Функціональні можливості та додатки Lotus Notes

Як можна помітити з табл. 11.2, Lotus Notes, як оригі­нально скомпонований продукт, пропонує тільки кілька базисних функцій. Фактично лише електронна пошта і групові документи є його стандартними функціями. Більшість функцій є або необов'я­зковими, або запозиченими, тобто такими, що розроблені іншими (сторонніми) фірмами. Чому ж Lotus Notes мав такий успіх? Саме тому, що немає продукту, подібного до нього за можливостями комбінувати властивості інших програмних продуктів, розширю­вати та інтегрувати їх ефективним способом.

Проте головним чинником комерційного успіху Lotus Notes було те, що він був одним із перших продуктів Groupware, про­понованих на ринку, і мав сильну підтримку потужних корпора­цій Lotus і IBM. Іншим фактором успіху є те, що Lotus Notes зав­жди був функціонуючим пакетом. Він забезпечував комп'ю­терну підтримку розв'язання основних комунікаційних завдань як у великих, так і в малих фірмах. Крім того, Lotus Notes давав змогу оперувати неформальними типами даних, які є важливими Для менеджерів, оскільки їхні дані, як правило, за своєю суттю не є числовими і не відповідають рядкам і стовпцям реляційної БД. Менеджери можуть отримувати (і відправляти) таку інформацію від своїх начальників, колег, підлеглих та ділових партнерів швидко і легко за допомогою Lotus Notes.

Lotus Notes має значні функціональні можливості. Розглянемо деякі з них.

Електронна пошта. Lotus Notes забезпечує можливість обмі-У електронною поштою. Для користувачів доступні стандартні

поштові форми, щоб за допомогою їх посилати і отримувати по­відомлення один одному або до додатків, Lotus Notes. Ці форми можуть бути адаптовані до корпоративних стандартів або інди­відуальних потреб. Повідомлення можуть містити простий текст або дані, які зберігаються в різних форматах як, наприклад, у фор­маті електронних таблиць Microsoft Excel або Lotus Ami Pro. Електронна пошта дає змогу компанії організовувати перехресні зв'язки із зовнішніми організаціями, наприклад, зі споживачами або продавцями.

Стандартні шаблони. Lotus Notes забезпечує можливістю розроблення користувачами або нових додатків, або додатків, створюваних за допомогою шаблонів, які надаються разом із Lotus Notes, наприклад, для відстеження збуту або організації внутрішніх обговорень. Розробники також можуть нарощувати або змінювати ці шаблонні додатки для реалізації власних спе­цифічних потреб.

Тиражування (Replication). Lotus Notes полегшує колектив­не використання інформації серед найрозосередженіших струк­тур корпорації і задовольняє більшість корпоративних потреб щодо інформаційного розподілення. У структурі мережі Lotus Notes розподілені бази даних періодично синхронізують свою інформацію для створення ідентичного відображення даних, які необхідні компанії. Користувачі можуть потім мати доступ до інформації у певному місці, незважаючи на те, де розміщене пер­винне джерело даних. Адміністратор Lotus Notes визначає, як часто потрібно регенерувати дані для найкращого задоволення інформаційних потреб користувачів.

Пошук та зображення. Забезпечуваний Lotus Notes механізм пошуку по всьому тексту дає змогу виконавцям легко фільтрува­ти і знаходити релевантну інформацію, якщо тільки вона була розподілена для спільного використання. Крім того, система уможливлює створення гнучкого зображення інформації і мані­пулювання нею.

Як уже наголошувалося, Lotus Notes підтримує багато додат­ків. Розглянемо деякі з них.

Трансляція (пересилання) — Broadcast. Ці додатки є часто подібними на електронні дошки об'яв (electronic bulletin boards), що показують актуальну інформацію, яку менеджери можуть ре­гулярно обновляти і відсилати поштою у вигляді повідомлень. Вони також є популярними репозитаріями або інформаційними архівами новин. Пакети, подібні до Newsedge і Hoover, щоденно надають новини з численних джерел і розміщують їх у базі даних

Lotus Notes. Новини можуть бути відфільтрованими за визначе­ними користувачем критеріями, як наприклад, за ім'ям клієнта або за окремою галуззю виробництва. Інформація надсилається вико­навцям у зручному вигляді, Новини можуть надходити з джерел, розміщених по всьому світу.

Звертання (посилання) — Reference. Ці додатки подібні до додатків розповсюдження (Broadcast) і служать бібліотекою для робастих (стійких до помилок), здебільшого статичних даних. Протоколи зборів, управлінські звіти й посібники — усе це збе­рігається в систематизованому вигляді для задоволення запитів користувачів. Цей додаток забезпечує економію корпоративних витрат, пов'язаних з дублюванням, розповсюдженням і зберіган­ням документів, які в даному разі централізовано найкраще збе­рігаються і змінюються та є доступними за потреби.

Стеження (Tracking). Ці додатки уможливлюють окремим користувачам фіксування певних подій разом з поточним станом ситуації, що потребує прийняття рішення. Подія потім спостері­гається, передається за визначеним наперед маршрутом до іншо­го користувача для відповідної дії або зберігається для майбут­нього доступу.

Обговорення (Discussion). Ці додатки призначаються для орга­нізації спілкування користувачів з метою розгляду загальних тем. Вони надають форми користувачам для формулювання запитів і продовження діалогу, враховуючи отримувані відповіді й репліки. Проведені обговорення зберігаються в електронному вигляді і ста­ють важливою частиною організаційної пам'яті. Вони можуть під­тримувати процес прийняття поточного рішення або стати доступ­ними пізніше, коли з'являться подібні проблеми чи ситуації.

Поиск по сайту: