Глава 5. Правило четырех «Р»

Мы подошли к нескольким приемам, которые используются успешными людьми для упрощения своей жизни и работы. Я называю их правилом четырех «Р», потому что название каждого начинается с этой буквы.

Первая «Р» — реорганизация. Вы всегда должны уметь остановиться, посмотреть на все, что делаете, и спросить себя: «Могу ли я распланировать и организовать свое время и свою жизнь более эффективно, чтобы сделать больше за меньшее время? Могу ли я снизить объемы деятельности, требующиеся для того, чем мы тут занимаемся?». Если вы менеджер, вы должны спросить: «Могу ли я перераспределить людские ресурсы и упростить бизнес-процессы? Как объединить несколько операций в одну? Или, может быть, я могу повысить эффективность управления, назначив одного человека ответственным за целый спектр производимых работ?».

Позвольте привести пример. Одна из привычек, отнимающих уйму времени, — распыленность, когда мы делаем немного одного, немного другого, немного третьего. Очень часть мы делаем ошибку, занимаясь чем-то, потом переключаясь на другую работу, потом возвращаясь к первой, потом снова отвлекаясь на другую. Вы можете значительно упростить себе жизнь, если будете делать все, чем занимаетесь, за один раз. Например, если вам предстоит делать покупки в магазинах, стоит учесть местоположение тех точек, которые вы посетите, с тем чтобы за один заход обойти их все.

В области личной эффективности существует определенное накопление опыта, и это очень важно: чем чаще вы выполняете определенную работу, тем эффективнее это делаете. Так, если вы делаете все необходимые телефонные звонки последовательно, и не отвлекаясь на другие дела, то с удивлением обнаруживаете, что среднее время, которое тратите на каждый из звонков в отдельности (равно как время, проводимое в каждом конкретном магазине), сокращается на целых 80 %.

Таким образом, вы можете существенно упростить себе жизнь, сегментируя свою работу и выполняя отдельные сегменты за один присест. Если вы затеяли уборку в доме, уберитесь во всем доме, пройдя по всем комнатам. 80–90 % уборки можно сделать за один проход. Возможно, за один проход вы не везде протрете пыль или уберете не все разбросанные вещи, но это будет намного эффективнее, чем выделение выходных для наведения порядка. Вам необходимо реорганизовать свою деятельность, все время задаваясь вопросом: «Как я могу систематизировать то, чем занимаюсь? Как мне реорганизовать все, что я делаю, таким образом, чтобы значительно упростить себе жизнь?».

Вот один пример из области эффективного управления временем. Если вам нужно выполнить какую-то работу, соберите в одном месте все, что вам понадобится для ее выполнения, до того, как начать. Так, хороший повар раскладывает все ингредиенты на столе прежде, чем начать готовить. Почему? Потому, что таким образом экономится от 50 до 75 % времени по сравнению с тем, как если бы вы уходили для того, чтобы принести нужные инструменты, потом возвращались, потом снова уходили за другими.

Вы можете реорганизовать всю свою деятельность. Вы можете тщательно распланировать все заранее и подготовить все необходимое. Метод, который в данном случае позволяет упростить жизнь, — это написать список всего того, что вам предстоит сделать. Есть одно правило, относящееся к области эффективного управления временем, но вполне применимое и в нашем случае: каждая минута, потраченная на этапе планирования, сэкономит 10 минут на этапе выполнения работы. Другими словами, вы на 90 % упростите себе жизнь, записывая все, что предстоит сделать на неделе, за день, в выходные, во время отпуска, прежде чем приступать к выполнению запланированного. Ручка и листок бумаги — наиболее мощные средства упрощения жизни.

Вторая «Р», которую вы можете использовать, — реструктуризация работы. В определенном смысле это также относится к реструктуризации всей жизни. Размышляя о том, как вам лучше всего перестроить структуру своей работы, помните, что к ней относится правило «20/80». Это значит, что 20 % ваших действий и затрат принесут 80 % всех полученных результатов. Иногда пропорция смещается еще более и становится ближе к 10/90: 10 % всего, что вы делаете, создает 90 % результатов ваших достижений. Это значит, что 80–90 % всего, что вы делаете, расходуется в значительной степени на пустую работу, которая никому не нужна. Если вы ее не сделаете, никому от этого хуже не станет. Вам необходимо задаться вопросом: «Как мне следует реструктурировать свою работу и свою жизнь так, чтобы выполнять больше задач из ведущих 10–20 % и меньше — из ненужных 80 %?».

Как известно, система научного менеджмента разбивает все виды деятельности, которой можно заниматься в рабочее время, по четырем квадратам:

1) «срочно и важно»;

2) «срочно, но не важно»;

3) «не срочно, но важно»;

4) «не срочно и не важно».

Ваша задача — больше времени уделять заданиям срочным и важным, тем, которые должны быть выполнены немедленно. Кроме того, помните: большинство вещей, которые важны, но не срочны, содержат в себе наибольший потенциал влияния на вашу жизнь в долгосрочной перспективе.

Реструктурируйте свою жизнь так, чтобы большую часть времени уделять делам, имеющим максимальную важность, и меньше времени — всему остальному. В реальности очень часто бывает, что если вы в течение некоторого времени игнорируете какую-то работу, она сама собой тихо умирает, рассасывается, и уже не требует выполнения.

Одно из самых важных правил упрощения гласит, что самая бесполезная трата времени — это очень качественное выполнение того, чего вообще не надо было выполнять. Иногда мы называем это бесполезным, или ненужным, совершенством, когда доводим до совершенства что-то, что не имеет никакого значения вообще.

Третья «Р» — реинжиниринг собственных проектов. Вы уменьшаете количество стадий любого процесса. Приведу простой пример. Если вы хотите проехать от точки «А» до точки «Б», то, в соответствии с рекомендациями экспертов, наиболее удобным маршрутом будет тот, на котором меньше всего остановок или светофоров. Один маршрут может быть окольным, но на нем вообще не будет светофоров, а другой маршрут прямой, но на каждом перекрестке висит по светофору. Вы всегда доедете до пункта назначения быстрее, зачастую в два раза быстрее, если выберете маршрут с наименьшим количеством светофоров. Причина в том, что все эти потенциальные остановки или короткие задержки выливаются в пустую трату огромного количества времени: приходится тормозить, останавливаться, ждать вместе с другими, набирать скорость заново и т. д. Человек, продвигающийся без остановок, в целом движется намного быстрее, даже если выбранный им путь намного длиннее.

Пересматривая время от времени собственные проекты, вам следует подумать о том, как снизить число стадий или шагов, участвующих в процессе. Как можно выполнить те же задачи меньшим количеством шагов? Каждый добавляемый шаг приводит к увеличению сложности задачи, необходимого на ее выполнение времени, количества допускаемых при ее выполнении ошибок и т. д. Один из способов добиться желаемого — задаться вопросом, какие стадии можно объединить и выполнить как одну. Возможно, вы сможете объединить несколько ступеней в одну и выполнить их все за один раз, как в случае с планированием поездки в магазин.

Следующий вопрос: «Какие стадии я могу поручить кому-то другому?». Одной из самых мудрых стратегий в жизни является постоянный поиск того, кто мог бы выполнить ваши задачи более низкой степени важности. Правило здесь такое — поручить выполнение задач, имеющих для вас низкий приоритет, кому-то, кто специализируется на их выполнении. Возьмем пример с приготовлением пищи. Китайские рестораны работают сутки напролет, семь дней в неделю. Вы можете мгновенно получить еду, вместо того чтобы целый вечер что-то резать, варить, жарить, мыть посуду и т. д.

Гораздо проще поручить приготовление пищи кому-то другому. Поэтому на Западе сегодня до 50 % пищи готовится вне дома — часто эта еда лучше, дешевле и, кроме всего прочего, экономит огромное количество времени.

Другой способ — делегировать все задачи, которые может выполнить кто-то другой, тому, чья почасовая ставка оплаты ниже вашей. Делегируйте уборку в доме, стирку, мытье машины, делегируйте работы по набору документов, ксерокопирование, делегируйте все, что только возможно, и упростите себе жизнь. Превратите в игру поиски кусочков времени своей жизни, в течение которых вам не нужно ничего делать. Большинство людей, оказывающихся в ситуации, когда им нечего делать, чувствуют себя виноватыми, поэтому как только им становится нечего делать, они поднимают руку и хватают что-нибудь еще, лишь бы снова начать работать. Ваша задача — кардинально изменить свое мышление, полностью морально перестроить себя, достичь состояния, когда вы можете сказать, что работаете эффективно, перераспределив работу между другими людьми.

И, наконец, подумайте о том, что вы можете исключить. Многое из того, что вы делаете регулярно, было важно, когда вы только начинали делать это. Постепенно эти операции теряли свое значение, и вот теперь они окончательно утратили важность. Это то, что вы просто исключаете из своей жизни и больше не делаете. Упростите себе жизнь — перестаньте выполнять работу, имеющую низкое значение или вовсе не несущую никакого значения, чтобы у вас оставалось больше времени на выполнение того, что реально приносит свои плоды.

Четвертая, моя любимая, «Р» — это регенерация, или восстановление. Во-первых, это то, что мы называем «методом перехода улицы». Представьте, что ваш бизнес полностью сгорел. Вы вынуждены «перейти улицу» и начать свой бизнес и свою карьеру с нуля. Но у вас появляется выбор, кого вы хотите взять с собой. Кого из клиентов вы хотите взять с собой? Какой деятельностью хотите продолжать заниматься?

Мои друзья, четыре брата, владели очень хорошим и успешным мебельным магазином. Они унаследовали бизнес от родителей; фирма располагалась в самом центре города, владела очень большими помещениями, привлекала огромное количество посетителей. Однажды случился пожар, и все сгорело дотла.

Конечно же, они были застрахованы. Страховка полностью покрывала восстановительные работы. Они собрались вместе, чтобы решить вопрос о восстановлении здания. Все были «за», но самый молодой из членов семьи сказал: «Подождите, сколько денег мы получим от страховой компании?». Страховка составляла 5 миллионов долларов. Следующий вопрос был: «А сколько прибыли мы получаем за год?». Они получали около 253 тысяч долларов в год, и делили эти деньги на четверых. Они стали думать, что если возьмут страховку и вложат эти деньги в очень хорошую недвижимость, а землю, на которой стоял магазин, продадут, то в результате получат работающий на них капитал в размере от 5 до 10 миллионов долларов. Прибыль от вложения составит около миллиона долларов в год, и всем вместе можно будет просто отойти от дел. В итоге вместо восстановления старого бизнеса они получили страховку, продали дорогую землю в центре города и счастливые вышли на пенсию.

Иногда просто необходимо посмотреть на себя со стороны и подумать о том, как вы сможете восстановить свою жизнь, если завтра ваша карьера внезапно рухнет.

Однажды я прочитал статью Тома Питерса, в которой он говорит, что если вы не восстанавливаете себя каждые шесть-девять месяцев, ваша жизнь проходит мимо вас. Вы должны осваивать новые навыки, рассматривать новые возможности, присматриваться к новым видам бизнеса, оценивать другие вещи, происходящие вокруг.

Представьте, что вас ничто не сдерживает. Одно из наиболее важных упражнений — «волшебная палочка», о которой мы уже говорили ранее. Представьте, что у вас есть сколько угодно времени и сколько угодно денег, все необходимые знания и навыки, опыт и связи, и вы можете рано или поздно получить от жизни все, что хотите. В чем именно это выразится?

Поэт Олби Нэш писал, что есть два вида греха: «неудача», когда вы делаете что-то, оно не получается и вы страдаете от последствий, и «отказ», когда вы просто отказываетесь что-либо делать. Грех неудачи, говорил Олби, не доставляет нам особого беспокойства, потому что мы что-то сделали, приобрели некоторый опыт или хорошо провели время, пусть в результате ничего и не получилось. По крайней мере, мы старались, а отрицательный результат — тоже результат. Нашу жизнь убивает грех отказа. Это то, чего мы не сделали. То, что мы собирались сделать, хотели сделать, надеялись сделать, но всегда отговаривали себя от конкретных действий.

Вы должны регулярно восстанавливать свой энергетический потенциал, прежде всего в духовном плане. Вы должны остановиться и спросить себя: «Что бы я сделал по-другому, если бы должен был начать свою карьеру заново прямо сегодня? Какие навыки и знания я приобрел бы? Что мне нужно было бы выучить прежде всего?».

Глава 6. Планируйте свою жизнь сами

Несколько лет назад Г. Хамэл и С. К. Прахалд — два самых успешных на сегодняшний день специалиста в области стратегического планирования — написали книгу «Созидая будущее», мгновенно ставшую бестселлером. Основная ее идея состоит в том, что успешные компании смотрят вперед как минимум на пять лет и, оценивая свои позиции на рынке через пять лет, задаются вопросами: «Какие навыки нам необходимы, чтобы лидировать в своей области через пять лет? В каких областях мы должны стать специалистами? Как мы планируем начать вырабатывать необходимые нам навыки, чтобы через пять лет, когда они нам понадобятся, иметь их наготове?»

Это пример чрезвычайно успешной стратегии, которую вы можете применить и к своей жизни. Загляните в будущее на несколько недель, месяцев, лет и задайте себе вопрос: «В чем я должен быть специалистом экстра-класса, чтобы в будущем наслаждаться высоким уровнем жизни?». Поняв это, вы должны перестать делать массу мелких вещей, пожирающих так много времени, и все больше переключаться на выполнение небольшого количества задач, приносящих все больше и больше дивидендов.

Один из наиболее эффективных способов упрощения собственной жизни — заранее планировать свое время. Жизнь большинства современных людей сильнее всего усложняет нераспланированное и неструктурированное время, когда нужно сделать массу разных вещей, которые мы сделать не успеваем. Поэтому применяйте правило — составлять список.

Много лет назад, когда мне было чуть больше 20, я прочитал в одной из самых важных в моей жизни книг по достижению успеха фразу, что все успешные люди думают на бумаге. Не добившиеся успеха полагаются на удачу, воображение или память, а успешные думают на бумаге. Вам необходимо планировать свое время. Вы должны составить планы на год вперед. Планируя свою деятельность на следующий год, обратите особое внимание на отпуск: выберите время, зарезервируйте поездку, оплатите все заранее и считайте, что эта проблема решена.

После этого зарезервируйте время на общение с семьей. Если вы этого не сделаете, произойдет прямо противоположное: будете вынуждены тратить время, отведенное на семью, на устранение прорех в своей работе, часто мелких прорех, которые никогда не случатся, если станете жить по плану.

Часто приходится слышать, что люди не были в отпуске два или даже четыре года. Что ж, остается отметить, что жизнь такого человека полностью вышла из-под его контроля. Вы видите перед собой полного идиота. Если человек четыре года не был в отпуске, это значит, что он совершенно безнадежен в области планирования и структурирования собственного времени. Вам не удастся найти занятие, которое могло бы быть важнее вашей собственной жизни и качества жизни вашей семьи.

Это очень важно — распланируйте весь свой следующий год, распланируйте свой отпуск, распланируйте заранее каждый месяц. Я заметил, что в начале месяца наиболее успешные люди берут календарь, составляют план, организуют наступающий месяц, определяют критические дела, которые должны будут выполнить, выделяют на них время.

Скажу про себя. Я пишу и издаю по четыре книги в год. Возможно, я пишу и публикую больше, чем кто-либо, кого я знаю. Как мне это удается? Через упрощение моей жизни.

Многие говорят: «Жизнь — сложная штука, она должна быть очень напряженной!». Вовсе нет. Я выделяю себе на отдых порядка 150 дней в году. При этом от 100 до 120 дней в год занимают мои выступления на тренингах и семинарах. Например, сейчас, когда я пишу эти строки, я уже знаю, что на следующей неделе буду в Австралии, еще через неделю — в Венгрии, а по дороге домой выступлю в Сан-Франциско. Между всеми этими делами я напишу четыре книги, которые будут изданы ведущими американскими издательствами. Еще я управляю компанией с капиталом в 20 миллионов долларов, ведущей 21 строительный проект. Я управляю работой своего основного офиса, в котором работает 12 человек. Вне офиса работает еще 20 сотрудников, которым я плачу зарплату. Также я принимаю участие в нескольких благотворительных организациях. И вот, при всей этой нагрузке, я выделяю на отдых от 100 до 150 дней в году. Знаете, почему? Потому, что я все планирую заранее.

Если вы работаете над каким-то проектом, запишите на листе бумаги все шаги, которые должны быть выполнены в рамках этого проекта, выстройте их в порядке приоритета: что должно быть сделано сначала, а что — потом. И начинайте работать в соответствии с этим списком. Вы можете значительно упростить свой день простым перечислением на листе бумаги всего, что вы должны выполнить. Сам факт записи на бумаге списка дел имеет некое магическое воздействие: вся ваша жизнь становится спокойной и четкой, вы начинаете видеть вещи во взаимосвязи. Попробуйте хоть раз, и вы удивитесь полученным результатам.

Попробуйте распланировать дела на неделю, на каждый час каждого дня недели. Попробуйте применить правило, называемое в тайм-менеджменте «70/30»: распланируйте только 70 % времени, оставив 30 % времени на непредвиденные обстоятельства, проволочки, какие-то дела, которые вы не могли предвидеть, срочные встречи, пробки на дорогах и т. д. Заполните свой график на 70–80 % и всегда оставляйте запас времени в 20 %, чтобы не оказаться загнанным в угол непредвиденными обстоятельствами. И, наконец, последнее — планируйте следующий день в конце предыдущего. Составьте список всего, что необходимо сделать, пройдитесь по списку, отметьте самое важное. После этого всегда держите этот список при себе и по мере выполнения запланированных дел вычеркивайте их.

Поиск по сайту: