ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ, РЕКВИЗИТЫ, БЛАНКИ

Делопроизводство (ДОУ – документационное обеспечение управления) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документирование – регламентированный процесс записи информации на различных носителях, обеспечивающий ее юридическую силу (создание документа).

Документирование всегда осуществляется по определенным правилам, установленными правовыми нормативными актами или выработанными традицией.

Документирование может осуществляться на естественном языке и на искусственных языках с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы – документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовой документ, созданный с помощью письма, - это традиционный документ на бумажном носителе или видеограмма документа - изображение документа на экране монитора.

При документировании на искусственных языках документы создаются на машинных носителях - документы, созданные с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку информации электронно-вычислительной машиной (ЭВМ).

Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и в пространстве.

Носитель - это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Носитель - это всегда результат технических достижений эпохи. В древности в качестве носителя для создания документов использовался различный материал: в Месопотамии - глина, из нее делали таблички, наносили на них острой палочкой знаки письма и обжига ли, благодаря чему написанное сохранялось в течение длительного времени; в Египте - папирус, т. е. бумага, приготовленная из много летнего травянистого растения с одноименным названием; в странах Малой Азии, а затем в Европе, в том числе на Руси - пергамен (пергамент).

В настоящее время наиболее распространенным носителем документной информации является бумага; наряду с ней широко используются и новые носители - магнитные, позволяющие использовать для документирования вычислительную технику.

Важное значение при создании документов имеют средства документирования - орудия, используемые человеком для создания документов:

простые орудия (ручки, карандаши и др.);

механические и электромеханические (пишущие машины, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино- и видеотехника и др.);

средства автоматизации - компьютерная техника.

В зависимости от используемых средств документирования различаются способы документирования (текстовое документирование, кино-, фото-, фонодокументирование, электронное документирование) и типы создаваемых при этом документов.

При использовании простых орудий создаются:

ü рукописные письменные документы (текстовые документы, информация которых за фиксирована любым типом письма),

ü изобразительные документы (содержащие информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта),

ü графические документы (в которых изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени).

При использовании:

ü фототехники создаются фотодокументы,

ü звукозаписывающей техники-— фоно- (или звуковые) документы,

ü при применении кино- или видеотехники — кинодокументы,

ü компьютерной техники — письменные документы на бумажном носителе и видеограммы, а также документы на машинных носителях.

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, что придает юридическую силу создаваемым документам.

Юридическая сила - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов - обязательных элементов оформления документа (имя автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др.). Современные требования к оформлению документов фиксируются в государственных стандартах, в частности правила оформления организационно-распорядительных документов зафиксированы в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов (их всего 30), но и зоны и последовательность их размещения на документе.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, составляют формуляр документа.

Формуляр-образец документа определенного вида – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Формуляр также регламентирован государственным стандартом, поэтому для правильного составления документа необходимо знать не только реквизиты документа, но и последовательность их расположения на документе. Наличие формуляра, установленного государственным стандартом, обеспечивает единство документирования и единство документации как в рамках одного учреждения, так и в целом в стране.

В обществе документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации. Документы - носители первичной информации, именно в них информация фиксируется впервые. Это свойство и позволяет отличать документы от других источников информации - книг, газет, журналов и др., содержащих переработанную, вторичную информацию.

Любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента.

Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения. К последним относятся документы, созданные человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей; это самая немногочисленная с точки зрения видов и разновидностей система документации, она включает личную переписку, воспоминания (мемуары), дневники.

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности разделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др. Именно управленческие документы, обеспечивают управляемость объектов в рамках как государства, так и отдельной организации.

Документы, составляющие одну систему документации, характеризуются единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности.

Документационное обеспечение предполагает не только создание документов, но и организацию работы с ними. Организация работы с документами - это организация документооборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности.

Документооборот организации — это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки.

В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки: регистрируемые и нерегистрируемые документы, входящие, исходящиё и внутренние документы, документы, поступающие или направляемые в вышестоящие организации, документы, направляемые или поступающие из подведомственных организаций, и др. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени (как правило, года). Объем документооборота — важный показатель, используемый в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, установлении структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и др.

Одна из важнейших функций в организации работы с документами учет документов, который обеспечивается их регистрацией - записью учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Кроме того, регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, а такжё вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения.

Наряду с организацией документооборота в понятие «организация работы с документами» входит хранениедокументов и их использование в деятельности учреждения. Система хранения документов — это совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности учреждения. для системы хранения документов наиболее значимыми понятиями являются понятия «номенклатура дел» и «дело Номенклатурадел - это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве учреждения, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков их хранения, а дело - это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную об ложку.

Реквизиты документов

Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, отражающий его особенности. Реквизит – информационный элемент документа.

Классификация реквизитов.

1. По постоянству информации

· постоянные - содержатся на бланках, не меняются вообще или длительное время;

· переменные – наносятся при подготовке конкретного документа, могут меняться для разных документов одного вида.

2. По составу реквизита:

· простые – состоят из одного элемента (дата, название вида документа),

· сложные – из нескольких элементов.

3. По функциональному назначению в составе документа делятся на 4 группы:

· реквизиты бланков (01, 02, 03, 04,05, 06, 07, 08, 09, 10, 14);

· реквизиты содержательной части (18, 20, 21);

· реквизиты, обеспечивающие документу юридическую силу (22, 25, 16, 26, 11, 12);

· реквизиты, отражающие этапы движения документа и нахождения его у различных должностных лиц (27, 23, 24, 15, 29, 19, 17, 28, 30).

Формуляр-образец - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей и основные реквизиты.

Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов достаточно типична и строится по формуляр-образцу.

Различаются только заголовочные части внутренних и внешних документов предприятия. Во внешних документах обязательно следует указывать справочные данные об организации, на внутренних документах они не указываются.

Отличия в большей части касаются структуры и формы изложения текста.

Формуляр-образец служит целям унификации и стандартизации документов.

Правила оформления и местоположения реквизитов регламентированы ГОСТом (далее по стандарту).

Практика документирования говорит о нежелательности перемещения границ, зон размещения реквизитов, допуская отклонения ±2 мм.

Бланки

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Придают информации официальный характер. Их применение ускоряет процесс документирования, позволяют его автоматизировать.

Поиск по сайту: