Подготовка дел к передаче на архивное хранение

Подготовка дел для использования и хранения

Документы с момента создания (поступления) и до передачи их в архив организации хранятся по месту формирования дел.

В целях повышения оперативности поиска документов дела в шкафах располагают в соответствии с номенклатурой дел, по присвоенному в ней индексу, который указывают на корешке обложки дела.

Сохранность документов и дел в структурных подразделениях обеспечивают руководители этих подразделений и должностные лица, ответственные за делопроизводство. Дела должны храниться в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, в шкафах и столах, которые закрываются.

Магнитные ленты и фонограммы заседаний коллегиальных органов хранятся у ответственного секретаря, который несет ответственность за их сохранность. На ленте и коробке делается отметка о дате заседания и времени записи. Документы, созданные с помощью ПК, хранятся на общих основаниях.

Выдача дел во временное пользование другим подразделениям организации или другим организациям осуществляется с разрешения руководителя. На выданное дело заводится карточка-заменитель дела в которой указываются название дела, его индекс по номенклатуре, дата выдачи, кому дело выдано, дата его возврата, подписи лиц, которые выдали и приняли дело.

Изъятие документов постоянного хранения запрещается. В исключительных случаях изъятие документа допускается с разрешения руководителя организации с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа.

Подготовка дел к передаче на архивное хранение

Законченные делопроизводством дела подлежат сдаче в архив организации для хранения и последующего использования. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) могут передаваться в архив организации но согласованию с ее руководителем.

Архив — это учреждение или его структурное подразделение, которое организует и обеспечивает отбор, накопление архивных документов, их учет, хранение, пользование ими. Неправильно применять термин «архив» к архивохранилищу — специально оборудованному помещению, предназначенному для хранения архивных документов.

Подготовка документов к передаче в архив организации включает:

¾ экспертизу ценности документов;

¾ оформление дел;

¾ составление описей дел.

Экспертиза ценности документа — это определение на основании действующих принципов и критериев культурной ценности документов.

Ценность документа – это информационные и другие характеристики документа, которые обусловливают его значимость для личности, общества, государства.

Экспертиза ценности документов предусматривает всестороннее изучение документов с целью оценки их научного, историко-культурного значения. Выводы экспертизы являются единственным основанием для включения документов в Национальный архивный фонд, а также для установления сроков хранения документов.

Принципы, но которым проводится экспертиза ценности документов, это:

· принцип объективности — когда в основу оценки документов берутся объективно существующие факторы содержания, значимости фондообразователей (далее авторов), юридической силы документов, их оригинальности, времени создания, повторяемости информации в других документах;

· принцип историзма, который предусматривает изучение сведений об авторах и содержания документов, которые они составили, исходя из особенностей того времени, когда возникли эти документы;

· принцип всесторонности и комплектности, который состоит в изучении сведений об авторах и документах, которые они составили, не изолированно, а в составе определенных комплексов (архивных фондов, коллекций), с учетом их места среди документов других авторов.

Основными критериями при определении ценности документов являются:

· критерий происхождения — изучение роли и значения авторов в жизни общества, значимости событий, явлений, предметов, отображенных в документах, времени и места их возникновения;

· критерий содержания — установление значения информации, содержащейся в документах, ее повторяемости в других документах, целевого назначения, видов и разновидностей документов, степени их сохранности в составе определенного комплекса документов;

· критерий внешних особенностей — оригинальности, наличия или отсутствия резолюций, виз, пометок, художественных, палеографических, языковых и других особенностей в оформлении, физическом состоянии документов.

Экспертиза ценности документов в организации проводится:

· в текущем делопроизводстве во время составления номенклатуры дел, формирования документов в дела и проверки правильности внесения документов в дела;

· во время подготовки дел к последующему хранению, в том числе в составе Национального архивного фонда.

Основными задачами экспертной комиссии являются:

· рассмотрение вопросов о принятии решений об одобрении и представлении на утверждение в установленном Госкомархивом порядке: описей документов; сводной номенклатуры дел текущего делопроизводства организации; актов об изъятии документов организации, не отнесенных экспертизой ценности документов к составу Национального архивного фонда;

· организация и проведение совместно со службой документационного обеспечения управления и архивом Организации ежегодного отбора документов для дальнейшего хранения или уничтожения, осуществление контроля делопроизводства в организации;

· участие в подготовке и рассмотрении номенклатуры дел учреждения, методических пособий по организации документов в делопроизводстве, экспертизы ценности документов;

· рассмотрение предложений структурных подразделений об установлении сроков хранения отдельных видов документов, не предусмотренных действующими перечнями, и представление решений по этим вопросам на утверждение в экспертно-проверочную комиссию (ЭПК) соответствующего государственного архива;

· проведение консультаций и инструктажа работников по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизы ценности документов и их подготовки к передаче на дальнейшее хранение.

В состав ЭК, который утверждается приказом руководителя организации, включаются руководители службы документационного обеспечения управления и архива организации, опытные работники других структурных подразделений, специалисты соответствующего государственного архива. Председателем ЭК назначается, как правило, заместитель руководителя организации, а секретарем — заведующий архивом организации.

В своей работе ЭК руководствуется законами Украины, нормативно-правовыми актами, правилами, инструкциями и рекомендациями Госкомархива. Комиссия работает в соответствии с утвержденным руководителем организации планом.

Заседания ЭК проводятся не реже одного раза в год и считаются правомочными, если на них присутствует не менее двух третей состава комиссии. Решения принимаются большинством голосов членов комиссии, присутствующих на заседании, оформляются протоколом, который подписывают председатель комиссии или его заместитель и секретарь комиссии, и вступают в силу с момента утверждения протокола руководителем организации.

Секретарь ЭК обеспечивает созыв комиссии, составляет протокол заседаний, доводит до сведения структурных подразделений, отдельных должностных лиц организации решения комиссии, осуществляет учет и отчетность о ее работе, ведет документацию ЭК и обеспечивает ее хранение.

При проведении экспертизы ценности осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации, определяются документы временною хранения (до 10 лет) в структурных подразделениях организации, выделяются к уничтожению документы и дела прошлых лет, сроки хранения которых закончились. Одновременно проверяется полнота и качество действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков их хранения, соблюдение установленных правил оформления документов и формирования дел.

Отбор документов постоянного хранения проводится на основании номенклатуры дел организации путем просмотра каждого листа документа. Не разрешается отбор документов для дальнейшего хранения или уничтожения на основании заголовков дел в описи или в номенклатуре дел.

Во время проведения экспертизы ценности выявляются дублетные документы, черновики, неоформленные копии, которые подлежат изъятию из дел постоянного хранения.

В случае установления в процессе экспертизы ценности недостачи документов или дел, числящихся по номенклатуре, осуществляется их розыск. Если документы не найдены, составляется акт о недостаче архивных дел (документов), который утверждает руководитель организации, назначается служебное расследование и издается приказ о привлечении к ответственности лиц, виновных в потере документов или дел. Справка о причинах отсутствия документов или дел, подписанная руководителем соответствующего структурного подразделения, представляется в архив организации.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и отдельно описи по личному составу. Составляется также акт о выделении к уничтожению дел, по которым истек срок хранения с учетом таких примечаний, как «До минования надобности», «До замены новыми», «После окончания срока договора» и т. п. Отбор документов и составление акта об их уничтожении осуществляются после создания сводных описей дел организации за соответствующий период. Сводные описи и акт рассматриваются экспертной комиссией одновременно. Одобренные ЭК акты утверждаются руководителем организации только после согласования и утверждения в установленном порядке описей дел постоянного хранения и по личному составу.

Уничтожение документов производится после согласования акта с государственным архивом, после чего организация-фондообразователь имеет право уничтожить документы.

Дела, отобранные к уничтожению, сдаются в хозяйственную службу организации или предприятиям по заготовке вторичного сырья по накладным, в которых указывается вес макулатуры, сданной на переработку. Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются в актах о выделении документов к уничтожению. Акты помещаются в дело архивного фонда и хранятся в архиве организации. Если объем дел, выделенных к уничтожении, не большой, они могут быть сожжены, о чем в акте делается отметка.

Порядок уничтожения документов и дел с грифом «Для служебного пользования» определяется специальной инструкцией.

Поиск по сайту: