Тема 4. Автоматизация бухгалтерского учета на базе системы программ «1С: Предприятие»

Программа "1С: Бухгалтерия" - универсальная бухгалтерская программа. "1С: Бухгалтерия" может быть настроена самим бухгалтером на особенности бухгалтерского учета на своем предприятии, на любые изменения законодательства и форм отчетности. Один раз освоив универсальные возможности программы, бухгалтер сможет автоматизировать различные разделы учета: кассу, банк, материалы, товары, основные средства, расчеты с организациями, зарплату и т.д. "1С: Бухгалтерия" успешно используется на малых предприятиях, в торговле, в бюджетных организациях, в СП, на заводах и т.д.

В базовый комплект поставки входят одна или две дискеты, руководство пользователя и регистрационная анкета. Для установки и эксплуатации программы компьютер должен иметь:

-операционную систему Windows;

-процессор Intel-80386DX или выше:

-оперативную память не менее 4 Мбайт

-жесткий диск (используется около 4 Мбайт)

-накопитель на гибких магнитных дисках

-принтер

-дисплей

Для предотвращения возможности незаконного тиражирования "1С: Бухгалтерия" предоставляется пользователям в защищенном от копирования виде (ключевая дискета, аппаратный ключ и др.)

Основные особенности "1С: Бухгалтерия":

-ведение синтетического и аналитического учета применительно к потребностям предприятия

-возможности ведение количественного и многовалютного учета

-получение всей необходимой отчетности и разнообразных документов по синтетическому и аналитическому учету

-полная настраиваемость: возможность изменять и дополнять план счетов, систему проводок, настройки аналитического учета, формы первичных документов, формы отчетности;

-возможность автоматической печати выходных первичных документов.

Исходными данными для программы являются проводки, вносимые в журнал хозяйственных операций. В программу следует вводить все проводки, отражающие хозяйственную деятельность предприятия. Программа рассчитана на хранение большого числа проводок - десятков и сотен тысяч, однако среди них всегда можно найти нужные по дате, счетам дебета и кредита, сумме или содержанию. Кроме этого можно ограничить "видимость" проводок за год, полгода, квартал и т.д.

Программа позволяет вводить проводки следующими способами: -при ручном вводе проводок в журнал указывается дата, корреспонденция счетов, сумма и содержание операции. Если по указанным счетам ведется аналитический учет, то программа потребует ввести признаки аналитического учета (субконто). Если по счетам проводки ведется количественный и/или валютный учет, то программа потребует ввести количество и/или сумму в валюте -использование типовых операций позволит автоматизировать ввод стандартных или часто используемых операций. При вводе типовой операции создаются одна или несколько проводок, причем суммы этих проводок могут вычисляться автоматически. Например - можно оприходовать материалы и сразу же списать по ним НДС, начислить зарплату и сразу же определить отчисления в пенсионный фонд и другие фонды и т. д. С помощью типовых операций можно также закрыть счета, рассчитать прибыль. С помощью режима "Документы и расчеты" в журнал операций можно ввести данные о некотором документе (платежном поручении, накладной и т.д.) или расчете (прибыли, налогов, переоценки валюты и т. д.) и связанные с ними проводки, которые автоматически рассчитываются по заданным формулам. Можно установить автоматический перерасчет проводок, связанных с документом или расчетом. Эта возможность очень удобна для таких операций как переоценка валюты, расчет прибыли и налогов и т.д. Программа позволяет при вводе проводок автоматически формировать и распечатывать выходные документы. Один раз введя реквизиты операции (количество, сумму, дату и т.д.), можно сразу получить и проводки в журнале операций, и выходной (первичный) документ (платежное поручение, накладную, счет, расходный или приходный ордер).

На основании введенных проводок формируется отчетность и различные вспомогательные документы:

-оборотно - сальдовую ведомость

-шахматку
-анализ счета

-обороты счета

-журнал - ордер и ведомость по счету

-сводные проводки

-анализ счета по датам

-отчет по журналу операций

-карточку счета

Документы могут содержать сведения за месяц, квартал, год или любой другой период времени.

Кроме журнала операций программа поддерживает несколько списков справочной информации (справочников): план счетов; список видов объектов аналитического учета; списки объектов аналитического учета (субконто); констант и т.д

В программе существует режим формирования произвольных отчетов, позволяющий на некотором бухгалтерском языке описать форму и содержание отчета, включая в него остатки и обороты по счетам и по объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые в налоговые органы, кроме этого данный режим используется для создания внутренних отчетов для анализа финансовой деятельности организации в произвольной форме.

При самом простом использовании "1С: Бухгалтерии" можно ограничиться только простым ведением синтетического учета. При этом можно вводить проводки и на их основе получать оборотно-сальдовые ведомости, карточки счетов, главную книгу, вести кассу, обрабатывать банковские документы, печатать платежные документы и выдавать отчеты для налоговых органов.

Полностью возможности программы "1С: Бухгалтерия" раскрываются при ведении аналитического учета. В этом случае программа позволит отслеживать расчеты с конкретными покупателями и поставщиками, учитывать наличие и движение товаров и основных средств, выполнение договоров. Расчеты по зарплате и с подотчетными лицами и т.д.

Кроме этого программа имеет функции сохранения резервной копии информации и режим сохранения в архиве текстовых документов.

Вместе с продуктом предлагается широкий перечень заполняемых форм первичных документов, но если пользователя не устраивает какой-либо документ, он может изменить его печатную форму и алгоритм заполнения. Пользуясь внутренним макроязыком, можно описать практически любой документ. Реализованные в базовом комплекте алгоритмы переоценки валюты и начисления амортизации требуют от пользователя строгого соблюдения правил отражения информации на счетах. Система формирует всю отчетность, предоставляемую в налоговые инспекции. Для этого используется генератор отчетов, в котором при помощи внутреннего макроязыка создаются собственные отчетные документы. Чтобы расширить функциональное наполнение САБУ, можно разработать собственные алгоритмы переоценки валютных пассивов и активов в зависимости от действующего законодательства, начисления амортизации по нематериальным активам, формирования учетных регистров.

Основные возможности системы "1С: Бухгалтерия"

Разделы

Основы работы в системе "1С: Бухгалтерия"

· Метаданные

· Константы

· Справочники

· Документы и журналы

· Работа с документами

· Операции и проводки

· Расчет итогов и отчеты

"1С: Бухгалтерия" позволяет поддерживать разные системы учета и вести учет по нескольким предприятиям в одной информационной базе. Она может использоваться как наглядный инструмент бухгалтера, а также как средство полной автоматизации учета от ввода первичной документации до формирования отчетности. Система "1С: Бухгалтерия" может использоваться для ведения практически любых разделов бухгалтерского учета:

- учета операций по кассе и банку;- учета валютных операций;

- учета основных средств и нематериальных активов;

- учета материалов, товаров, услуг и производства продукции;

- учета взаиморасчетов с дебиторами, кредиторами, организациями и подотчетными лицами;

- учета расчетов по заработной плате;

- расчета с бюджетом и других разделов учета.

Программа имеет гибкие возможности по организации учета разного вида:

- синтетического учета по многоуровневому плану счетов;

- учета по нескольким планам счетов;

- валютного учета и учета покрытия валют;

- многомерного аналитического учета (в том числе и по каждому измерению);

- количественного учета.

Ввод информации может быть организован с разной степенью автоматизации в виде режима ручного ввода, типовых операций и автоматического формирования операций по документам.

Основы работы в системе "1С: Бухгалтерия"

Система "1С: Бухгалтерия" может работать в двух основных режимах: Конфигуратора и Пользователя.

Режим Конфигуратор позволяет настраивать компоненты системы автоматизации и запоминать их в специальной базе данных.

Режим Пользователь предназначен для непосредственного использования созданной настройки в работе с целью ввода, обработки, хранения и выдачи сводной информации о деятельности предприятия. Окно Запуск 1С: Бухгалтерия позволяет указать режим запуска исполняемого файла 1CV7.EXE (1CV7L.EXE) системы "1С: Предприятие" и выбрать рабочую базу данных. Диалог выдается на экран, если при старте файла 1CV7.EXE (1CV7L.EXE) в командной строке запуска не указаны никакие параметры или в параметрах командной строки обнаружены ошибки.

После запуска системы "1С: Бухгалтерия" на экран выводится главное окно программы.

Верхняя строка окна называется заголовком окна. В ней выдается название программы, а также имя активного окна, открытого в программе.

Под строкой заголовка окна расположено главное меню программы. Главное меню служит для выполнения команд, необходимых для работы с программой. Команды объединены в группы, названия групп и составляют строку главного меню программы. Выбор мышью какого-либо из пунктов главного меню открывает список команд, входящих в это меню.

При работе в каком-либо из режимов в строке главного меню появляется пункт Действия. Выбор этого пункта открывает список всех действий, которые можно выполнить в текущем режиме работы.

Под строкой главного меню программы располагаются панели инструментов. Они служат для быстрого вызова часто используемых команд. Панели можно "прижать" к любой стороне главного окна программы или свободно разместить в любом месте экрана.

Нижняя строка окна носит название "Строка состояния" и используется для выдачи различной информации в процессе работы с программой.

Пространство между строкой меню и строкой состояния называется Рабочим столом.

Метаданные

Хозяйственная деятельность предприятия может быть описана данными следующих видов.

Константы - постоянные (условно-постоянные) величины.

Константы хранят информацию, которая не изменяется или изменяется достаточно редко: название организации, ее почтовый адрес и т.д.

Справочники - списки однородных элементов данных. Используются для хранения нормативно-справочной информации.

Документы - служат для ввода информации о совершённых хозяйственных операциях.

Журналы - списки объектов данных типа "Документ". Они служат для работы с документами.

Перечисления - списки значений, задаваемые на этапе конфигурирования.

Отчеты - средство получения выходной информации. Источником данных для построения отчетов служат документы, справочники и регистры, также используется информация, хранящаяся в константах.

Обработка - используется для выполнения различных действий над информационной базой.

Регистры - средство накопления оперативной информации о наличии и движении средств.

Журналы расчетов - средство проведения периодических расчетов и хранения результатов расчета прошлых периодов. Каждый журнал связан с одним из справочников, который называется справочником объектов расчета. Каждая строка журнала - единичный акт расчета, который производится для определенного объекта по определенному алгоритму, имеет протяженность во времени и результат.

Виды расчетов - алгоритмы, по которым могут проводиться расчеты записей журналов расчета.

Группы расчетов - средство логического объединения видов расчета по тем или иным признакам.

Календари - средство построения графиков работы предприятия, внешних организаций или отдельных категорий работников.

Создание структуры данных производится в окне Конфигурация - Метаданные. Окно вызывается на экран выбором пункта Конфигурация в меню Операции главного меню Конфигуратора.

Структура данных представлена в виде дерева и позволяет просматривать и редактировать характеристики всех типов данных.

Рассмотрим подробнее отдельные классы объектов метаданных.

Справочники

Справочники служат для хранения условно-постоянной информации. Они позволяют пользователю вводить, хранить и получать информацию, структурируя ее в виде дерева. Справочник представляется списком древовидной структуры, в узлах которого хранится информация о различных объектах.

Информация хранится в виде записей, все узлы дерева хранят записи одной структуры, содержащей различные величины. Набор этих величин для каждого справочника произволен за исключением двух строковых величин: кода объекта и значения объекта.

Перечень справочников вызывается командой Справочники в меню Операции.

Код объекта является уникальным для данного справочника и позволяет ссылаться на этот объект из других мест программы. Значение объекта - произвольная строка, введенная пользователем (обычно это название объекта). Для каждого объекта хранится история изменений значения этого объекта. Список доступных пользователю справочников определяется на этапе настройки конфигурации задачи и впоследствии не изменяется, однако пользователь может редактировать существующие справочники, добавляя и убирая из них информацию.

Для каждого справочника открывается отдельное окно. Если справочник имеет иерархическую структуру, окно справочника может содержать дерево групп.

Перед учетом любых хозяйственных операций прежде всего определяется план счетов, на основе которого в дальнейшем будет вестись бухгалтерский учет. Обычно план счетов открывается в главном меню Операции командой План счетов и представляет собой таблицу, каждая строка которой определяет счет или субсчет бухгалтерского учета. После выбора требуемого плана счетов можно задать необходимые для работы субсчета.

Документы и журналы

Информация о хозяйственных операциях, совершаемых на предприятии, может вводиться при помощи документов и сохраняться в журналах документов. После ввода данных в журнал документ можно сохранить для дальнейшего контроля. При необходимости пользователь может просмотреть порожденные документом движения регистров.

Журнал предназначен для хранения и работы с документами. Количество журналов, их внешний вид и виды хранящихся в них документов определяются в Конфигураторе. Кроме пользовательских, в системе "1С: Предприятие" существуют два системных журнала.

Полный журнал позволяет работать со всеми документами любых видов, существующих в системе (в пределах назначенных пользователю прав доступа). Его внешний вид задается системой и не может быть изменен.

Журнал "Прочие" используется для работы с документами, для которых в процессе описания конфигурации не указан конкретный пользовательский журнал. Его внешний вид также задается системой и не может быть изменен.

Чтобы вызвать журнал выберите в меню Журналы соответствующий вид или в меню Операции главного меню программы команду Журналы, указав имя журнала в списке.
Действия с документом можно производить соответствующими клавишами панели инструментов.

Для просмотра журнала используются клавиши управления курсором и линейки прокрутки. Каждая строка журнала является записью о документе. Записи в журнале сортируются по дате, а внутри даты - по времени ввода документа в журнал.
Для быстрого перехода в начало или конец журнала можно использовать клавиши [Home] и [End]

Документ считается выбранным, когда курсор стоит на строке с записью о документе в любой графе журнала.

Интервал видимости определяет, документы за какой период времени будут видны при просмотре журнала. Текущий интервал видимости выводится в заголовке окна журнала в скобках после названия журнала.

Интервал видимости устанавливается двумя способами: автоматически и вручную. Когда окно с журналом вызывается на экран, интервал видимости автоматически устанавливается таким, как определено в настройке параметров журнала (команда Параметры меню Сервис главного меню программы).

Для изменения интервала видимости записей журнала необходимо выбрать команду Интервал из меню Действия главного меню программы. На экран будет выдан диалог "Параметры журнала", в соответствующих полях которого необходимо указать начальную и конечную даты интервала видимости документов.

Помните, что при просмотре журнала будут видны только те документы, даты которых попадают в установленный интервал.

Занесение любой записи в журнал расчетов возможно только через документ. Ввод одного из существующих документов расчета приводит к вводу одной или нескольких записей в журнал расчетов. Документом расчета может быть как приказ на доплату или премию, так и больничный лист, принесенный сотрудником в расчетную часть, приказ об изменении окладов и т.д. При настройке конфигурации производится настройка документов и создаются необходимые журналы для их хранения. В отличие от бухгалтерских операций документы делятся на виды, каждый из которых предназначен для хранения специфической информации о хозяйственной операции определенного типа, например о приходе денег в кассу. При выборе пользователем необходимого документа на экране появляется окно, объединяющее форму документа и инструментальную панель, позволяющую выполнять различные действия при работе с документом.

Пользователю доступны следующие действия:

1) изменение вводимых данных документа;

2) добавление, удаление и копирование строк в табличной части документа;
3) сохранение изменений;

4) переход к описанию документа;

5) получение краткой справки по элементам формы документа. Элементы формы документа позволяют пользователю управлять вводимыми данными, изменяя параметры обработки данных алгоритмом документа. Возможности управления данными полностью зависят от документа и для различных документов могут быть полностью различны.

Работа с документами

Для того чтобы открыть документ для просмотра и редактирования, выберите в журнале документ, который необходимо просмотреть, и нажмите клавишу [Enter], по окончании просмотра и редактирования нажмите кнопку ОК для сохранения сделанных изменений или кнопку Отмена для отказа от сохранения.

Чтобы ввести новый документ, выберите в меню Действия главного меню программы команду Ввести, далее из списка документов выберите вид документа и нажмите кнопку ОК, заполните выданный на экран диалог ввода документа, для ввода документа в журнал нажмите кнопку ОК.

При вводе нового документа на основании существующего выберите в журнале документ, который будет служить основанием для ввода нового документа, потом выберите в меню Действия главного меню программы команду Ввести на основании, а затем из списка документов выберите вид документа и нажмите кнопку ОК. На экран будет выдан частично заполненный документ выбранного вида. В выданном на экран диалоге введите необходимые реквизиты документа, для ввода документа в журнал нажмите кнопку ОК.
При копировании документа выберите в журнале документ, который необходимо скопировать, затем выберите в меню Действия главного меню программы команду Копировать. В выданном на экран диалоге исправьте необходимые реквизиты документа и для ввода документа в журнал нажмите кнопку ОК.

Для удаления документа выберите в журнале документ, который необходимо удалить, выберите далее в меню Действия главного меню программы команду Удалить, в выданном на экран запросе подтвердите удаление документа, нажав кнопку ОК.

Поиск в журнале. Для быстрого поиска встаньте в ту графу журнала, в которой необходимо осуществить быстрый поиск, и начните набирать на клавиатуре символы того значения, которое необходимо найти в этой графе журнала. Поиск ведется вниз от текущего положения курсора в журнале.

В случае обнаружения первого введенного символа он отображается в рамке в нижней части графы, а курсор устанавливается в ту ячейку журнала, первые символы значения которой совпадают с введенными. Последний введенный символ можно удалить из строки поиска, нажав клавишу [Backspace].

Для поиска документа по номеру выберите в меню Действия главного меню программы пункт Поиск / Найти по номеру. На экран будет выдан диалог "Поиск документа по номеру".

Для поиска документа по любому критерию выберите в меню Действия главного меню программы пункт Поиск.

Создание печатной формы документа. Печатная форма документа будет построена после нажатия кнопки Печать. Для вывода печатной формы на принтер следует в меню Файл главного меню программы выбрать команду Печать, при этом на экран выдается окно для настройки параметров печати: количества копий, диапазона страниц, выбора принтера.

Проведение документа. Проведением документа называется действие, которое выполняет изменения других данных системы на основании информации о документе. Запрос на необходимость проведения документа выдается на экран при нажатии кнопки Формы документа, для которой определено проведение документов.

Операции и проводки

Данные о хозяйственных операциях предприятия в системе "1С: Бухгалтерия" хранятся в виде операций. Каждая операция содержит одну или несколько проводок, полностью отражающих в бухгалтерском учете хозяйственную операцию. Каждая из проводок в свою очередь может состоять из одной или нескольких корреспонденций.

Операция включает в себя не только проводки, но и некоторую общую часть, характеризующую ее в целом: содержание операции, ее общая сумма, дата, номер и некоторые другие реквизиты. Для просмотра операций предусмотрено два вида журналов: журнал операций и журнал проводок.

Журнал операций позволяет просмотреть список всех операций, при этом каждая операция отображается одной настройкой, содержащей наиболее важную информацию об операции.

Журнал проводок отображает список проводок, принадлежащих различным операциям в общей последовательности.

При желании в журнале операций можно показывать и проводки (Действия/Показывать проводки).

Расчет итогов и отчеты

При необходимости обработки информации в информационной базе применяется режим Управление бухгалтерскими итогами (Операции / Управление бухгалтерскими итогами). Просмотр итогов выполняется при помощи отчетов. Период, за который формируется отчет, определяется в параметрах системы или в окне Настройка отчета. Рекомендуется устанавливать период, соответствующий последнему кварталу.

Установка расчета может занять продолжительное время при большом количестве остатков или при большом количестве операций в периодах.

При выполнении полного пересчета бухгалтерских итогов следует выбрать кнопку Полный пересчет итогов, при этом выполняется пересчет всех бухгалтерских итогов с наиболее ранних по дате операций до установленного квартала.

Табло счетов. Табло счетов предназначено для оперативного получения наиболее важной информации из бухгалтерских итогов и вызывается через меню Сервис. Табло счетов позволяет просматривать остатки и обороты по выбранным бухгалтерским счетам за любой рассчитанный период с детализацией до месяца. Пользователь сам вводит список счетов, по которым он хочет получить итоги.

Для формирования отчета или выполнения обработки необходимо выбрать команду Отчеты или Обработки в меню Операции главного меню. При этом на экран выводится список существующих в системе отчетов.

При выборе пользователем необходимого отчета на экране появляется окно, объединяющее форму отчета и инструментальную панель, позволяющую выполнять различные действия при работе с отчетом. Пользователю доступны следующие действия:

1) выполнение действий, определяемых формой отчета; 2) изменение отчета;

3) сохранение и загрузка параметров отчета (настройка отчета);

4) переход к описанию отчета;

5) получение краткой справки по элементам формы отчета.

В выданной форме следует установить необходимые параметры и нажать кнопку Сформировать.

К основным отчетам относятся оборотно-сальдовые ведомости, сводные проводки, шахматка, ведомость анализа счета.

Регламентированные отчеты предназначены для передачи их в контролирующие инстанции, они ежеквартально обновляются фирмой "1С".

Конкретный отчет выбирается из меню Отчеты или Операции/Отчеты.

В заключение хочется отметить, что программа "1С: Бухгалтерия" является универсальной системой для автоматизации бухгалтерского учета на предприятии и может использоваться для ведения любых разделов учета на предприятиях различных типов.

Поиск по сайту: