Практические задания по дисциплине

«Управление проектами»

Внимание! При выполнении заданий все действия необходимо выполнять строго в той последовательности, в какой они указаны.

Сохраняйте копии файла как можно чаще (удобно включить в название файла номер версии – 001, вторую копию переименовать в 002, третью в 003 и т. д.). В этом случае, испортив очередной файл проекта, Вы всегда сможете вернуться к предыдущей версии.

Если созданная задача с назначенными ресурсами ведёт себя непредсказуемо, удалите все ресурсы и назначьте их заново, проверив все настройки задачи. Если и это не помогает, удалите задачу и создайте заново.

Садясь за компьютер в учебном классе, проверяйте, какая версия Microsoft Project на нём установлена.

Если Вы пропустили лекцию и не знаете, как выполнить те или иные задания, найти ответы на вопросы можно в специализированной (в том числе рекомендованной) литературе.

Задание 1. Создание структуры работ.

· Создайте файл нового проекта, сохраните его (имя файла должно соответстовать названию проекта, область охвата проекта не должна быть слишком широкой, чтобы не пришлось делать слишком много задач). Введите свойства файла. Задайте изначальные настройки проекта (в частности, создайте необходимые календари, выберите используемую валюту и т. д.). Отобразите суммарную строку проекта. Подумайте о том, какой тип задач будет чаще всего встречаться в проекте и выберите «тип задач по умолчанию» для данного проекта (подумайте, должен ли быть отмечен галочкой пункт «Новые задачи имеют фиксированный объём работ»). Если Вы работаете в Microsoft Office Project 2010, выберите режим автоматического планирования (вместо режима «задачи планируются вручную»).

· Введите список задач или скопируйте его из файла Word или Excel (не более 30 задач). Структурируйте задачи, выделив этапы работы над проектом с помощью суммарных задач. С помощью задач-вех обозначьте точки принятия решений, а также другие задачи длительностью менее 1 дня. В проекте необходимо использовать все изученные типы задач (в том числе хотя бы одну повторяющуюся задачу – например, задачу «Совещание» или «Зарплата»).

· Отобразите в любой таблице (где Вам удобно) столбец СДР. Доп. задание (для тех, кто претендует на «отлично»): настройте маску кода СДР так, чтобы СДР любой задачи начиналось с сокращённого наименования проекта, затем шли сокращённые названия этапов – суммарных задач верхнего уровня («знаки без сортировки»), затем – числа (6 уровней).

Задание 2. Ввод первоначальных данных по задачам.

· Вставьте в какую-либо таблицу столбцы «Тип задачи» и «Фиксированный объём работ» (или откройте форму задач с помощью Окно à Разделить) и замените тип (а также поставьте/уберите галочку «Фиксированный объём работ») для тех задач, для которых это нужно. Так, если у Вас в проекте настроен тип задач по умолчанию «фиксированный объём ресурсов», а данная задача должна продлиться ровно две недели, причём объём ресурсов, как Вы предполагаете, может быть скорректирован, необходимо выбрать для данной задачи тип «фиксированная длительность».

· Затем для каждой задачи введите тот параметр, который, скорее всего, не будет меняться (например, длительность задачи в поле «Длительность» или трудозатраты в поле «Трудозатраты»). Убедитесь, что введённые нами данные отобразились (не забывайте нажать ОК в форме задач).

Задание 3. Установление связей между задачами.

· Используя наиболее удобные способы, создайте связи между тем задачами проекта, которые связаны реальными технологическими зависимостями. Если это возможно, используйте все четыре типа связей (ОН, НН, НО, ОО), а также запаздывания и/или опережения. Если это не уместно в данном проекте, сделайте в отдельном файле список задач с двумя-тремя разными типами связи. Главное – вы должны уметь ответить на вопрос преподавателя о том, что означает такой тип связи. Например, если преподаватель указывает на пару задач со связью типа «ОН+2», необходимо сказать, что задача Б может начаться не раньше, чем пройдёт два дня после окончания задачи А.

· Необходимо также (в основном файле или, если там это неуместно, в отдельном файле) создать хотя бы одну задачу типа «гамак», начало / окончание / начало и окончание которых привязаны к датам начала / окончания других задач или этапов.

· Для некоторых задач задайте крайние сроки (служат для напоминания, не влияют на график);

· К некоторым задачам целесообразно применить ограничения (Начало не раньше чем, Фиксированное окончание и др.). Имейте в виду: ограничения влияют на график, а график проекта дожен быть как можно более гибким (реальность гораздо более гибкая, чем наши планы)! Поэтому жёсткие и полужёсткие ограничения рекомендуется использовать только если они существуют в действительности. В остальных случаях лучше задавать крайние сроки и использовать другие инструменты, не прибегая к жёстким и полужёстким ограничениям. Обратите внимание: ограничения возникают автоматически, если мы, например, вводим в столбце «Начало» дату начала задачи или перетаскиваем задачу на графике. Внимание! Если Вы на любом этапе работы над планом проекта случайно создадите ограничения у тех или иных задач (ограничения сразу отобразятся в столбце «Индикаторы»), устраните их, используя для этого форму «Сведения о задаче» (стандартное ограничение – «Как можно раньше»).

· Для некоторых задач (хотя бы для одной, можно в отдельном файле, не в Вашем основном проекте) задайте специальный календарь (внимание: календарь задачи влияет на график!). Календари задач выбираются в «Сведениях о задаче», а редактируются через функцию «Изменить рабочее время».

Задание 4. Создание пула ресурсов, назначение ресурсов, ввод затрат.

· Создайте список ресурсов. Введите основные данные о ресурсах: ставки для трудовых ресурсов (кроме тех, кто получает только зарплату), единицы измерения для материальных ресурсов (литр, кг, тонн или т. п.), ставки для материальных ресурсов (сколько стоит литр, килограмм, тонна), максимальное количество единиц для трудовых ресурсов (200% землекопа = 2 землекопа, которые трудятся полный рабочий день; 50% Иванова = 1 Иванов, который в течение всего проекта работает не более чем по полдня).

· Перед тем как назначать ресурсы на задачи, выберите способ выравнивания (автоматическое / вручную). На данном этапе лучше всего выбрать выравнивание «вручную».

· Назначьте материальные и трудовые ресурсы на задачи проекта. Убедитесь, что в таблице «Затраты» появились затраты, связанные с ресурсами.

· Хотя бы для одного ресурса сделайте таблицу норм затрат B, C, D или E и назначьте его на задачу с оплатой по таблице B, C, D или E.

· Хотя бы для одного ресурса сделайте ежемесячную (или еженедельную) повторяющуюся задачу «Зарплата», которая будет оплачиваться по специальной таблице норм затрат.

· Введите фиксированные затраты в соответствующее поле (хотя бы для одной задачи).

· Создайте затратные ресурсы, назначьте их на задачи (введите денежные суммы). Если в проекте, на первый взгляд, все расходы связаны с ресурсами, имейте в виду, что всегда можно найти какие-то статьи расходов, которые удобно учитывать с помощью создания затратных ресурсов (например, расходы на аренду помещений и/или оборудования, бумагу, напитки, канцелярию, интернет, транспортные расходы, получение лицензий, разрешений и т. п.).

· Убедитесь, что все затраты проекта полностью отображаются в столбце «Общие затраты».

Задание 5. Подготовка настраиваемых элементов.

· Создайте настроенные поля хотя бы двух разных типов – с различными видами данных, с выпадающими списками и без, с индикаторами и без них (хотя бы 2-3 поля для задач и 1-2 поля для ресурсов). Целесообразно создавать такие поля, которые дадут Вам возможность получать или отображать интересующую вас проектную информацию.

· Настройте таблицы, представления, фильтры, группы и способы сортировки, а также формы (хотя бы по одному элементу каждого типа).

· При проверке задания в присутствии преподавателя переместите хотя бы один настроенный Вами элемент из Вашего проекта в пустой файл проекта или глобальный шаблон, затем удалите его оттуда.

Задание 6. Оптимизация проекта.

· Сохраните получившийся проект, чтобы при проверке задания преподаватель мог сравнить проект до оптимизации и после неё.

· Оптимизируйте график проекта. Прежде всего, выявите наиболее «критические» задачи и сократите критический путь.

· Выравняйте загрузку ресурсов (автоматически или вручную – последнее предпочтительно), добиваясь оптимального распределения ресурсов (чтобы в работе ресурсов не было ни перегрузок, ни простоев).

· Оптимизируйте проектные затраты, проверьте их соответствие бюджету (если таковой имеется).

· Осуществите управление рисками. Для этого можно создать систему настроенных полей, а на их основе – таблицу, отображающую все данные по рискам (лучше всего, если у нас в глобальном шаблоне уже есть такая таблица). Далее нужно выявить, систематизировать и классифицировать риски. Для этого имеет смысл последовательно рассмотреть риски (начиная от самых серьёзных) и либо устранить их, либо, если это невозможно или риск не слишком велик, предпринять меры по снижению риска и составить план реагирования. Демонстрируя файлы «до оптимизации» и «после оптимизации» преподавателю, необходимо устно объяснить, какие риски Вы нашли в проекте в ходе оптимизации и как именно Вы их устранили.

Задание 7. Обновление и отслеживание проекта.

· Получив окончательный план проекта и показав его преподавателю, сохраните Базовый план.

· Далее имитируйте начало работы над проектом. Представьте, что Вы как руководитель проекта передали ресурсам информацию, они начали работать и предоставлять Вам сведения о том, как идут дела. Представляя, что Вы собираете информацию от ресурсов, поэтапно вносите фактические данные в проект в соответствующие поля, предварительно убедившись, что у нас выбран нужный тип задач (например: «Фиксированная длительность», объём работ не зафиксирован).

· Когда проект будет условно «выполнен» примерно до середины, сделайте отчёт, в котором базовые показатели сопоставлялись бы с текущими и присутствовали бы сведения об отклонениях от плана по некоторым (любым) показателям. Отчёт можно создать в присутствии преподавателя или распечатать и показать в печатном виде.

· Внесите оставшиеся данные в проект, как если бы он был завершён. Сделайте в присутствии преподавателя или принесите в распечатанном виде отчёт о бюджете проекта, из которого было бы видно, как за время реализации проекта изменились затраты по проекту в целом и по отдельным задачам в частности по сравнению с базовым планом.

Задание 8. Мультипроектность.

· Сделайте два файла условных проектов (по 4-5 задач в каждом) и в присутствии преподавателя подключите их к общему пулу ресурсов (всего 3-4 ресурса). Назначьте ресурсы на задачи, затем в присутствии преподавателя отключите один проект от пула.

· В присутствии преподавателя объедините два открытых на компьютере проекта в одном окне. Скройте и снова отобразите и связи между проектами.

Если кто-то из студентов занимается проектным управлением на практике с использованием Microsoft Project, можно показать преподавателю свой реальный проект, удалив оттуда всю конфиденциальную информацию. Это может быть основанием для освобождения от выполнения части заданий. Однако имейте в виду, что, показывая преподавателю любое задание, нужно уметь объяснить, как Вы это сделали.

Вопросы к теоретическому зачёту по дисциплине

«Управление проектами»

Для аттестации по дисциплине «Управление проектами» студенту необходимо выполнить и успешно сдать задания в рамках практических занятий, а также устно продемонстрировать преподавателю знание теоретического материала. Практические и теоретические знания студента учитываются при выставлении итоговой оценки.

Вопрос 1. Управление проектами как особая область знания. Её специфика и ключевые понятия. Проектный треугольник. Жизненный цикл проекта. Современные международные и национальные стандарты управления проектами. Процессы управления проектом. Области знаний по управлению проектами (в соответствии со стандартом PMI PMBoK® Guide 2008): управление интеграцией, содержанием, сроками, стоимостью, качеством, персоналом, коммуникациями, рисками и поставками.

Вопрос 2. Проектное управление в современном обществе. Социально-исторические предпосылки востребованности проектного подхода. Особенности ведения бизнеса в условиях постиндустриального перехода. Социальные и психологические основы проектного управления. Управление проектными коммуникациями. Роль руководителя проектов в организации. Классические модели руководства. Формальные и неформальные организационные структуры. Стратегическое планирование и оперативное администрирование.

Вопрос 3. Инициация проекта. Постановка целей. Основные регламентные документы проекта. Разработка Устава проекта. Предварительное описание содержания проекта.

Вопрос 4. Цели и особенности использования программных комплексов в проектной деятельности современной организации. Организация командной работы в корпоративных системах управления проектами (на примере Microsoft Office Project 2007 и Microsoft Project Server 2007).

Вопрос 5. Разработка плана проекта. Разработка графика работ. Структурная декомпозиция работ. Виды связей (логических зависимостей) между задачами. Гибкость графика. Планирование ресурсов. Виды ресурсов, способы их учёта. Определение затрат и планирование финансов. Виды затрат и методы их начисления. Методы планирования стоимости проекта.

Вопрос 6. Оптимизация проекта. Оптимизация графика: критический путь и «метод критического пути». Метод PERT. Выравнивание загрузки ресурсов. Главные принципы оптимизации затрат. Управление рисками. Виды проектных рисков. Идентификация рисков. Качественный и количественный подходы к анализу рисков. Разработка стратегии смягчения рисков. Способы реагирования на риски. Принципы и средства управления рисками.

Вопрос 7. Контроль за ходом реализации проекта. «Отслеживание» проекта: работа с плановыми, фактическими и текущими параметрами. Получение и обработка сведений о ходе работы над проектом. Анализ календарного плана, контроль объема выполненных работ, анализ выполнения бюджета.

Вопрос 8. Мультипроектность. Связанные проекты и проекты с общим пулом ресурсов. Объединение проектов в программы. Портфели проектов как средство управления на макроуровне.

Далее – список литературы по управлению проектами, которая содержится в библиотеке ЛЭТИ. Разумеется, из этого многое устарело, поэтому лучше обращаться к более современным изданиям того же Богданова и того же Куперштейна (у Богданова последняя книга – по Project 2007, а у Куперштейна есть и по 2010).

Труд В.Н. Гаркуши специально для связистов в библиотеке вроде бы есть в одном экземпляре, но я не проверял, так что не ищите, я сам у него спрошу и скажу вам на одной из следующих лекций.

Поиск по сайту: