, а затем передается в бухгалтерию. Бухгалтер обра­батывает полученную информацию об отгрузке, осуществляет кон­троль за состоянием расчетов с покупателями и выполняет печать учетных регистров.

Главное меню АРМ бухгалтера по УГП может включать сле­дующие режимы:

1) «Справочники», содержит справочные данные о покупате­лях, видах продукции; типовые бухгалтерские и необходимые алгоритмы расчетов;

2) «Отгрузка и реализация», обеспечивает учет операций по отгрузке продукции и коммерческим расходам, формирование сче­тов-накладных на отпуск готовых изделий, приказов-накладных на отпуск взамен брака; учет реализованной продукции и выявле­ние результатов от реализации продукции;

«Печать», содержит ведомость движения готовых изделий, их отгрузки и реализацию по видам продукции; ведомость остатков по неоплаченным счетам; сводную ведомость движения, отгрузки и реализации готовой продукции.

Характерной особенностью системы является наличие большого объема нормативно-справочной информации, которая используется в отделе сбыта и бухгалтерии. АРМ по учету готовой продукции находится в тесном взаимодействии с АРМ учета фи нансово- расчетных операций, учета затрат на производство, сводного учета и отчетности.

6. Технология автоматизации сводного учета

При комплексной автоматизации бухгалтерского учета в АРМ сводного учета и отчетности итоговые данные передаются со всех других АРМ в разрезе счетов и субсчетов, а также дополнитель­ная информация при формировании бухгалтерской отчетности.

Структура информации АРМ сводного учета и отчетности пред­ставлена в таб. 6.

Особенностью АРМ сводного учета и отчетности для крупных и средних предприятий является то, что его исходные данные — это результатная информация других АРМ.

Настройка АРМ сводного учета и отчетности включает в себя следующие этапы: настройка реквизитов предприятия; установ­ка даты отчетного периода; техническая настройка системы; на­стройка списка пользователей, кодов и паролей доступа; коррек­тировка справочника счетов; настройка форм бухгалтерской отчетности.

Получение данных сводного бухгалтерского учета в автомати­зированных системах для малых и средних предприятий предпо­лагает выполнение следующих технологических функций:

1) ведение плана счетов бухгалтерского учета с многоуровне­вой системой аналитики;

2) ввод начальных остатков и регистрация бухгалтерских проводок в журнале операций;

3) расчет итогов за отчетный период (месяц, квартал, год) и хранение данных;

4) формирование необходимой справочной информации;

5) формирование и печать регистров аналитического и синте­тического учета в различной группировке, а также форм бухгал­терской отчетности;

6) корректировка и формирование новых отчетных докумен­тов и сохранение их в архиве для последующего применения;

7) закрытие счетов и установка нового отчетного периода. Важным преимуществом АРМ сводного учета и отчетности является возможность гибкой настройки алгоритмов необходимых расчетов налогов и неналоговых платежей, настройки форм отчет­ности для налоговой инспекции и Фонда социальной защиты на­селения, а также автоматическое ведение Главной книги.

Рассмотренная технология учетных работ по разделам учета наиболее эффективна при комплексной системе автоматизации. Наличие сетевого варианта бухгалтерской программы открывает дополнительные удобства в эксплуатации системы — повышает­ся оперативность учета и достоверность отчетности.

Таб.6. Структура информации АРМ по сводному учету и отчетности

Вопросы для самоконтроля

1. Перечислите основные этапы автоматизированной обработки инфор­мации по учету основных средств и нематериальных активов.

2. Назовите варианты автоматизации учета товарно-материальных ценностей.

3. Охарактеризуйте необходимые справочники при автоматизации уче­та труда и заработной платы.

4. Какова технология автоматизации финансово-расчетных операций?

5. Какие итоговые данные из различных АРМ передаются в АРМ свод­ного учета и отчетности?

Поиск по сайту: