Комплектование архивов, списки учреждений, организаций и предприятий, передающих документы на госхранение

Пополнение АФ РФ идет непрерывно. При этом учитываются изменения, происходящие в обществе во всех аспектах его жизнедеятельности. Меняется состав документов, меняется их содержание, меняются наши представления и возможности в отборе документов. В каждый период времени мы имеем дело с двумя большими группами документов: созданными ранее и по тем или иным причинам, нормативно обусловленным или субъективным, не принятыми в архивы и создаваемыми в настоящий момент.

Создаваемая в настоящий момент и в будущем современная документация с точки зрения ее отбора на хранение требует от нас решения ряда проблем, которые традиционно объединяются в две большие группы: определение источников комплектования архивов и определение состава принимаемых документов. Все остальные вопросы или входят в данные группы или непосредственно связаны с ними.

Комплектование - это систематическое пополнение архива документами Архивного фонда, в соответствии с его профилем.

Система мероприятий по комплектованию архива включает:

1. Определение источников комплектования

2. Определение состава документов, подлежащих приему в архив

3. Подготовка документов и передача их на хранение в архив

Комплектование архивов осуществляется систематически: документы учреждений Федерального значения поступает на хранение через 15 лет, областного – 10 лет, районного – 5 лет.

В ведомственные архивы документы поступают ежегодно, хранятся временно, в пределах установленных сроков. Если обратиться к истории, то можно проследить динамику наших представлений об источниках комплектования архивов. Зародившееся в конце 50-х гг. XX в. деление организаций на источники и не источники комплектования архивов уточнялось на протяжении 60-80 гг., достигнув своего апогея в 1987 г., когда вышли в свет "Методические рекомендации по определению источников комплектования государственных архивов" и "Примерные списки видов учреждений, организаций, предприятий", являющихся и не являющихся источниками комплектования архивов".

В 90-е гг. прошлого столетия произошел качественный скачок в развитии наших представлений об источниках комплектования архивов. Можно говорить о новом понимании роли и места организаций в обществе (ранее - в системе государственного управления, прежде всего). Широкое понимание отраслей народного хозяйства и культуры, представленных государственными и негосударственными организациями, воплотилось в критерий "функционально-целевое назначение организации". В отличие от критерия "значение организации" он оценивает то место, которое организация занимает по своему происхождению (или предназначению), а не значимость, которая изменчива и может быть присуща любой организации с точки зрения определенных параметров. Что это дало нам в отборе? Прием целого ряда документов, которые в прежней ситуации, т. е. по старым критериям, не были бы приняты в состав АФ РФ. По сути дела, теперь все виды организаций с точки зрения их рода деятельности - источники комплектования (но не все организации).

Источники комплектования – это учреждения или лица, непосредственно передающие документы в государственные или ведомственные архивы. Источниками комплектования могут быть как государственные, так и негосударственные учреждения и организации.

Определение источников комплектования предполагает:

1. Изучение структуры и организационных основ отраслевой системы.

2. Анализ состава организаций и их документации

3. Установление форм приема документов от организаций, отнесенных к числу источников комплектования.

При изучении организационных основ и структуры организационной системы необходимо ознакомиться с особой и специальной литературой по вопросам управления и организации деятельности системы, организационно-распорядительными нормативными и методическими документами. В этих целях необходимо установить контакт со специалистами отрасли, изучить специальные материалы.

В ходе изучения структуры и организационных основ отраслевой ведомственной системы важно выявить все направления ее деятельности, степень централизации управления в системе, характер связей организаций отрасли с органами общей компетенции и межотраслевыми органами.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Дайте определение экспертизы ценности документов.

2. Назовите задачи экспертизы ценности документов.

3. Назовите этапы экспертизы ценности документов?

4. Назовите группы критериев экспертизы ценности.

5. Назовите группы критериев экспертизы для документов личного происхождения.

6. Назовите виды и формы повторяемости информации.

7. В чем различие задач и функций ЦЭПК, ЦЭК, ЭПК, ЭК.

8. В каких случаях нельзя проводить экспертизу документов по перечням?

9. Что такое типовой перечень?

10. Чем ведомственный перечень отличается от типового?

11. Какова структура перечня?

12. Как группируются учреждения в ведомственном перечне?

13. Состав описательной статьи перечня:

Поиск по сайту: