Просмотр структуры в режиме образца

Создание отчета при помощи Мастера отчетов

При создании отчета при помощи Мастера следует:

ü выбрать таблицу или запроса, на основе которого будет создан отчет;

ü выбрать поля, включаемые в отчет. из числа приведенных в списке «Доступные поля»;

ü указать поля для группировки данных;

ü указать порядок сортировки данных внутри групп;

ü нажать кнопку Итоги и выбрать математическую функцию для подведения итогов по группам данных (Sum – сумма, Avg –среднее арифметическое, Min – минимальное, Max – максимальное значения);

ü выбрать подходящий макет и ориентацию отчета (книжную или альбомную);

ü при желании укажите, чтобы Мастер настроил ширину полей для размещения на одной странице;

ü выбрать стиль (выделенный, компактный, простой, строгий, формальный, черно-белый);

ü ввести заголовок отчета и выбрать «Просмотр отчета» или «Изменение структуры отчета»;

ü нажать кнопку «Готово».

Выбор опций группировки Мастера отчетов

При выборе параметра группировки при работе с Мастером отчетов, отчет разбивается на различные разделы. При этом появляется Заголовок группы и примечание группы (видны при переходе в режим Конструктора).Диалоговое окно, которое запрашивает группирующее поле, имеет кнопку «Группировка», открывающую диалоговое окно «Интервалы группировки». Для каждого текстового поля группировки можно выбрать группирование по целому значению (общий) или только по первым нескольким символам. Например, при выборе по первой букве, вначале группируются все А, затем Б и так далее.

При группировке по числовому полю можно группировать данные по десяткам, пятидесяткам и сотням и так далее (1-10 группируются вместе, 11-20 также и так далее).

Если группирующее поле – это дата, можно группировать по году, кварталу, месяцу и другим промежуткам времени. При выбранной группировке можно подвести «Итоги» по группе данных. При этом можно вывести только расчетные значения, (только итоги) или итоги вместе с данными, а также вычислить проценты (Вычислить проценты).

Предварительный просмотр

позволяет просмотреть, как будет выглядеть отчет в напечатанном виде.

Просмотр структуры в режиме образца

В дополнение к предварительному просмотру MS Access предоставляет возможность просмотра отчета в режиме образца, для чего надо выбрать в меню «Вид» пункт «образец» и получить общее представление о виде отчета. Рекомендуется для просмотра больших отчетов для сокращения времени.

Поиск по сайту: