Глава1 Информация и архивные информации

Полноценное и разностороннее использование документальных богатств архивов возможно лишь при их открытости, т.е. наличии свободного доступа граждан к архивным документам и научно-справочному аппарату. Если фонды надежно заперты в спец хранилище, вся работа по поиску источников, созданию и совершенствованию архивных справочников бессмысленна - документы не будут востребованы исследователями. Немало смелых исследовательских проектов разбилось о гриф «совершенно секретно». Доступ к информации и поныне является важнейшей проблемой, без ее разрешения невозможно взаимодействие Росархива с представителями исторической науки и общественности.

Доступ к архивным документам обеспечивается путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, а также подлинников и (или) копий необходимых ему документов.

В целях оперативного учета и розыска документов разработана система НСА (научно-справочного аппарата), включающая перекрестные справочники, используемые как главный инструмент в работе архивной службы. Автоматизация архивной службы заключается в переводе всей системы НСА на работу в автоматизированном режиме, создании автоматизированной системы НСА к "бумажному" архивному фонду.

С целью облегчения доступа к архивным документам создаются электронные архивы. Это база документов на электронных носителях и соответствующее ей программное обеспечение для поиска. Основными задачами при разработке программного обеспечения являются хранение и обработка огромных информационных ресурсов, хранение документов в определенных форматах, их реквизитов и удостоверений, разграничение прав и защита доступа к базам.

Комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, создаваемых на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании архивных документов (система научно-справочного аппарата (НСА) архива) включает обязательные для ведения в архиве архивные справочники (опись дел, документов, путеводитель, систематический каталог) и дополнительные архивные справочники (указатель, обзор).

В архиве ведется анализ и учет состояния системы НСА архива на бумажном носителе (журнал по учету состояния НСА, картотека) и/или в автоматизированном режиме. Правовое регулирование доступа к информации в соответствии с нормами демократического общества является необходимым условием существования архивов в современной информационной среде. Доступ к государственным архивам и документной информации, хранящейся в них, является частью прав гражданина, а в широком смысле соблюдаемых в мире демократических ценностей - частью прав человека.

Поиск по сайту: