Порядок складання звітних документів

При складанні й оформленні первинних облікових документів дотримуються наступних правил:

а) у заголовній частий документ обов'язково вказуються його номер; підстава (мета) і дата операції, пов'язаної з рухом і зміною якісного (технічного) стану матеріальних засобів; найменування служби, що видала документ, відправник вантажу (здавач) і вантажоодержувач (приймальник); термін дії документа;

б) у змістовній частині документа звичайно вказуються: номер по
порядку, найменування матеріальних засобів; код номенклатури; одиниця
виміру; кількість матеріальних засобів. При необхідності, крім того,
указуються: категорія, сорт, заводський номер, ціна одиниці й сума вартості
матеріальних засобів, а також інші дані, передбачені конкретною формою
документа. Наприкінці змістовної частини документа пишеться «Разом
найменувань» і прописом указується їхня кількість. Рядки й графи, що
залишилися вільними до підведення підсумку, обов'язково перекреслюються
так, щоб між текстом і підписами посадових осіб не можна було що-небудь
вписати;

в) документ підписується відповідним начальником й іншими посадовими особами. Підпис начальника, засвідчується: на документах, призначених для відправлення з військової частини, мастичною, гербовою печаткою військової частини: на документах, призначених для обігу усередині частини - мастичною печаткою «Для внутрішніх господарських документів»;

г) документ вважається виконаним, якщо зазначені в ньому операції
виконані, хоча б і не в повному обсязі. На одержання або до здачу матеріальних
засобів складається новий документ;

д) документи, складені у двох і більше екземплярах, заповнюються через
копіювальний папір друкувальним пристроєм або кульковою ручкою;

є) всі первинні документи (крім чекових вимог й атестатів), складені в службі, реєструються в книзі обліку (форма 25), порядковий номер реєстрації є номером документа.

Виконані первинні документи після запису в книгах (картках) обліку складу зроблених по них операцій, пов'язаних з рухом і зміною якісного стану матеріальних засобів, наприкінці робочого дня здаються у відповідну службу військової частини під розписку в книзі обліку (форма 25), У службу приймаються повністю оформлені документи. Документ без підписів одержувача й здавача матеріальних засобів уважається недійсним.

При обліку вручну в службі військової частини на всіх виконаних первинних документах робляться позначки про запис у книгах обліку про зроблені операції, пов'язані з рухом або зміною якісного стану матеріальних засобів. В позначці вказується номер книги обліку й сторінка, на якій записана облікова операція. При наявності в документі декількох найменувань матеріальних засобів позначка здійснюється по кожному найменуванню, для позначок використовується графа реквізиту «Примітка» або чисте поле документа.

При обліку матеріальних засобів з використанням обчислювальної техніки на всіх виконаних первинних документах в обчислювальному пункті робляться позначки із вказівкою дати їхньої обробки, прізвищ виконавців і місць зберігання інформації.

При оформленні й веденні книг і карток обліку дотримуються наступних правил:

а) у кожній книзі обліку листи нумеруються, прошнуровуються,
скріплюються мастичною печаткою «Для пакетів» військової частини.
Кількість листів засвідчує підписами: у книгах звітності, які ведуться в
підрозділах - командирів підрозділів; у книгах обліку, які ведуться на складах й інших об'єктах військового господарства, а також на складі, у майстерні, службах військової частини - начальників відповідних служб;

У книзі обліку для кожного найменування матеріальних засобів залежно від частоти записів приділяється певна кількість сторінок. Черговість записів найменувань повинна відповідати послідовності, передбаченій формами повідомлень і звітів. На початку книги обліку показується її зміст, у якому послідовно відбиваються найменування матеріальних засобів і номера сторінок, що відводять для них;

б) картка обліку складається на одне найменування матеріальних
засобів. Правильність оформлення картки обліку засвідчується підписом
начальника служби. Підпис засвідчується мастичною печаткою «Для
внутрішніх господарських документів» військової частини;

в) всі книги обліку матеріальних засобів, що ведуться в підрозділах, на
складах й інших об'єктах військового господарства, а також у службах
військової частини враховуються у відповідних службах по книгах обліку
(форма 25) і видаються під розписку в них; порядок оформлення й обліку цих
книг аналогічний порядку оформлення й обліку, установленому для книг
обліку матеріальних засобів;

г) записи у книгах обліку матеріальних засобів здійснюються тільки на підставі справжніх законно й правильно оформлених документів. При
необхідності оприбуткування протягом дня великої кількості прибуткових
(видаткових) документів дозволяється записи в книгах (картках) обліку
робити по зведених відомостях (форма 7). Зведені відомості складаються в
службі окремо на прибуткові й видаткові документи й підписуються особою,
що веде облік. Первісні записи в нових книгах обліку здійснюються на підставі первинних документів, а також актів інвентаризації (передачі) або облікових даних попередніх книг обліку. Записи про залишки матеріальних засобів, перенесені з інших книг обліку, підтверджуються підписами начальника служби й особи, що веде облік. По матеріальних засобах; що мають строки служби, при переносі їхніх залишків у нові книги обліку одночасно вказуються й дати видачі цих матеріальних засобів;

д) підсумки про прибуток (витрату) матеріальних засобів у книгах і картках обліку підводять по звітних періодах і за рік, а також при інвентаризаціях, ревізіях, передачі посади матеріально-відповідальною особою й в інших необхідних випадках. Підсумки підкреслюються рискою (річні підсумки двома рисками) і засвідчуються підписами: особи відповідального за стан обліку, і особи, яка веде облік;

є) записи в книгах обліку про звірення залишків матеріальних засобів здійснюються в порядку, зазначеному в поясненнях до форм документів;

ж) книги й картки обліку матеріальних засобів ведуться до повного використання. книги, картки обліку, що залишаються на наступний операційний рік, перереєструються в нових відповідно «Переліку справ, книг і журналів» і книзі обліку ф25 з позначкою про це в старому «Переліку справ, книг і журналів» і книзі обліку (ф25). Картки, закінчені протягом операційного року, додаються до знову заведених й зберігаються разом з ними до кінця операційного року.

Документи допоміжного характеру складаються й оформляються так само, як і первинні документи.

Облікові документи повинні складатися й вестися розбірливо, без помарок і підчищень. Для виправлення помилок, допущених при записах, неправильні цифри або слова закреслюються тонкою рисою так, щоб закреслене можна було прочитати, а над ним записуються правильні цифри й слова. Зроблене виправлення обмовляється на вільному листі цієї ж сторінки документа: «Виправленому... вірити» і засвідчується в книзі обліку підписом виконавця, а в первинному документі - підписом начальника, що підписав документ.

У випадку коли здійснюється тільки закреслювання помилкового запису без виправлення її, закреслене обмовляється: «Закреслене... не вважати» і засвідчується підписом. Підпис посадової особи про виправлення в первинному документі засвідчується печаткою.

При виправленні запису в книзі обліку повинні бути виправлені й наступні підсумки й вказівкою дати виправлення. Якщо після виправлення запису зроблено два й більше правильні записи, то підсумок виправляється тільки в останньому записі.

Всі виконані облікові документи разом з додатками до них підшиваються в справи строго хронологічному порядку їхнього виконання або надходження; при цьому кожна справа формується, як правило, по однотипних документах.

У міру підшивки документів у справі листи нумеруються. Кількість їх у кожній закінченій справі підтверджується підписом начальника служби й засвідчується мастичною печаткою «Для внутрішніх господарських документів» військової частини.

По закінченні встановлених строків зберігання облікових документів у військовій частині або у випадку її розформування ці документи здаються в архів або знищуються у встановленому порядку.

Облік бланків строгого обліку ведеться у відповідних службах військової частини в книгах обліку кількості книжок і бланків із вказівкою їхньої серії й номерів. Бланки строгого обліку зберігаються окремо від інших бланків і документів у сейфах начальників служб. Витрачені бланки строгого обліку списуються наприкінці звітного періоду на підставі акту комісії, у якому вказуються й номер зіпсованих бланків. Комісією встановлюється законність видачі бланків. Акт комісії затверджується командиром частини. Корінці витрачених бланків строгого обліку зберігаються в справах облікових документів. Бланки інших облікових документів ураховуються по картках обліку (ф 44).

Таким чином, облік і звітність матеріальних засобів у службі пального ведуться згідно Керівництва з обліку озброєння, техніки й майна (частина№ 1, та частина №2 до наказу МО № 260).

Поиск по сайту: