Хранение документов

Оформление документов. Подпись лица, подписавшего документ, должна соответствовать должности и Ф.И.О. Подпись ответственного лица заверяется печатью на документах, связанных с расходованием денежных средств и материальных ценностей, а также на документах, определённых правовыми актами Республики Беларусь. Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего документ.

Оформление справок. При выдаче справки лицу обязательно должно быть указано, куда она предоставляется. Запрещается писать: «Дана по месту требования».

Справка оформляется на фирменном бланке организации. На справке не ставится угловой штамп организации, кроме случаев, где угловой штамп требуется (Например: в банках, т.к. у них свой бланк справки). Справка должна быть заверена печатью. Снимать копии с приказов, распоряжений, указаний, документов, поступивших из вышестоящих ОВД или органов государственного управления, без письменного разрешения этих органов запрещается.

Оформление тетрадей и журналов, законченных дел. Нумерация производится черным графическим карандашом в верхнем или нижнем правом углу листа. Прошивается и скрепляется печатью на оборотней стороне последнего прошитого листа. Бумажная наклейка с оттиском каучуковой печати «Для пакетов» наклеивается силикатным клеем так, чтобы концы ниток оставались видными. Неправильно оформленные документы, тетради, журналы и др. документация будет возвращена исполнителю на доработку.

Оформление бланков. Бланк обязательно должен содержать все реквизиты, включенные в данный образец (Государственный герб Республики Беларусь, наименование органа, почтовый адрес, телефон, факс, дата и номер подготовленного документа, номер и дата документа, на который дается ответ). Обязательно должны соблюдаться расстояния между реквизитами бланка (приложение 4).

Печатание документов осуществляется в редакторе Microsoft Word со следующими параметрами настройки:

- лист формата А4 (210 х 297 мм);

- поля страницы: верхнее и нижнее – не менее 20мм, левое – 30 мм, правое-10 мм (в таблицах допускается уменьшение левого поля до 20 мм, правого – до 8мм (когда текст не вмещается)).

Требования к реквизитам в бланке:

- изображение Государственного герба Республики Беларусь (цветное или черно-белое) помещают в центре верхнего поля бланка;

- диаметр изображения герба – не более 17 мм;

- наименование органа – шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный или жирный, размер от 6 до 16 пт; межстрочный интервал точно 14 пт, выравнивание по центру.

- почтовый адрес, телефон – шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер от 6 до 16 пт; межстрочный интервал одинарный, выравнивание по центру.

- межстрочный интервал между реквизитами («наименование органа», «на-

именование структурного подразделения», «почтовый адрес», «телефон, факс») полуторный, в реквизитах – по необходимости;

- расстояние от верхнего края листа до нижнего края бланка (черты) – не более 7 см;

- размещение черты под бланком допускается, однако не рекомендуется.

Текст документа:

- шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 15 пт.

В таблицах допускается уменьшение до 13 пт (когда текст не вмещается);

- межстрочный интервал между реквизитами («адресаты», «наименование документа», «текст документа», «подпись») – полуторный, без дополнительных пробелов;

- межстрочный интервал в тексте документа – одинарный, в таблицах допускается уменьшение до 11пт (когда текст не вмещается);

- в адресах, заголовках и подписях межстрочный интервал – точно 14 пт;

- первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм; в адресах, заголовках и подписях – без абзацного отступа;

- выравнивание по ширине, как правило, без переноса слов;

- номера страниц в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 – 15 мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт. (первая страница не нумеруется);

В состав реквизита «Подпись» входят наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись и её расшифровка (инициалы, фамилия). При оформлении документа на бланке в наименование должности не включается наименование органа, подразделения.

Не допускается ставить предлог “За”, “Зам.”, косую черту перед наименованием должности.

Подпись ответственного лица заверяется печатью на документах, связанных с расходованием денежных средств и материальных ценностей, а также на документах, определённых правовыми актами Республики Беларусь. Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего документ.

В нижнем левом углу лицевой стороны последней страницы документа печатается реквизит «Исполнитель», содержащий:

- индекс структурного подразделения, в котором готовился документ, фамилию исполнителя, номер его служебного телефона, инициалы сотрудника, печатавшего документ, дату создания документа, имя файла;

- шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr),обычный, размер 9 пт;

- межстрочный интервал – точно 9 пт.

Законодательством Республики Беларусь предусмотрена ответственность должностных лиц за нарушение в организации и ведении делопроизводства, проявившиеся в:

-несоблюдении государственных стандартов в оформлении документов;

-несоблюдении требований, предъявляемых к порядку работы с документами, их обработки, движения и хранения.

В органах внутренних дел хранение документов осуществляется согласно Приказа МВД Республики Беларусь № 036 от 29.07.2001г. «Об обеспечении режимной секретности в системе МВД Республики Беларусь», также приказом №120 для служебного пользования Департамента охраны МВД Республики Беларусь.

На режимных объектах документы хранятся в железных сейфах, которые опечатываются железной печатью, опечатывается кабинет, где находятся документы и сдается под охрану на сигнализацию.

Докладная записка. Это документ информационного характера, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка может составляться как по инициативе её автора (внесение предложений, изложение фактов), так и по указанию руководителя (отчёт о ходе или завершении какой- либо работы и т. д.). Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой описывают состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления докладной записки, производят их анализ. Во второй части излагают выводы и предложения. Бывают внутренние и внешние докладные записки. Внешние подписывает руководитель организации.

Поиск по сайту: