Нагрузки, то их составлять не следует, так как в этом случае они

Становятся ненужной формальностью. Для составления писем, факсов,

Используется специальный бланк - для писем. В письмах, факсах -

Название вида документа не указывается. В заголовочной части письма

печатаются следующие реквизиты: "дата", "номер", "индекс", "ссылка

на номер и дату входящего документа", если письмо является ответным;

Заголовок, изложенный одной фразой (отвечает на вопрос «О чем?»)

На письмах должны быть правильно указаны составные части

Реквизита «адресат» (получатель письма), фирма; структурное

Подразделение, должность; фамилия; почтовый адрес получателя.

Если письмо одного содержания направляется нескольким

Адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем

Перечисляются; другие. Если документ направляется более чем 4

Адресатам, составляется список рассылки, и на каждом экземпляре

Указывается лишь, один адресат, которому направляется конкретный

Экземпляр.

Если письмо направляется в дополнении к ранее посланному, то в

Нем следует указать номер и дату ранее посланного письма.

При делении писем на группы по степени подлинности можно

Выделить черновик, оригинал и копию. При подготовке документа на

Компьютере эта классификация теряет смысл, так как разница между

Черновиком, оригиналом и копией исчезает.

По количеству затрагиваемых в письме аспектов можно выделить

Одно- и много аспектные письма.

При классификации по количеству адресатов и авторов различают

циркулярное и коллективное письмо (см. рис. 1).

Отправитель получатели

ЦИРКУЛЯРНОЕ ПИСЬМО

Отправители

Получатели

КОЛЛЕКТИВНОЕ ПИСЬМО

Главная цель служебного письма - побудить к действию, убедить,

Показать, разъяснить. Это достигается ясностью, четкостью и

Краткостью текста. Слова должны точно отражать смысл. Многословие

Мешает выделить суть документа.

Приводимые факты должны быть объективны, обязательно

Проверены, цифровые данные — точны. Тон письма должен быть

Нейтральным.

В практике современного делопроизводства используют

следующие формы изложения текста в письмах:

• от первого лица множественного числа («просим направить»,

«направляем на рассмотрение»);

• от первого лица единственного числа («считаю необходимым»,

«прошу выделить»);

• от третьего лица единственного числа («университет не

Возражает»).

Рекомендуется избегать в письме категорических выражений, что

Достигается вводными словами и конструкцией: по-видимому, по-

Прежнему, как известно, если возможно и т.п.

Поиск по сайту: