Прежде, чем нажать кнопку «отправить», вычитайте письмо

Правила переписки по электронной почте

Сформулируйте для себя цель послания.

Цель послания должна быть понятна получателю. Если получив письмо, он должен что-то сделать, это должно быть указано.

Не оставляйте поле «тема» пустым.

Тема должна четко отражать содержание сообщения, быть предельно информативной, конкретной и краткой.

Соблюдайте структуру.

В каждом письме должны присутствовать обязательные элементы письменного этикета: приветствие и обращение, основная часть, резюме, подпись, контакты.

Начинайте любое письмо с персонального обращения и приветствия.

Обращайтесь к собеседнику по имени и на «Вы». Вы пишется с большой буквы. Всегда.

Пишите коротко и ясно.

Излагайте свои мысли четко (конкретно), последовательно (логика изложения очень важна!), лаконично и доступно для понимания.

Если письмо содержит несколько вопросов, тем или задач, структурируйте их и отделяйте друг от друга. Сплошной поток мысли сложно воспринимать - можно пропустить основной вопрос.

Хорошо пользоваться безличной формой обращения для сообщения о негативных моментах и личной формой — для положительных.

Оформляйте письмо максимально удобно для восприятия.

Разделяйте текст на абзацы. Старайтесь не использовать большое количество шрифтов, выделений, курсивов, подчеркиваний. Выделение цветом не рекомендуется.

Пишите грамотно!

Наличие в тексте ошибок, опечаток дискредитирует вашу деловую репутацию.

Избегайте штампов, заумных слов и жаргонизмов!

Продумайте, какие документы нужно перенести во вложения.

Подробную информацию не стоит включать в текст письма, лучше прикрепить ее отдельными файлами. Обязательно в теле письма укажите, какой файл вы вкладываете.

Всегда подписывайтесь и указывайте контактную информацию.

Подпись должна выключать в себя минимум вашу фамилию и имя, должность, название компании, контакты.

Рекомендуется использовать такую:

--
С уважением, Фамилия Имя

Мастерская "Жажда творчества"

m: почта@kulturos.ru
t: +7 968 000 00 00

www.jazhda.ru

Прежде, чем нажать кнопку «отправить», вычитайте письмо.

Все ли понятно, конкретно, лаконично, нет ли грамматических ошибок и неуместной информации? Правильно ли указаны данные получателя и др.? Проверьте логику и последовательность изложения.

Важно помнить, что читатель находится в своем «контекст» - отличном от Вашего. У него свои дела, задачи, заботы. Не ленитесь погружать читателя в «свой контекст». (Пример: «Как Вы помните, вчера вечером мы договорились о встрече. В продолжение нашего разговора высылаю Вам фото с образцами работ и адрес офиса».)

Будьте внимательны! Адресат не должен получить обмен внутренней переписки!

Оперативно (в течение рабочего дня) отвечайте на письма!

Информирование о получении письма – признак хорошего тона и проявление уважение. Если в данный момент вы не можете ответить на письмо, то поставьте об этом в известность его автора и пообещайте, что ответите при первой возможности.

Поиск по сайту: