Организация первичного наблюдения. Классификация документов, используемых в бухгалтерском учете

Первичное наблюдение - первое звено в цепочке функционирования бухгалтерского учета. От того, как оно будет выполнено, зависят полнота и достоверность учетной информации, которую получат пользователи информации. Поэтому содержанию первичного наблюдения уделяют большое внимание.

Процедура первичного наблюдения включает в себя:

оценку и критерий отбора факторов хозяйственной жизни (экономических событий) исходя из задач учета;

однозначное толкование объектов и событий, отражаемых в учете;

совмещение во времени оформления наблюдения и измерения факта хозяйственной жизни (экономического события);

формы контроля за наблюдением и передачей фактов хозяйственной жизни (экономического события) для дальнейшей их обработки.

По результатам первичного наблюдения составляется документ. Среди отличительных признаков бухгалтерского учета наиболее существенным является документальность. Только ему присуще сплошное и документальное оформление совершенных хозяйственных операций.

Первичный документ (лат. documentum - свидетельство, доказательство) - это письменное свидетельство, составленное в порядке, предусмотренном законом, и удостоверяющее юридический факт совершения хозяйственной операции.

Придание информации юридической силы является объективно необходимой закономерностью ведения бухгалтерского учета. Это обусловлено тем, что отражаемые в системе бухгалтерского учета хозяйственные операции одновременно являются «правоотношениями».

Документирование – способ оформления хозяйственных операций первичными документами в момент и на местах их совершения.

Ни одна хозяйственная операция не может быть отражена в бухгалтерском учете, если на нее нет надлежащим образом составленного первичного документа. Нет документа – нет и основания для бухгалтерской проводки. Этот процесс является начальным этапом бухгалтерского учета. Он получил название первичного учета.

Первичные учетные документы служат основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивают точность и достоверность учетных данных, а также возможность их контроля. Они дают возможность уже на стадии сбора информации оперативно управлять технологическим процессом производства (в части расходования материальных, трудовых и финансовых ресурсов), устанавливать законность и целесообразность тех или иных операций.

Документальное оформление хозяйственных операций позволяет бухгалтерской службе вести предварительный, текущий и последующий контроль за деятельностью материально-ответственных лиц, движением материальных, трудовых и финансовых ресурсов, а также за состоянием расчетно-платежной дисциплины. Подписывая документ, лицо, наделенное полномочием, контролирует таким путем законность и целесообразность операции.

Первичный документ, оформленный непосредственно в момент совершения хозяйственной операции (после совершения операции), подтверждает юридическую силу операции. Первичный документ, составленный надлежащим образом, устанавливает ответственность конкретных лиц за выполнение хозяйственной операции.

Для раскрытия сущности, понимания особенностей первичных учетных документов, определения места каждого из них в производственно-финансовой деятельности организации первичные документы классифицируются следующим признакам (см. приложение А, рисунок 1):

по назначению;

степени обобщения учетной информации;

способу охвата операций;

числу учитываемых (позиций) операций; месту составления;

способу заполнения; основанию носителя.

По назначению документы делятся на четыре группы:

организационно-распорядительные;

оправдательные (исполнительные);

комбинированные;

документы бухгалтерского оформления.

Организационно - распорядительными называют документы, которые содержат разрешение (распоряжение) на выполнение той или иной хозяйственной операции. Однако они не подтверждают факта ее осуществления, а поэтому основанием для учетных записей не являются.

К ним относятся: приказы, распоряжения, чеки на получение наличных денег с расчетных счетов, доверенности, платежные поручения банку на перечисление денежных сумм и др.

Оправдательные (исполнительные) – это документы, подтверждающие факт произведенной операции, служат основанием для записи её в бухгалтерском учете.

К ним относятся:

акты на списание материалов;

накладные на получение товара;

приемные квитанции;

кассовые ордера;

инвентаризационные описи и др.

Документы бухгалтерского оформления создаются аппаратом бухгалтерии для подготовки учетных записей. Роль документов бухгалтерского оформления состоит в том, чтобы на основе представленных распорядительных и оправдательных документов подготовить соответствующие учетные записи для обработки с целью дальнейшего использования в учетном процессе.

Примером таких документов могут служить:

накопительные ведомости;

калькуляции фактической себестоимости продукции;

справки-расчеты;

ведомости начисления амортизации основных средств;

ведомости распределения общехозяйственных расходов и др.

Информация из таких документов также заносится в учетные регистры.

Комбинированными называются такие документы, которые одновременно выполняют функции распорядительных, оправдательных и бухгалтерскою оформления.

Например:

расходный кассовый ордер, содержащий распоряжение кассиру выдать деньги из кассы;

авансовые отчеты;

расчетно-платежные ведомости (наличие подписей в них дает распоряжение кассиру выдать деньги из кассы работникам) и др.

Поиск по сайту: