Система научно-справочного аппарата: понятие, состав, назначение различных видов справочников

Система научно-справочного аппарата. (СНСА)

СНСА документам архива представляет собой комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных и информационно-поисковых систем о составе и содержании документа, создаваемых на единых научно-методич основах для поиска архивных документоа и архивной информации в целях использования.

Работа направленна на обеспечение органмзации и граждан необходимой документной информации.

Принципы построения СНСА.

1-взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную респертотивную документационную информацию;

2-не повторяемость и недублированность информации различных видов справочников;

3-преемственность научно-справочного аппарата ведомственных, государственных, ведомственных, муниципальных архивов;

4-единство методики создания научно-справочного аппарата и обеспечение унификации методики составления каждого вида справочника;

5-применение архивных справочников ко всем видам документов.

По функциям справочники подразделяются: на справочники по учету и по раскрытию содержания документов. Вертикальный уровень основан на иерархии классов справочников по отношению к след комплексам архивных документов: АФ РФ в целом, сети архивов, по архиву, по фонду, по делу или отдельному документу. Архивные справочники могут быть межархивными (росархив-архив), внутриархивными (архив-фонд), межфондовыми (фонд-дело), внутрифондовыми (дело-документ).

Структура архивных справочников:

-по архивному фонду РФ:

*центральный фондовый каталог росархива

*справочники и указатель общерос значения

*сеть архивов

*фондовые каталоги объединяющие сведения ряд архивов

*путеводители и указатели межархивного значения

-по архиву:

*путеводитель или краткий справочник

*книга поступлений

*список фондов

*листы фондов

*описи

*каталоги

*тематические обзоры

*указатели

*паспорт архива

-справочники фонда

*лист фонда

*опись

*обзор

*каталоги

*указатели

*тематические путеводители

*тематические и фондовые обзоры

*внутренняя опись дела

*аннотация

*завещательная надпись

- к основным архивным справочникам относится

*опись

*каталог

*путеводитель

*обзор документов

*архивный указатель

*историческая справка

Обязательные-сущ во всех гос архивах, к ним относится архивные описи и каталоги, обзоры документов и др. архивные справочники. Дополнительные справочники создаются с учетом специфики документов архива,а также складываются исторически. К ним относятся указатели, тематические перечни, аннотированные каталоги.

37. Архивная опись: понятие, назначение, 13.04.15 методика составления.

На дела с постоянным и долговременным сроками хранения составляются архивные описи. Это архивный справочник предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепление их систематизации их внутри фонда и учета дел.

В делопроизводственной сфере описи составляют работники структурногоподразделения по окончании каждого года. По этим описям дела передаются в ведомственный архив и они же служат основой годового раздела описи фонда учреждения и организации. Работники ведомственного архива ежегодно составляют годовой раздел описи всего учреждения. Дела постоянного хранения по описи будут переданы в гос архив.

В гос архиве должны следить за количеством описей, присылаемых из ведомственных архивов иногда перерабатывать их(при поступлении россыпи, фондов личного происхождения, общественных организаций, а также при усовершенствовании или переработке описи).

Архивная опись выполняет функции:

-информационная (реализуется в процессе описания каждого дела, в частности при составлении заголовков дел, раскрывающий видовой состав документов и содержания единиц хранения)

-учетная (состоит в указании количества единиц хранения в фонде, этим обеспечивается сохранность документов, контроль за изменением объема фонда, кроме того наличие порядковых номеров дел способствует и быстрому поиску необходимой информации)

-классификационная (закрепляет систематизацию дел внутри фонда, отражает наиболее логичное расположении дел в фонде, при этом под классификацией понимается их научная группировка в соответствии со сложившейся структурой фондообразоват или основными направлениями и вопросами его деятельности).

Архивные описи состоят из двух частей:

1. Опись (перечень дел)

2. Справочный аппарат

Работа по составлению описи складывается из описания дел, организация дел архивного фонда (разработки классификация дел фонда), составления справочного аппарата и оформления описи. Основной текст описи содержится в обязательных статьях к ней. В каждой описательной статье указывается порядковый номер и единица хранения, единица учета, делопроизводственный индекс, заголовок единицы хранения, единица учета, крайние даты документов, кол-во листов в единицы хранения, язык, подлинность или копийность, степень сохранности документов, внешние особенности. При наличии особо ценных документов в описательные статьи добавляются аннотации. титульный лист описи несет определенную информацию о делах включенных в опись. На нем помещаются след данные: название гос архива, название фонда, номер фонда, номер описи, название описи, крайние даты документов. Так как реквизиты титульного листа дают самое первое представление о делах заключенных в опись, его следует заполнять полностью, соблюдая все требования. При этом название фонда на титульном листе описи дается в виде официально принятого, полного и сокращенного названия фондообразователя о всеми его переименованиями, изменениями подчиненности, хронологической последовательности. Для объединенного фонда следует указывать на титульном листе название под которым этот фонд числится в учетных документах архива, с последующим перечислением названия организации, документы которых вошли в объединенный фонд. Название описи располагается после номера, крайние даты выносятся вслед за названием. Предисловие может быть как общее ко всем описям фонда, так и к одной описи. По своему наполнению м глубине раскрытия может быть различным. К описям могут быть различные виды показателей: предметные, именные, хронологические, специальные. Указатели раскрывают предметные понятия описи с необходимыми пояснениями и указаниями единиц хранения. В зависимости от необходимости могут быть глухие и аннотированные.

Список сокращений вводится в случае наличия в описи присущи только конкретному учреждению сокращения слов и терминов. Переводные таблицы используются при переработке описи для перевода новых номеров единиц хранения на старые. В них параллельно указываются номера новой и старой описи, что значительно облегчает работу. Библиография определяет степень использования, здесь сообщаются сведения об их публикациях и упоминания о печатных и не печатных формах. Терминологический словарь вводится в случае специальных для фондообразователей терминов упоминающихся в описи и содержащихся в ней документов. Опись любого архивного фонда содержит итоговую запись, кот закрепляет общее количество дел внесенных в опись, отражает все особенности нумерации дел, и все изменения в х количестве. Итоговая запись составляется ко всем описям, на всех ее экземплярах. Располагается в конце описи в след за последней статьей. Содержит опись составителя описи с указанием должности и даты составления.

Лист заверитель подписывается составителем описи и он же фиксирует все изменения при внутренних изменений.

Справочный аппарат описи выполняет 2 функции:

1-ускоряет поиск сведений по описи;

2-предоставляет дополнительную информацию о фонде;

К основным элементам относится: титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений, указатель. Он может содержать и дополнительные элементы: переводные таблицы, библиографии, терминологический словарь. Титульный лист содержит сведения раскрывающие полное название архива, где хранятся документы фонда с перечислением всех переименований, сокращенное название, номер фонда, номер описи, название описи, наименование структурной части или годы за которые дела включены в дела.

Оглаление раздела описи и справочного аппарата к ней, содержит перечисление всех разделов указа переводные таблицы шифров. Предисловие является одним из важных элементов справочного аппарата, в нем должна быть отражена история учереждения фондообразователя, история фонда, методика составления описи и краткие рекомендации по ее использованию. При написании истории фондообразователя нужно отметить кто им является: физ лицо или учреждение. Если фондообразователем является человек в предисловии нужно написать краткий историко-географический очерк, сделав основной упор на дату жизни и смерти, основных этапах го, общественной, служебной, творческих и т.д. деятельности, желательно отразить генеологические связи лица. Если является учреждение, то в предисловии кратко освещается его история, обстановка, в которой возникло и действовало данное учреждение, дата его образования, подчиненность, функции, масштаб деятельности, структура учреждения и ее изменение, организация системы делопроизводства, даты и причины ликвидации или реорганизация учреждения. Нужно написатьоб истории фонда: установить когда, при каких обстоятельствах фонд оказался в архиве, состав и содержание, а также объем документов. В предисловии нужно отразить все аспекты работы с документами фонда после его поступления в архив: особенности описания, экспертизы ценности, систематизацию документов в фонде. Затем в предисловии приходится краткая характеристика состава и содержания документов, включеных в опись, раскрываются особенности формирования, систематизации, оформления дел, принципы построия описи. Заключительная часть раскрывает состав справочного аппарата описи, основы его построения, указания о порядке пользования им.

Организация использования архивных документов: понятие, принципы, направления, цели, основные формы. Информационные и интернет-технологии в сфере использования архивных документов.

Использование документов архива это комплекс работ по обеспечению информационных потребностей общества, в ретроспективной док информации. Порядок использования док устанавливается конституцие РФ и целом рядом законодательных и нормативно-методических актов, федерального и регионального уровня.

Основными принципами использования док АФ РФ является общедоступность, открытость док информации, законность поиска, получение и использование.

Направление использов архивных док:

- укрепление российской государственности,

- удовлетворение информационных потребностей общества

- обеспечение прав и интересов граждан

В процессе использования док архива участвует две стороны, архив которых хранит информацию и пользователи которым нужна информация. Пользователями такой информации могут быть: органы гос власти, управления, суда, прокуратуры, министерства и ведомства, предприятия и организации, воинские части, научные, культурные, учебные учреждения, средства СМИ, негоссударственные объединения предприятия, общественные предприятия, граждане. Использование архивн док в России является сложной и ответственной работой требующей высокого профессионализма, знания в совершенстве научно справочного аппарата архива, источниковедение.

Использов док основывается на принципах открытости и доступности, что означает что любой отказ предоставления информации должен быть обоснован законодательно.

Цели использования архивных документов:

1) управленческие, использов док предполагает информационное обеспечение, работы ведомства или организации, решение с помощью архивных документов вопросов возникающ в его деятельности, повышение эффективности управления

2) использование в политических целях, осуществляется при разработке законов проекта, программ реформ, полит борьбе различных партий, для пропоганды идеальной политики правительства, для укрепления государственности, при проведении национально-территориального размежевания, для заключения международных договоров и т.д.

3) испольов док в экономических целях применяется, при прогнозировании и планировании экономич развития, при осущ проектных и опытно конструкторских работ, при осущ научных и прикладных исследований, для оптимизации производственных и технологич процессов

4) в научных целях, предполагает ведение научных исследований, по историческим источникам хранящимся в архивах

5) в культурно-просвятительских целях, предполагает подготовку юбилейных выставок, музейных экспозиций, докладов, очерков, брошюр, проведение экскурсий, использование СМИ, публекацию док и обзоров

6) в социально-правовых целях, предполагает исполнение запросов, обеспечивающих права, и законные интересы граждан, для решения задач соц защиты, обеспечение установленных льгот и подтверждении имущественных прав физич юрид лиц и т.д.

Форма использования архивных документов.

-это определенные информационные услуги, выполняемые архивами по каждому направлению использования.

Основными формами являются:

- информационное обеспечение пользователей (органов гос власти, местного самоуправления, государственных, не госсударственных и общественных организаций и объединений, граждан) в соответствии с х запросами а также в инициативном порядке;

- исполнение запросов, в целях обеспечения прав и законных интересов граждан;

- инициативное информирование учреждений и организаций и структурных подразделений, о документах архива по профилю их деятельности;

- представление документов пользователем для исследований в читальном зале;

- публикация док в различных формах;

- информационные мероприятия в научных и культурно просветительских целях (выставки документа), использование док в СМИ, организация лекций, экскурсий, уроков и т.д. Важной и далеко еще не полностью освоенной сферой применения информационных технологий в архивном деле является сеть Интернет. Перед архивными сайтами открыты огромные возможности, неуклонно расширяющиеся вместе с технологическим прогрессом. Основные цели присутствия архивов в Интернете: - представление общей справочной информации об архивных документах и архивах - постоянное информирование об архивной деятельности - содействие поиску архивных документов и получению архивных услуг - взаимное информирование архивистов и обсуждение профессиональных архивных вопросов - популяризация архивного дела, формирование позитивного имиджа архивов у граждан и общества. За последние годы на архивных сайтах размещен огромный и разнообразный материал. Процесс архивного сайтостроения только разворачивается. В настоящее существуют: отраслевой портал «Архивы России», сайты федеральных архивов, органов управления архивным делом, региональных государственных архивов, муниципальных архивов. Специалисты считают, что в ближайшее время число архивных сайтов будет постоянно возрастать. К наиболее перспективным направлениям развития архивных сайтов в Интернете относятся следующие: 1. В области онлайнового НСА заметны тенденции к унификации и созданию единых поисковых механизмов. Единый поисковый механизм способен стать универсальным решением проблем и отправной точкой для исследователей архивных документов. Он может быть реализован в различных формах, в том числе и в форме специального портала. 2. Одним из наиболее перспективных и полезных сервисов в рамках архивных сайтов может стать онлайновая служба заказа/ доставки оцифрованных копий документов. Уже сейчас этот сервис применяется на некоторых российских библиотечных сайтах, а также в ряде западных архивных ресурсов. Заказ документов онлайн позволяет человеку получить необходимую ему информацию без физического посещения архива, что особенно актуально в случае географической отдаленности места проживания пользователя. С другой стороны организация подобного сервиса является достаточно трудозатратным делом, так как требует наличия в штате архива сотрудников, которые бы регулярно занимались оцифровкой документов. В этой связи плата за подобные услуги может оказаться немалой. Исключение может быть сделано для социально-правовых запросов, которые в обычном порядке исполняются бесплатно. 3. Достаточно актуальным продолжает оставаться вопрос о существовании средств обратной связи. Связь с пользователем посредством обычной электронной почты не решает ряда существенных проблем. Самая главная заключается в том, что пользователям приходится отправлять свой запрос по указанному на сайте адресу в произвольной форме, с произвольным заголовком. В результате обработка такого запроса может вызвать затруднения. Поэтому лучше использовать специальные контактные формы. В последнее время наблюдается тенденция к организации службы «одного окна», когда на сайте создается специальный раздел, где пользователи могут задать любой профильный вопрос. 4. Гостевые книги и форумы на архивных сайтах способны функционировать и в качестве площадок для сетевого общения. Они дают пользователям не только общее ощущение интерактивности диалог, но и возможность прочитать сообщения, оставленные другими посетителями сайта и на их основании скорректировать свой вопрос или предложение. Гостевая книга функционирует по линейному принципу «вопрос-ответ». Оперативность ответа зависит от текущей загруженности службы поддержки. Перспективным инструментом сетевой коммуникации являются блоги. Практика создания архивных блогов пока распространена недостаточно. Блоги могут функционировать как обособленно, так и на массовых блог-хостингах. Блоги очень удобны для обсуждения текущих проблем, новостей. Минусом их можно считать сравнительно быструю деактуализацию опубликованной информации. 5. Широкое распространение различных мобильных устройств в мире все чаще заставляет разработчиков сайтов задумываться о необходимости создания мобильных версий проектируемых сетевых ресурсов. В целом же специалисты предполагают, что в ближайшие годы произойдет переход на новый уровень развития архивных сайтов, характеризующийся повышением эффективности онлайнового обслуживания пользователей. Такой переход станет возможным благодаря применению современных технологических решений. При этом совершенствование сервисов в рамках ресурса не должно происходить в ущерб расширению его конвента. Именно взаимное развитие контентной и сервисной составляющих архивных сайтов способно сделать Интернет тем местом, где сойдутся интересы архив и их пользователей.

Поиск по сайту: