Контроль за виконанням документів

Основна мета контролю – забезпечення своєчасного і якісного виконання документів, отримання оперативної інформації.

Розрізняють дві групи операцій:

- першу групу операцій виконують самі керівники всіх рангів,

- другу – діловодні служби закладу.

Основні завдання контрольної служби – контроль за термінами виконання вхідних, вихідних та внутрішніх документів та вказівок керівництва.

Дії з контролю включають:

- поставлення документа на контроль,

- своєчасне направлення документа виконавцю,

- перевірка та регулювання ходу виконання,

- облік, узагальнення та аналіз результатів контролю,

- інформування вищих інстанцій,

- пілготовку матеріалів для зняття документа з контролю.

Кожен документ повинен викнуватися в терміни, зазначені безпосередньо в ньому, або терміни, визначені нормативними документами.Терміни виконання вимірюються календарними днями з часу надходження документа, його підписання чи затвердження.

Терміни діють згідно зі встановленими нормами і бувають –

- типові,

- ідивідуальні (встановлюються керівництвом закладу).

Окрім того, за класифікацією сучасних докуметів терміни за характером виконання бувають:

- дуже термінові,

- термінові,

- безстрокові.

Як правило, максимальний строк для виконання загальних документів не повинен перевищувати 30 днів (один місяць). В окремих випадках виконання документів може здійснюватись з відхиленням в межах 10 днів.Терміни виконанням документів можуть бути продовжені, якщо виконавець з вагомих причин не може виконати докумет у визначений термін. У такому випадку він повинен в день одержання документа або не пізніше як за 3-5 днів до закінчення терміну звернутися усно (письмово) з обгрунтованими пропозиціями про продовження строків до керівника. який написав контрольну резолюцію. Інакше документ вважатиметься не виконаним.

Питання для самоконтролю.

1. Поясніть, що таке систематизація та як відбувається контроль за виконанням документів.

Тема – Організація роботи з документами.

План.

1. Вимоги та рекомендації зі складання номенклатур справ.

Література

Блощинська В.А. Навчальний посібник.- К.. Центр навчальної літератури, 2005.

Діденко А.Н. Сучасне діловодство. Навч. посібник. – 4-те вид. – К.. Либідь, 2004.

Складанню номенклатури справ передує підготовча робота, мета якої – забезпечити облік справ, які заводяться у діловодстві, їх відповідність видам і змісту документів, правильну їх класифікацію відповідно до ділянки роботи і питань діяльності організації.

Основні вимоги до складання номенклатури справ:

До основних принципів побудови номенклатури справ належать –

- єдиний підхід до обліку. систематизації, опису та пошуку документів,

- застосування індексації справ.

- стабільність індексів справ.

До номенклатури справ вносять:

- усі справи й документи. що відображають документовані ланки роботи та окремі аспекти діяльності підприємства або структурного підрозділу,

- справи тимчасово діючих органів, документи яких є правовою підставою для підтвердження повноважень установи або припинення її діяльності,

- незакінчені справи. що надійшли з іншого підприємства для дальшої роботи з ними,

- всі довідкові картотеки документів.

Нменклатуру справ затверджують у встановленому порядку. Затверджена номенклатура справ є чинною проягом багатьох років і підлягає перезатвердженню в разі докорінної зміни функції і структури установи. Якщотаких змін не сталося. то н.с. наприкінці кожного року уточнюють і надають їй чинності з 01 січня наступного року.Номенклатуру справ складає секретар – референт або спеціаліст, який відповідає за роботу з документами.

Якщо структурних підрозділів немає. то як назви розділів можуть використовуватись напрями діяльності підприємства чи посади його керівників і спеціалістів.

Поиск по сайту: