Мастер п/о

О прохождении производственного обучения на предприятии

Специальность: «Документационное, информационное и организационное обслу­живание»

Квалификация: «Секретарь»

Выполнила:

Учащаяся группы №275С

Викторчик Ольга Александровна

Мастер п/о

О. А. Акулич

г. Минск 2015

Содержание:

1. Место прохождения практики стр. 3

1.1 Рабочее место стр. 3

2.Цели и задачи производственной практики стр. 3

3. Результаты производственной практики стр. 4

3.1 Основные сведения о предприятии стр. 4

3.2 Организация документооборота стр. 5

3.3. Порядок работы с входящими документами на предприятии стр. 6

3.4 Порядок работы с исходящими документами стр. 7

3.5 Регистрация документов стр. 8

3.6 Подготовка документов к передаче в архив стр. 9

4. Заключение стр. 11

1. Место прохождения практики

ОАО "МТИС" (ОАО "Минские телевизионные информационные сети") в качестве секретаря.

1.1 Рабочее место

Рабочее место секретаря в ОАО «МТИС» оснащено современной оргтехникой (компьютер, принтер, сканер, факс, телефон и др.). На рабочем столе все размещено достаточно удобно для комфортной и быстрой работы. На рабочем компьютере установлены новейший пакет программ для работы с документами и пр. В кабинете царит прекрасная, уютная обстановка, чтобы клиенты, ожидающие приема, могли чувствовать себя комфортно.

2. Цели и задачи производственной практики

Цель производственной практики - Рассмотреть особенности документообработки ОАО «МТИС».

Задачи производственной практики:

1. Раскрыть основные сведения о предприятии.

2. Изучить особенности организации документооборота.

3. Описать порядок работы с входящими документами на предприятии.

4. Изучить порядок работы с исходящими документами.

5. Раскрыть особенности регистрации документов.

6. Описать подготовку документов к передаче в архив.

3. Результаты производственной практики:

3.1 Основные сведения о предприятии:

МТИС; история компании

Предприятие «Минские телевизионные информационные сети» создано в 1990г. решением Мингорисполкома №367 от 28.11.1990 на базе бывшего ателье №5, занимавшегося установкой и технической эксплуатацией телевизионных антенн.

Предприятие создано на основе государственной формы собственности и работает на полном хозрасчете и самоокупаемости.

ОАО «Минские телевизионные информационные сети» является крупнейшим оператором кабельного телевидения в г. Минске и обслуживает более 525 тыс. абонентов.

На момент создания предприятия в городе Минске транслировались три телевизионных канала. За годы своей производственной деятельности ОАО МТИС довело количество телевизионных каналов до 52.

Руководство предприятия постоянно уделяет большое внимание техническому перевооружению производства, замене устаревшего оборудования на новое, более современное, внедрению новых телекоммуникационных систем. На существующем транспортном кольце уже работают по передаче данных Национальный банк, Белвнешэкономбанк, агентство "Минск-Новости","Минские теплосети", Минский автомобильный завод и др.

С сентября 2004г. в сети кабельного телевидения начато предоставление услуги высокоскоростного доступа в Интернет.

В 2004 году ОАО "МТИС" предложило принципиально новую уникальную разработку для внедрения в городское хозяйство - это комплексная система передачи данных, включающая в себя систему по учету и контролю за расходом энергоресурсов, созданную совместно со специалистами Московского научно-производственного предприятия МНПП «Сатурн».

Опытный образец системы демонстрировался на выставках (ТИБО 2004, 2005 и др.) где был отмечен дипломами и грамотами.

Предприятие работает над созданием Единой общегородской кабельной телекоммуникационной сети г. Минска.

Основным видом деятельности предприятия является:

• техническое обслуживание и строительство телевизионных сетей города, в том числе и телекоммуникационных сетей на базе волоконно-оптических линий связи.
• оказание услуг по трансляции телевизионных программ в системе кабельного телевидения на территории г.Минска

3.2 Организация документооборота

Под документооборотомпонимается движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело.

Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации.

В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.

Документационное обеспечение – важнейшая функция управления, нуждается в тщательно продуманной организации.

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией.

Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами.

Под объемом документооборота Компании понимается количество документов, полученных и созданных Компанией за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

Анализируя документооборот Компании за последний год, была выявлена тенденция к его росту.

В документационном обеспечении Компании выделяют три группы документов:

поступающие (входящие);

отправляемые (исходящие);

внутренние.

Учитывая постоянный рост количества персонала, отделов, можно сказать, что количество внутренних документов возрастает.

Внутренние документы в МТИС оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: название ОАО, название подразделения, вида документа, места составления, даты и номера. Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются с помощью компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета.

Необходимо отметить, что при внутренней переписке сотрудники комбината используют два вида документов - докладные и служебные записки. Служебная записка – документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника предприятии другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит. Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.

Право издания приказов (распоряжений) принадлежит Генеральному директору компании, а в его отсутствии – первому заместителю генерального директора.

Заместитель подписывает приказы по курируемым вопросам только по поручению Генерального директора.

3.3. Порядок работы с входящими документами на предприятии

Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка осуществляется централизованно секретарем руководителя.

При первичной обработке корреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно секретарь возвращает или пересылает по назначению.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Вскрываются конверты и уничтожаются вручную, что требует значительного времени.

Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить:

адрес отправителя;

время отправки и получения документа;

при поступлении личныхили доплатных документов.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп, он проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны. Штамп состоит из учетного номера и даты поступления. Документы с грифом «лично» секретарем не вскрываются и передаются адресату. Документация, поступающая на имя Генерального директора, передается секретарю Генерального директора.

Заканчивается первичная обработка распределением на документы регистрируемые и нерегистрируемые. Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь затрудняется определить относится ли она к регистрируемой или нет. Для уточнения он идет к руководителю. В организации должен быть список нерегистрируемой документации.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

После рассмотрения документов Генеральный директор наносит резолюцию – распределяет поручения между заместителями. С документа снимаются копии, оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь Генерального директора ставит на контроль и вносит данные в компьютерную базу.

В соответствии с существующими требованиями подлинник должен передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции первым.

3.4 Порядок работы с исходящими документами

Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

составление проекта документа исполнителем;

проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

согласование проекта документа;

подписание документа руководителем (в необходимых случаях – утверждение);

регистрация документа;

отправка документа адресату;

подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется сотрудником службы делопроизводства. Ведущий специалист отдела делопроизводства вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

Проект исходящего документа обязательно согласовывается с юристом Компании. Такое согласование оформляется визой.

После подписания руководителем, исходящий документ передается секретарю для регистрации.

Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:

порядковый номер документа, включающий номер дела;

адресат (корреспондент);

краткое содержание или заголовок;

отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);

исполнитель;

примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.

3.5 Регистрация документов

Регистрация документов – важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения».

Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документов. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам комбината, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).

Для ОАО "МТИС", характерна разветвленная структура, наличие филиалов, находящихся на разной с главным офисом территории. Учитывая специфику предприятия, в нем принята смешанная система, при которой часть документов регистрируется централизованно секретарем руководителя, другая же в структурных подразделениях. Регистрация документов, поступивших на имя Генерального директора, производится однократно его секретарем.

В компании регистрация входящих документов, происходит в следующем порядке: секретарь разбирает входящую корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в регистрационный журнал. На входящем документе штампом в правом нижнем углу проставляется дата поступления и номер по порядку.

Регистрация входящих документов компании осуществляется путем занесения данных в Журнал регистрации входящих документов.

Для регистрации исходящих документов предлагается использовать только электронную форму с возможностью поиска по максимально большему количеству реквизитов. Однако на сегодняшний день регистрация всей документации ведется только в журнальной форме. Базу, которая будет образовываться при регистрации документов, можно будет использовать при ведении контроля за их исполнением. Также это позволило бы сделать информационно-поисковую работу более упорядоченной и централизованной.

3.6 Подготовка документов к передаче в архив

С момента заведения и до передачи в архив документы хранятся по месту их формирования в дела.

Дела находятся в рабочих кабинетах и специально отведенных для хранения документов помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих полную сохранность документов, предохраняющих их от пыли и солнечного света.

В целях повышения оперативности поиска документов дела необходимо располагать в соответствии с номенклатурой дел.

Для хранения документов постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на хранение на предприятии организован архив.

Прием каждого дела в архиве производится по описям в присутствии работников, сдающих дела в архив. При этом на обоих экземплярах описей против каждого дела, включенного в них, делается отметка о наличии дела, а также указывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел. Вместе с делами в архив передаются регистрационные формы– картотеки на документы с целью их оперативного поиска.

Подготовка документов к сдаче в архив включает:

оформление дел;

составление описей дел;

составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

В структуре до настоящего момента отсутствует положение об архиве, хотя сам архив существует. За сохранность документов в делах отвечает ведущий специалист отдела.

В настоящее время проводятся работы по созданию положения об архиве структуре службы документационного обеспечения управления.

Необходимо создать комиссию по проведению экспертизы ценностей документов из сотрудников службы делопроизводства. В состав комиссии должны войти:

ведущий специалист;

юрист;

секретарь руководителя.

Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации; ее переработку; анализ, подготовку и принятие решения.

Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения управленческого эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если в организации не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема–передачи информации, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве.

Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов).

Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).

Систематизация документов, подлежащих сдаче в архив.

При внутренней переписке сотрудники используют два вида документов - докладные и служебные записки. Служебная записка – документ, не вошедший в существующую официальную классификацию, широко используется при сообщении и передаче информации от одного должностного лица другому. При этом докладная записка выполняет особую роль - информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.

Поиск по сайту: