АвтоАвтоматизацияАрхитектураАстрономияАудитБиологияБухгалтерияВоенное делоГенетикаГеографияГеологияГосударствоДомДругоеЖурналистика и СМИИзобретательствоИностранные языкиИнформатикаИскусствоИсторияКомпьютерыКулинарияКультураЛексикологияЛитератураЛогикаМаркетингМатематикаМашиностроениеМедицинаМенеджментМеталлы и СваркаМеханикаМузыкаНаселениеОбразованиеОхрана безопасности жизниОхрана ТрудаПедагогикаПолитикаПравоПриборостроениеПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРадиоРегилияСвязьСоциологияСпортСтандартизацияСтроительствоТехнологииТорговляТуризмФизикаФизиологияФилософияФинансыХимияХозяйствоЦеннообразованиеЧерчениеЭкологияЭконометрикаЭкономикаЭлектроникаЮриспунденкция

Составление описей

Читайте также:
  1. A) подписать коллективный договор на согласованных условиях с одновременным составлением протокола разногласий
  2. Access. Базы данных. Определение ключей и составление запросов.
  3. SWOT- анализ и составление матрицы.
  4. Второй этап — составление и подписание трудового договора
  5. Завершение делового совещания и составление его протокола
  6. Задачи на составление логических выражений. Написать программы, проверяющие следующие условия
  7. ЗАПИСЬ, ВЗВЕШИВАНИЕ И СОСТАВЛЕНИЕ ПАР
  8. Обработка опытных данных и составление отчета
  9. Обработка опытных данных и составление отчёта
  10. Основные стадии приобретения материалов. Составление заявок и их анализ.
  11. Право следования - это право автора на долю доходов от публичной перепродажи оригиналов произведений изобразительного искусства и оригиналов рукописей.
  12. Практическое задание: Изгнание кн. Ярослава. Отрывки из «Новгородской первой летописи» по тексту «Полного собрания русских летописей», т. III.


Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.1
На все завершенные в делопроизводстве организации дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются описи дел.
Описи составляются отдельно на:
- дела постоянного хранения;
- дела временного (свыше 10 лет) хранения;
- дела по личному составу и иные однотипные дела;
- на дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации, документов (рационализаторские предложения, судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.);
- служебные ведомственные издания.
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
При подготовке к передаче в ведомственный архив дел за несколько лет, дела сначала раскладывают по годам, а в пределах года по структурным подразделениям. Такая систематизация дел называется хронологически-структурная.
Например:
1998год 1999 год
Канцелярия Канцелярия
Отдел кадров Отдел кадров
Отдел маркетинга Отдел маркетинга
Бухгалтерия Бухгалтерия
Отдел труда и Отдел труда и
заработной платы заработной платы
Раскладывая дела по годам, надо учитывать, что дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством. Дело, начатое в одном структурном подразделении и переданное для окончания в другое, относится к той структурной части, где оно было закончено делопроизводством.
Внутри каждой структурной части дела располагаются в порядке значимости содержащихся в них документов по такой примерной схеме:
- приказы, распоряжения, указания вышестоящих учреждений, относящиеся к основной деятельности;
- приказы, протоколы и другие распорядительные документы учреждения;
- планы, сметы;
- отчеты, балансы;
- доклады, переписка и т.д.
Внутри каждой группы дела систематизируются по значимости вопросов, хронологии или алфавиту.
Дела по личному составу систематизируются отдельно, так как на них составляется самостоятельная опись.
При большом объеме специальной документации - технической, технологической, рационализаторских предложений - на нее так же составляются отдельные описи.
В описание каждого дела входит:
- порядковый номер;
- индекс дела;
- заголовок дела
- дата
- количество листов
- примечания.


УТВЕРЖДАЮ Наименование должности Руководителя структурного Подразделения Подпись Расшифровка Подписи Дата ОПИСЬ №
№ пп Индекс дела (тома, части) Заголовок дела (тома, части) Дата дела (тома, части) Кол-во листов в деле (томе, части) Срок хранения дела (тома, части) Примечание
             
             
             

 

В данную опись внесено __________дел с № ________ по



№ _________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:



Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи



Дата

Все эти данные переписываются с обложки дела. Дела вносятся в опись в том порядке, в котором они были систематизированы. Каждое дело в описи получает отдельный номер, который тут же проставляется на обложку дела.
В том случае, когда дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.


5. Порядок передачи документов на хранение в архив


Передача документов на хранение в ведомственный архив осуществляется согласно утвержденного графика. График составляется архивом и утверждается руководителем организации (учреждения). Эта работа должна проводится ежегодно.
В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача производится по описям.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив не передаются, а хранятся в структурных подразделениях и по истечению сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После приема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрой и прописью фактического количества дел, переданных в архив, и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной надписью ставится дата приема-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших ее. Один экземпляр описей возвращается сдатчику.
При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.


ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ:


1. Что означает экспертиза ценности документов? Для чего она проводится?
2. Каков порядок подшивки и нумерации дел постоянного хранения?
3. Какие требования предъявляются к хранению документов и дел в структурных подразделениях?
4. Каковы правила подготовки дел к сдаче в архив организации?
5. Какие операции должны быть выполнены в случае необходимости изъятия документа из дела постоянного хранения?
6. Каков порядок сдачи дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) в архив?


1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 |

Поиск по сайту:



Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Студалл.Орг (0.003 сек.)