РАЗРАБОТКА В ОРГАНИЗАЦИИ ИНСТРУКЦИЙ ПО ИСПОЛЬЗОВАНИЮ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

Инструкция регулирует единый порядок учета использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в организации, в процессе выполнения возложенных на него функций.

Инструкция определяет основные правила оформления, учета, использования и хранения и уничтожения штампов в организации. Инструкция разрабатывается в соответствии с Национальным стандартом Российской Федерации «Печати мастичные удостоверительные. Форма, размеры и технические требования», утвержденным на основании Федерального закона от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании», и законодательством Российской Федерации.

Основные разделы Инструкции по использованию печатей и штампов:

- Общие положения (определяется цель и задачи Инструкции, наименование организации, расшифровка основных терминов, для каких целей используются печати и штампы;

- Технические требования к изготовлению клише печатей, штампов, факсимиле (размер, форма, экземплярность);

- Порядок изготовления печатей, штампов, факсимиле (нормативные акты, необходимость заявки на изготовление);

- Порядок учета, выдачи, использования и хранения печатей, штампов и факсимиле (требования к условиям оформления журнала учета, хранения, к ответственным за хранение печатей и штампов);

- Порядок уничтожения печатей, штампов и факсимиле (методы уничтожения печатей и штампов, создание ликвидационной комиссии, условия и сроки).

Инструкция о порядке изготовления, учета, хранения и уничтожения утверждается вышестоящим руководством.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Курсовая работа «Виды и порядок применения печатей и штампов» имеет разделы:

- Требования к содержанию и внешнему виду печатей и штампов;

- Изготовление, учет, использование, хранение и уничтожение печатей, штампов;

- Контроль состояния учета и хранения печатей и штампов;

- Определение подделки, защита и идентификация печатей и штампов;

- Проблемные моменты использования печати.

Даны общие рекомендации по работе с печатью и штампами, разработана Инструкция по использованию печатей и штампов в организации.

В заключении работы сделаны выводы по теме «Виды и порядки применения печатей и штампов», составлен список литературы.

При написании работы были изучены более 20 источников – учебной, научной и нормативной.

Во-первых, в работе рассматривались виды печатей, которые по своему назначению подразделяются на основные (гербовые и печати юридических лиц) и вспомогательные (простые), в том числе отличия гербовых печатей.Гербовая печать имеют круглую форму. В центре находится изображение государственного герба Российской Федерации, а по окружности – наименование организации. Герб города и района Российской Федерации помещается на печатях органов представительской и исполнительной власти города и района в соответствии с нормативно-правовыми актами этого города или района.

Рассмотрен рекомендуемый перечень документов, которые заверяются основными печатями, предложены виды оттисков вспомогательных печатей.

Во-вторых, рассмотрен вопрос «Как использовать штампы в организации». Штамп – это вид печати прямоугольной формы. Штампы формально заменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве. В этом случае штампы, представляют собой реквизиты, участвующие в придании документу юридической силы и ускоряющие документооборот.

В-третьих, освещен вопрос: «Как хранить печати и штампы?».

Основная круглая печать организации должна находиться у руководителя отдела, назначенного приказом руководителя организации, и храниться у него в сейфе. Она может выдаваться под расписку другим работникам в случаях, когда этот руководитель отсутствует длительное время либо возникает необходимость использования печати в выходные и праздничные дни или использования ее за пределами организации.

Простые (вспомогательные) печати и штампы находятся у работников организации, ответственных за их использование и сохранность.

Вспомогательные штампы хранятся в закрывающихся столах. Основные и простые (вспомогательные) печати, угловой (адресный) штамп хранятся в опечатываемых сейфах (металлических несгораемых шкафах), доступ к которым имеет работник, получивший печати и штампы и отвечающий за их сохранность

В курсовой работе рассматривается тема, как вести учет печатей и штампов и сделан вывод, что для учета печатей и штампов необходимо вести журнал, который находится у работника, ответственного за сохранность печатей и штампов. Журнал должен вестись по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется печатью (штампом) и подписью руководителя организации. Журнал хранится в несгораемом шкафу (сейфе). Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы

Для проведения проверок состояния учета и хранения печатей и штампов в организации могут создаваться специальные комиссии. По результатам проверки составляется справка (акт), представляемая руководителю для принятия мер по обеспечению надлежащего учета и условий хранения печатей и штампов. При переводе или увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей и штампов, руководитель назначает комиссию для проверки фактического наличия печатей и штампов.

Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому работнику, назначенному приказом руководителя ответственным за их учет и хранение. В акте должно быть приложение с оттисками печатей и штампов.

В-четвертых, рассмотрена тема о замене и приобретении печатей и штампов.

Замена и приобретение печатей (штампов) производятся на основании приказа (распоряжения) руководителя по представлению руководителей структурных подразделений организации. Для изготовления печатей и штампов оформляется заказ в организацию (фирму), изготавливающую печати и штампы. Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) либо замены (уничтожения). Печати (штампы), подлежащие замене, уничтожаются.

В-пятых, тщательно разработаны темы уничтожение печатей и штампов, которое производится комиссией. Создается она приказом руководителя организации;

Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования. Изделия из каучука, резины, полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями. Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается руководителем. Отметка об уничтожении печатей (штампов) делается в журнале, с проставлением номера и даты акта.

В акте должны быть указаны:

- время и место уничтожения;

- состав комиссии;

- основание уничтожения печатей и штампов;

- наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;

- способ уничтожения;

- заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования;

- подписи членов комиссии.

Акты хранятся вместе с журналом учета печатей и штампов.

- определение подделки, защита и идентификация печатей и штампов.

В-шестых, сделан вывод на тему, кто несет ответственность за печати и штампы. Изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов обеспечивает лицо, назначенное приказом руководителя организации. В случае его увольнения приказ переиздается и назначается другое ответственное лицо.

Ответственность за использование и хранение печатей и штампов после выдачи их структурным подразделениям возлагается приказом руководителя на работников, получивших такие печати и штампы. Вопрос о том, кто в организациях должен отвечать за учет печатей и штампов, не регламентирован никакими нормативными правовыми актами. В каждой организации этот вопрос решают в зависимости от особенностей и понимания важности этой работы.

Выдача печатей и штампов осуществляется под расписку в журнале работникам, персонально ответственным за их использование.

В-седьмых, рассмотрена тема о проблемных моментах использования печати и предложены выводы о действиях организации, которые отказались от печати.

В-восьмых, в тексте сделаны ссылки на правовые документы.

Курсовая работа имеет раздел «Приложения», где показаны основные документы, которые рекомендованы использовать в работе.

Поиск по сайту: