Основы делопроизводства в кадровой службе

Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности.

Информационные показатели, характеризующие работу с кадрами, отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых в кадровых службах. Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные. В их состав входят:

— распорядительных: приказов о назначениях, перемещени­ях, увольнениях, изменениях оклада;

— учетных: личных карточек работников, анкет, журналов регистрации, личных дел сотрудников, табелей учета рабочего времени;

— персональных: трудовых контрактов, трудовых книжек, ха­рактеристик, документов об образовании и квалификации.

Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.)

В состав кадровой документации входят следующие документы:

- трудовой договор (контракт);

- приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма №Т-1);

- личная карточка (форма № Т-2);

- учетная карточка научного работника (форма № Т-4);

- приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);

- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);

- приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8);

- табель учета рабочего времени (форма № Т-13);

- личные заявление работников предприятия;

- графики отпусков;

Типовой трудовой договор является одним из главных оснований возникновения трудовых отношений между работодателем и работником. При этом следует иметь в виду, что принцип свободы трудового договора лежит в основе не только его добровольного заключения, но и дальнейших трудовых отношений.

Заключив типовой трудовой договор, человек становится работником, приобретая гарантированные государством трудовые права.

Работодатель, заключая трудовой договор, получает возможность подобрать кандидатуры необходимых ему работников, отвечающих требованиям поручаемой работы. Наряду с этим работодатель приобретает право требовать от работников исполнения ими трудовых обязанностей и бережного отношения к имуществу работодателя (в том числе к имуществу третьих лиц, находящемуся у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), соблюдения правил внутреннего трудового распорядка.

Юридический факт заключения типового трудового договора влечет возникновение взаимных прав и обязанностей, как для работника, так и для работодателя (ст.21, 22 ТК РФ).

Заключение трудового договора порождает возникновение для работника ряда существенных социальных гарантий. Согласно Конституции РФ только работающему по трудовому договору гарантируются установленные федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежегодный отпуск (ч. 5 ст. 37 Конституции РФ). В соответствии с ТК РФ работники имеют право на обязательное социальное страхование за счет работодателя в порядке и случаях, предусмотренных федеральными законами (ст.21, 22 ТК РФ).

Понятие трудового договора, сформулированное в ст.56 ТК РФ, позволяет отграничить типовой трудовой договор от гражданско-правовых договоров. Правильное отграничение типового трудового договора от гражданско-правовых договоров имеет важное практическое значение, поскольку трудовые права и обязанности, установленные законодательством о труде, распространяются только на лиц, заключивших трудовые договоры.

Трудовой договор заключается в письменной форме между работником и администрацией предприятия в лице руководителя предприятия и должен содержать следующие основные реквизиты: название документа, дата, место составления, текст, подписи, печать. Договор составляется в двух экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой храниться у работника. Документом, устанавливающим требования и условия нахож­дения работника в списочном составе фирмы, является трудо­вой договор, заключаемый в письменной форме на неопределен­ный срок или на срок до пяти лет (срочный трудовой договор).

В договоре должны быть оговорены: место, срок и род рабо­ты, режим труда и отдыха, обязанности организации по оплате труда, техническое обеспечение труда, предоставление социальных льгот, возможности повышения квалификации, ответствен­ность за неисполнение условий контракта, основания расторже­ния контракта, порядок рассмотрения трудовых споров.

Договор может включать условия: об установлении испыта­тельного срока, о совмещении должностей, о замещении другого лица, о переподготовке, о коммерческой тайне, о предоставлении жилой площади, дачи и др.

Прием на работу осуществляется со дня подписания сторо­нами трудового договора (по заявлению, подтвержденному при­казом о приеме на работу).

Особенности трудового договора:

· в договоре оговаривается место рабо­ты

· трудовая функция работника является обязательной для включения в договор сторон

· в договор включаются права и обязанности работника и работодателя

· если в договоре не определен день начала работы, то работник должен приступить к работе на следующий день после подписания договора

· договор может быть расторгнут работодателем в случае сокращения штата организации

· договор может быть расторгнут работодателем в случае однократного грубого нарушения работником трудовых обязанностей

Поиск по сайту: