Сущность и этапы контроля

Контроль, как правило, ассоциируется с властью, командованием: «поймать», «уличить», «схватить». Такое представление о контроле уводит в сторону от главного содержания этой функции. Понятие «контроль» выходит за пределы понятия «контролирование (проверка) как вид административной деятельности». Оно охватывает собой и активную деятельность менеджера — управление.

В самом общем виде контроль означает процесс соизмерения (сопоставления) фактически достигнутых результатов с запланированными.Как видно из определения, в процессе контроля менеджер не столько отдает приказы сотрудникам, сколько оценивает успешность выполнения намеченных организацией планов и удовлетворение потребностей внутренней и внешней среды.

Слово «контроль» рождает прежде всего отрицательные эмоции, означает для многих некое «ограничение», нечто противоположное представлению о свободе личности. Контроль для менеджера понимают то, что позволяет удерживать работников в определенных рамках. В принципе это верно, но не точно.

Контроль – это процесс обеспечения организацией своей цели (по Мескону …). Контроль является одной из главных функций менеджмента. Деятельность организации требует, чтобы планирование и контроль, которые тесно связаны, были непрерывным процессом.

Контроль состоит из трех основных элементов:

1) установление стандартов деятельности организации;

2) измерение и анализ ее результатов;

3) Корректировки хозяйственных, технологических и иных процессов в соответствии со сделанными выводами и принятыми решениями.

Без контроля в настоящее время не может существовать ни одна организация. В системе управления организации контроль решает несколько задач:

- с помощью контроля можно заранее обнаружить во внутренней и внешней среде организации факторы, которые могут оказать существенное влияние на ее функционирование и развитие, и соответственно отреагировать;

- контроль помогает своевременно обнаружить неизбежные в любой организации нарушения, изъяны, ошибки и оперативно принять меры;

- результаты контроля служат основой оценки работы организации и ее персонала за определенный период, эффективности системы управления ею.

Контроль осуществляется в соответствии с определенными принципами:

1) контроль должен быть всеохватывающим, т.е. держать в поле зрения все сферы деятельности организации (для контроля привлекаются все сотрудники, очень важен самоконтроль);

2) система контроля должна быть гибкой;

3) система контроля должна быть экономичной – выгоды, приносимые контролем, должны быть больше, чем затраты на нее;

4) эффективный контроль требует индивидуальности в конкретных ситуациях, по отношению к людям и т.п.

5) контроль должен быть объективным, доброжелательным, не вызывать ухудшения морально-психологического климата в коллективе. Не должно быть чрезмерного контроля над людьми, но и длительного отсутствия контроля.

При проведении контроля руководитель должен проявлять заботу о людях, о деле, поощрять их любые положительные результаты, что стимулирует производительность труда.

В процедуре контроля есть три четко различимых этапа.

Этап А — установление стандартов (рис. 3.8). Стандарты — это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению. Эти цели явным образом «вырастают» из процесса планирования. На первом этапе необходимо определить временные рамки и конкретный критерий, по которому оценивается работа. Это и есть результативность. Показатель результативности точно определяет то, что должно быть получено для достижения поставленных целей.

Этап Б — сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами (рис. 3.9). На этом этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям. При этом нужно принять еще одно очень важное решение: определить, насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. Такой этап контроля очень важен: определяется масштаб отклонений, измеряются результаты, передается и оценивается информация.

Этап В — принятие необходимых корректирующих действий (рис. 3.10).

Проведение контроля может быть очень дорогостоящим, поэтому решение о том, какой тип контроля применить, требует тщательного обдумывания. В связи с этим при организации и проведении контроля следует учитывать ряд факторов и дать ответ на следующие вопросы: понимают ли сотрудники цели организации? спроектирована ли система контроля так, чтобы обеспечить существенные, а не тривиальные измерения? представляет ли действующая система контроля менеджерам такую информацию, на основе которой можно действовать в разумных временных рамках? Несомненно, что в будущих контрольных системах будут использованы новые приспособления и новые достижения, однако базис, на котором они создаются, останется тем же.

Этапы процесса контроля

Процесс контроля состоит из нескольких этапов:

1) определение параметров функционирования организации, установление стандартов и нормативов, соблюдение которых и есть контрольные показатели – критерии оценки. Нормативы и стандарты должны быть научно обоснованными, гибкими и выполнимыми.

2) создание модели системы управления организацией;

3) измерение результатов работы организации. Самое сложное - разработка единиц измерения результатов – какие параметры подлежат контролю, своевременный сбор информации по ним. Затраты на получение информации должны быть относительно невелики. Причем информация должна быть четкой, подлежать оперативным наблюдениям и бухгалтерской отчетности.

4) корректировка деятельности организации, модификация целей, пересмотр планов, перераспределение людей, ресурсов, заданий и т.п.

На практике существует 2 варианта корректирующих действий: устранение причин, порождающих отклонение, или изменение стандартов, которые видимо были ошибочными.

Поиск по сайту: