АвтоАвтоматизацияАрхитектураАстрономияАудитБиологияБухгалтерияВоенное делоГенетикаГеографияГеологияГосударствоДомДругоеЖурналистика и СМИИзобретательствоИностранные языкиИнформатикаИскусствоИсторияКомпьютерыКулинарияКультураЛексикологияЛитератураЛогикаМаркетингМатематикаМашиностроениеМедицинаМенеджментМеталлы и СваркаМеханикаМузыкаНаселениеОбразованиеОхрана безопасности жизниОхрана ТрудаПедагогикаПолитикаПравоПриборостроениеПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРадиоРегилияСвязьСоциологияСпортСтандартизацияСтроительствоТехнологииТорговляТуризмФизикаФизиологияФилософияФинансыХимияХозяйствоЦеннообразованиеЧерчениеЭкологияЭконометрикаЭкономикаЭлектроникаЮриспунденкция

Влияние классификации документов и дел в пределах архивного фонда на составление архивной описи

Читайте также:
  1. APQC структура классификации процессов SM
  2. III. ВЛИЯНИЕ ФАКТОРОВ РАБОЧЕЙ СРЕДЫ НА СОСТОЯНИЕ ЗДОРОВЬЯ РАБОТАЮЩИХ.
  3. Аграрно-животноводческий комплекс и его влияние на окружающую среду
  4. Б) Влияние внутренних и внешних факторов на скорость коррозии
  5. Безвозмездное и краткосрочное пользование участками лесного фонда. Лесные сервитуты
  6. В случае проведения запуска без определения дебита скважины с составлением АКТа ответственность за качество вывода скважины на режим возлагается на ведущего технолога ЦДНГ.
  7. В) Правительство Республики Казахстан, уполномоченный орган, иные центральные и местные исполнительные органы в пределах компетенции установленной Кодексом.
  8. В) учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием их порядковых номеров, индексов, названий, дат, номеров листов
  9. Велосипедный транспорт г. Твери: состояние и потенциальное влияние на различные сферы жизни города
  10. Велосипедный транспорт г. Твери: состояние и потенциальное влияние на различные сферы жизни города
  11. Взаимное влияние политики и морали в истории.
  12. Взаимовлияние семьи и других институтов общества

 

Карточный способ классификации документов наиболее удобен в тех случаях, когда архивный фонд велик по объему и сложен по составу
строится в соответствии с классификацией дел архивного фонда Поэтому прежде чем перейти к составлению описи рассмотрим организацию работы по классификации дел в пределах архивного фонда, которая состоит из двух этапов:

разработки схемы классификации дел фонда;

распределения дел в соответствии со схемой классификации.

Разработка схемы классификации дел фондов является важным шагом для практического осуществления научной организации документов государственных архивов. Кроме того, классификационная схема – это основа структуры описи.

Схема классификации (организации) дел архивного фонда представляет собой систематизированный список наименований структурных подразделений учреждения – фондообразователя, его функций или вопросов и направлений его деятельности. Классификационная схема является основанием для организации архивного фонда, для распределения дел фонда по группам, отражающим наиболее характерные стороны деятельности фондообразователя, его функции или структуру, что и закрепляется описью.

Распределение дел в соответствии со схемой классификации может проводиться двумя способами: непосредственной группировки и расположения дел в соответствии со схемой классификации или карточным способом.

При непосредственной группировке дела физически группируются по разделам и другим, более мелким делениям в схеме и последовательно располагаются с учетом указанного в схеме порядка.

При карточном способе группируются не сами дела, а карточки с описанными на них делами. Карточки для описания располагаются в предусмотренной схемой классификации последовательности и нумеруются в порядке валовой нумерации. После этого проводится уже окончательная группировка дел фонда.

Карточный способ классификации документов наиболее удобен в тех случаях, когда архивный фонд велик по объему, и сложен по составу. Кроме того, этот способ обеспечивает большую сохранность документов, так как не требует многократного перемещения единиц хранения по группам, подгруппам, а также экономит рабочее время.


2.3 Составление собственно архивной описи дел


После проведения классификации дел (или карточек) фонда в соответствии с разработанной для конкретного фонда классификационной схемой составляется архивная опись. В зависимости от схемы классификации, объема и завершенности комплектования фонда (или любого другого комплекса документов) могут быть составлены одна или несколько описей. Отдельная самостоятельная опись может быть составлена:

на все дела фонда, если учреждение прекратило свое существование;

дела всех лет одной структурной части, если она прекратила свое существование;

дела за один год или несколько лет деятельности учреждения – фондообразователя, а также одной или нескольких функциональных, предметно- тематических (материалы по личному составу, научно- техническая документация, фотоальбомы, творческие документы и т.д.) и других частей;

все дела объединенного фонда или каждого, входящего в объединенный фонд учреждения.

Следует помнить, что количество дел, внесенных в одну опись, не должно превышать самого большого четырехзначного числа (т.е. 9999).

Как уже отмечалось, опись отражает систему организации документов фонда и закрепляет классификацию дел внутри фонда путем присвоения делу порядкового номера. В описи выделяются разделы, подразделы и более мелкие деления в соответствие со схемой классификации дел фонда.

Опись документов (основная информационная часть) состоит из описательных статей. Описательная статья описи представляет собой совокупность сведений о единице хранения и состоит из следующих элементов: порядкового номера;

делопроизводственного индекса (номера дела по номенклатуре или старого инвентарного номера); заголовка дела и в ряде случаев аннотации документа;

крайних дат документов в деле (число, месяц, год);

количества листов в деле;

примечаний.

Каждому из элементов статьи, выполняющему определенную функцию, соответствует своя графа в листе описи


1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |

Поиск по сайту:



Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Студалл.Орг (0.004 сек.)