Опис справ – це стематизований перелік заголовків справ , що розкриває їх склад і зміст . закріплює систематизацію справ та зміст

Передача документів до архіву здійснюється за описо і актом.

Справи тимчасового зберігання до архіву не передаються, а зберігаються в канцелярії.

Спрви по опису приймає зав. архіву у присутності того, хто здає документи.

Підприємство може скоротити терміни зберігання документів у своєму відомчому архіві до передачі їх на державне зберігання у випадках:

- припинення діяльності організації,

- нестабільності діяльності,

- відсутності умов для зберігання документів.

- бажання самого підприємтва.

У відомчий архів разом зі справами передаються реєстраційні карточки (журнали)на документи за погодженням з архівом.

Копії документів, які знаходяться на зберіганні, рбляться тільки з дозволу керівника.

Якщо документи беруть для певних операцій, то замість вибраного документа вкладається карточка – замінник з інформацією:

- хто вилучив,

- з якою метою,

- дата вилучення,

- на який термін вилучено.

Якщо відсутній відомчий архів, то обов’язки архіваріуса виконує секретар – референт або інша упоноважена особа, яка відповідає за зберігання документів та своєчасну передацу їх до державного архіву.

Питання для самоконтролю.

1. Як підготувати документи до зберігання та подальшого використання.

Тема – Організація та проведення масових службових і ділових заходів.

План.

1. Організація нарад, обговорень та їх документаційне забезпечення.

Література

Блощинська В.А.

Сучасне діловодство. Навчальний посібник.- К.. Центр навчальної літератури, 2005.

Наради – найпоширеніший вид колективних заходів в організаціях.

Рекомендації з організації та проведення нарад.

До наради:

1. Сформулювати тему і підготувати порядок денний та погодити його з керівництвом, а у випадку, коли керівник готує нараду, обговорити її хід зі своїми безпосередніми заступниками і помічниками.

2. Забезпечити приміщення і подбати про його технічне оснащення, якщо це необхідно, з урахуванням кількості учасників.

3. Одержати тексти заявок або документів від тих учасників наради, які мають бажання або повинні виступити з обговорюваних питань.

4. Підготувати все необхідне канцелярське приладдя.

В день наради:

1. Направити всіх учасників наради до місця проведення наради.

2. Кожне робоче місце забезпечити необхідними документами та папером для нотаток.

3. Провести реєстрацію учасників наради.

4. Зачитати порядок денний, листи з вибаченнями та іншу додаткову документацію.

5. Все зафіксувати.

Після наради:

1. Підготувати проект протоколу наради і погодити його з ведучим наради.

2. Оформити протокол в кінцевій редакції і розіслати його учасникам.

3. Оформити всю кореспонденцію. що стосувалася питань. які обговорювались на нараді.

4. Підшити в справу документи, використані на нараді. а також копії листів, підготовлені в процесі протокольного оформлення наради.

Деякі рекомендації з проведеня обговорень.

1. Обговорення, як і нарада, повинно бути оформлене в порядку денному.

2. В пункті різне повинні бути відображені тільки міні – проблеми.

Поиск по сайту: