Тема: Основные термины делопроизводства. Правовые основы подготовки и оформления документов

Делопроизводством называется деятельность по подготовке и оформлению официальных документов; организация их движения, учёт и хранения

Часть делопроизводства связанная с созданием документа называется документирование, т.е. запись информации на различных носителях по установленным правилам

Документооборот- движение и учет документов с момента их создания или получения до завершения исполнения

Документ- зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу.

Реквизит – элемент информации официального документа, их 30.

Оформление документов- проставление необходимых реквизитов (каждый вид документа имеет свой состав реквизитов, каждый реквизит имеет свое место на рабочем поле документа, принято различать личные и официальные документы. Официальные документы – это управленческая документация)

Архивное дело- деятельность по организации хранения документов.

Функции документов:

1) Информационная- документ создания для сохранения информации

2) Организационная- с помощью документов обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности.

3) Коммуникативная – обеспечиваются внешние связи

4) Юридическая - документ является доказательством при рассмотрении спорных вопросов.

5) Воспитательная – дисциплинирует исполнителя, формирует имидж организации.

Организационные службы делопроизводства – в зависимости от размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений – это может быть отдел, канцелярия, экспедиция или просто секретарь.

Задачей службы ДОУ является подготовка, принятие, отправления, публикация, регистрация, учет и контроль документов.

При организации ДОУ нужно учитывать целесообразность всех делопроизводственных операций.

Оператиность, установления единых правил и требований (инструкции) Ответственных за ДОУ руководитель.

Структура предприятия

Правовые основы подготовки управленческих документов

Структура предприятия – перечень цехов, служб, отделов, лабораторий и т.д. Структура обеспечивает внутренние и внешние связи, которые функционируют путём передачи информации и доведения до исполнителя. Этот процесс называется управлением.

Так ложись, что нормы, правила, требования по ДОУ содержаться в различных правовых актах:

1) Федеральный Закон РФ об информации, информатизации и защите информации. Он установил обязательность документирования и представления ее государственным органам. (для всех предприятий)

2) Гражданский кодекс РФ устанавливает правовые основы документирование деятельности юридических лиц. (Содержания устава предприятия, учредительные договора и др.)

3) Закон РФ о языках народов РФ.

4) Закон о товарных знаках.

5) Закон о электронной цифровой подписи.

6) Постановление правительства РФ о изготовлении хранении, печатей, бланков с воспроизведением герба РФ.

7) ГОСТ Р 6.30-2003 – требования к оформлению управленческих документов- стандарт. Стандарт разрабатывает оптимальные правила и требования по подготовки, оформлению, учету, хранению деловой информации.

8) Общероссийский классификатор управленческой документации, все виды документов. Унификация- сокращения неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единой структуре, языковой конструкции, обработке и хранению документов.

9) Инструкция по делопроизводству – излагает порядок оформлению и движения документов на каждом предприятии. Ответственный – директор

Поиск по сайту: