АвтоАвтоматизацияАрхитектураАстрономияАудитБиологияБухгалтерияВоенное делоГенетикаГеографияГеологияГосударствоДомДругоеЖурналистика и СМИИзобретательствоИностранные языкиИнформатикаИскусствоИсторияКомпьютерыКулинарияКультураЛексикологияЛитератураЛогикаМаркетингМатематикаМашиностроениеМедицинаМенеджментМеталлы и СваркаМеханикаМузыкаНаселениеОбразованиеОхрана безопасности жизниОхрана ТрудаПедагогикаПолитикаПравоПриборостроениеПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРадиоРегилияСвязьСоциологияСпортСтандартизацияСтроительствоТехнологииТорговляТуризмФизикаФизиологияФилософияФинансыХимияХозяйствоЦеннообразованиеЧерчениеЭкологияЭконометрикаЭкономикаЭлектроникаЮриспунденкция

Рекомендации по подготовке и проведению совещаний

Читайте также:
  1. I. Рекомендации.
  2. IX. Рекомендации
  3. IX. Рекомендации
  4. В профессиональной подготовке менеджеров
  5. Выводы и рекомендации
  6. ГИГИЕНИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО КОРРЕКЦИИ ФАКТИЧЕСКОГО ПИТАНИЯ
  7. Дайте рекомендации по совершенствованию организационной структуры какой-либо известной фирмы.
  8. Задания для самостоятельной работы при подготовке к занятию
  9. ЗАДАНИЯ И МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
  10. Задания и методические указания для самостоятельной работы студентов по подготовке к практическим (семинарским) занятиям
  11. Значение изучения теоретической информатики в подготовке социолога информатика
  12. Й день – 4 часа - подготовка к проведению занятия в интерактивной форме, 2–й день – 6 часов – проведение занятия.

В настоящих рекомендациях определены процедуры подготовки и проведения совещаний.

Основные типы совещаний:

Регулярные оперативные совещания (планерки)

Координационные совещания при генеральном (исполнительном) директоре.

I.Регулярные оперативные совещания (планерки)

Цель: решение текущих производственных вопросов, анализ и оценка текущего состояния дел, определение оперативных задач и организация их решения.

Регулярность: раз в неделю, в определенный день и час.

Продолжительность: 1 час.

Порядок проведения:

Оперативные совещания, которые проводятся регулярно, имеют постоянный сценарий:

- постоянный список участников;

- определенный список вопросов для обсуждения;

- постоянное время и место проведения;

- одинаковую продолжительность.

1. Подготовка к оперативному совещанию:

Уточнить список вопросов и список участников, в зависимости от конкретной ситуации.

Подготовить необходимую информацию: о текущем состоянии дел, достижениях, трудностях и их причинах, принятых оперативных решениях.

Оповестить участников, приглашенных дополнительно к основному составу.

2. Процедура проведения оперативного совещания:

Вступительное слово ведущего: оценка текущего состояния дел, основные вопросы совещания, оценка достижений и трудностей.

Оценка выполнения решений предыдущих совещаний, доклады ответственных за их исполнение.

Краткие доклады участников совещания: состояние дел, достижения и трудности, предложения по решению вопросов своей работы и работы предприятия.

Краткая дискуссия – обсуждение выявленных трудностей, предложения по их решению от всех участников.

Подведение итогов: принятие решений и назначение ответственных и сроков исполнения; определение вопросов для подготовки к следующему совещанию.

3. После совещания:

Подготовить краткого протокола (резюме) совещания с обозначением вопросов и принятых решений, ответственных и сроков исполнения.

Разослать протокол (резюме) всем участникам совещания.

Оперативно контролировать выполнение решений.

Результаты оперативного совещания: решение текущих вопросов предприятия; оперативная информация, необходимая для контроля состояния дел.

II. Координационные совещания при генеральном (исполнительном) директоре

Цель: обсуждение и решение вопросов, не связанных с оперативной текущей деятельностью:

- планирование работы на среднесрочный период;

- подведение итогов и оценка результатов работы компании за определенный период;

- обсуждение и принятие стратегических решений, планов, проектов;

- поиск способов решения трудностей, проблем предприятия;

- координация работы руководителей.

Координационные совещания необходимы, когда при выработке и принятии решений, значимых для компании

- должны быть учтены мнения ключевых руководителей компании,

- необходима дополнительная информация, рассмотрение вопросов с разных точек зрения;

- для реализуемости решений важно, чтобы исполнители принимали участие в его разработке;

- важно, чтобы группа руководителей обладала информацией о состоянии дел в компании и планах дальнейших действий;

Подготовка и проведение координационных совещаний (таб.2)

Таблица 2

Вопросы Действия Ответственный; исполнители
1. Предварительная подготовка (не менее, чем за 1 неделю до совещания)
1.1. Цели, тема совещания Определить - для чего созывается совещание? - какие вопросы необходимо вынести на общее обсуждение? - какие решения должны быть получены в результате совещания? Генеральный (исполнительный) директор
1.2. Повестка совещания - составить список вопросов, которые должны быть обсуждены на совещании, цели обсуждения каждого вопроса; - определить ведущего совещания; - докладчики по каждому вопросу; - установить временной регламент; - определить, какие материалы должны быть подготовлены для обсуждения каждого вопроса, кто должен их подготовить и в каком виде предоставить. Генеральный (исполнительный) директор, Секретарь-референт
1.3. Определение списка участников - определить список руководителей и специалистов, чьё присутствие на совещании необходимо для достижения его целей, результативного обсуждения каждого вопроса повестки. Генеральный (исполнительный) директор
1.4. Подготовка и издание приказа, оповещение участников - оформить приказ о проведении совещания, повестку совещания по форме (Приложения 1,2); - подписать приказ; - разослать приказ, получить подтверждение его получения. Секретарь-референт  
1.5. Подготовка рабочих материалов к совещанию - поручить подготовку необходимых для совещания материалов (отчетов, справок, информационных сообщений и пр.) ответственным исполнителям, назначить сроки. Генеральный (исполнительный) директор, назначенные ответственные
2. Подготовка непосредственно перед совещанием
2.1. Предварительное ознакомление участников с материалами совещания (2-7 дней до совещания) - разослать подготовленные материалы (отчета, информационные сообщения, справки и т.п.) для ознакомления участникам совещания; - при необходимости – издать распоряжение ознакомиться с материалами и в установленный срок до совещания представить свои замечания и предложения. Генеральный (исполнительный) директор, Секретарь-референт
2.2. Оценка готовности к совещанию (1-3 дня до совещания) - уточнить повестку, список участников, время и место, длительности совещания; - оценить подготовленность всех вопросов для обсуждения. Генеральный (исполнительный) директор, Ключевые участники совещания (1-3 человека)
2.3. Подготовка помещения (1 день до совещания) - подготовить помещение, оргтехнику и оборудование, раздаточные материалы, кофе-паузы. Назначенный руководитель
3. Процедура проведения совещания
3.1. Начало совещания. - объявить цели совещания, вопросы повестки, временной регламент; - при необходимости внести коррективы в повестку совещания; - оценить результаты выполнения решений предыдущего совещания (при необходимости); Ведущий совещания
3.2. Обсуждение вопросов повестки:   - доклад по вопросу, в соответствии с повесткой; - знакомство с подготовленными материалами (если есть); - уточняющие вопросы докладчику; - обсуждение вопроса, - подведение ведущим итогов по обсуждению вопроса: решения; основные альтернативы; вопросы для дальнейшей проработки; задания руководителям и сроки их выполнения.   Ведущий Докладчики по каждому вопросу Участники совещания
3.3. Краткое обсуждение значимых вопросов, не включенных в повестку, но выявленных в ходе совещания - обозначение вопроса; - краткое обсуждение, предложения вариантов решения; - задания по дальнейшему решению (при необходимости), назначение ответственных и сроков. Ведущий Участники совещания
3.4. Подведение итогов совещания - краткое резюме по итогам обсуждения каждого вопроса; - принятие решений, назначение ответственных и определение сроков выполнения решений; - определение вопросов, требующих дополнительной проработки (информации, согласований), сроков уточнения и повторного рассмотрения, ответственных за подготовку вопросов. Ведущий
3.5. Завершение совещания. - краткая «обратная связь» от участников по ходу и итогам совещания; - заключительное слово ведущего; - назначение ответственного за подготовку приказа (резюме) по итогам совещания. Ведущий Участники совещания
4. После совещания
4.1. Издание приказа (1-2 дня после совещания) - подготовить и издать приказ, (резюме) по итогам совещания, с указанием вопросов, решений, необходимых действий, ответственных и сроков исполнения (Приложения 3,4) Генеральный (исполнительный) директор, Ответственный за подготовку приказа
4.2. Обеспечение выполнения решений совещания - оформить и раздать контрольные карточки поручений (Приложение 5); - обеспечить предварительное напоминание ответственным за 2-4 дня до окончания срока исполнения решений; - каждому руководителю - представить письменный отчет о выполнении решений - оценить выполнение решений Генеральный (исполнительный) директор. Секретарь-референт

 

Результаты координационного совещания:

- решения, ответственные за их выполнение и сроки выполнения, оформленные приказом (резюме) совещания;

- информация, предложения и варианты решений по значимым для работы предприятия вопросам.

Приложения

Приложение 5: Форма Приказа о поведении совещания

Приложение 6: Форма Повестки совещания

Приложение 7: Форма Резюме по итогам совещания

Приложение 8: Форма Приказа по итогам совещания

Приложение 9: Форма Контрольной карточки поручений по итогам совещания

 


1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | 32 | 33 | 34 | 35 | 36 | 37 | 38 | 39 | 40 | 41 | 42 | 43 | 44 | 45 | 46 | 47 | 48 | 49 | 50 | 51 | 52 | 53 | 54 | 55 | 56 | 57 |

Поиск по сайту:



Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Студалл.Орг (0.006 сек.)